Kantor Pelayananan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Ambon melaksanakan sosialisasi di internal pegawai mengenai  pengelolaan arsip pada tanggal 24 April 2012 bertempat di Aula Gedung Keuangan Negara (GKN) Ambon. Acara sosialisasi dibuka oleh Kepala KPKNL Ambon Tagor Sitanggang. Dalam sambutannya Kepala KPKNL ini menekankan fungsi kearsipan sangat penting untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi.

Selanjutnya Tagor Sitanggang menyampaikan bahwa kwalitas keputusan yang akan diambil di masa yang akan datang sangat dipengaruhi oleh tersedianya data yang akurat di masa lalu dan keakurasian data tersebut hanya akan dapat dijamin apabila fungsi kearsipan berjalan dengan baik. Salah satu indikasi bahwa fungsi kearsipan telah berjalan dengan baik apabila arsip tidak menimbulkan rasa kurang nyaman dalam bekerja, dapat menyimpan data historis mengenai tugas pokok dan fungsi dan apabila diperlukan dengan mudah dapat ditemukan tanpa harus bergantung pada satu orang tertentu dan lain sebagainya.                          

Sebelum dilaksanakan sosialisasi ini, pemahaman pegawai dalam pengelolaan arsip  masih belum seragam sehingga penataan arsip dilakukan berdasarkan seni yang dimiliki oleh orang per orang bahkan tidak jarang terjadi perbedaan cara pengelolaan arsip antara satu seksi dengan seksi yang lain. Dengan adanya sosialisasi arsip ini diharapkan terdapat pemahaman yang sama terhadap fungsi kearsipan serta dapat diimplementasikan dalam pekerjaan sehari-hari.

Bertindak sebagai pembicara dalam sosialisasi tersebut adalah Kepala Sub Bagian Umum  Tintje Kurnala dan staff sub bagian umum yang mengikuti  acara sosialisasi ke arsipan yang dilaksanakan oleh kantor pusat bekerja sama dengan ANRI pada tanggal 6-8 April 2012 di Jakarta. Tintje Kurnala menegaskan bahwa arsip merupakan asset yang paling berharga, oleh karena itu perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat peradaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian arsip. Arsip merupakan alat manajemen yang berfungsi membantu pimpinan supaya tidak salah mengambil keputusan.

Mengakhiri acara sosialisasi Kepala KPKNL Ambon  menyampaikan bahwa KPKNL Ambon telah mengajukan permintaan penyediaan gudang arsip ke sekretariat rumah tangga GKN Ambon sesuai dengan arahan Kepala Bagian Sumartono dari  biro perlengkapan pada saat kunjungannya ke Ambon yang  pengarahannya menyebutkan Sekretaris GKN akan memberikan fasilitas ruangan yang memadai kepada Satker yang membutuhkan  apabila ada permintaan dari Satker. Namun demikian, Kepala KPKNL Ambon menegaskan sambil menunggu adanya penyediaan ruang arsip, mulai dari sekarang sudah harus dimulai penataan arsip dengan mengoptimalkan penggunaan fasilitas yang sudah tersedia.

Sehari sebelum sosialisasi kearsipan ini dilaksanakan, KPKNL Ambon telah melaksanakan evaluasi atas pelaksanaan kontrak kinerja triwulan I Tahun 2012 untuk melihat sejauh mana tingkat capaian target dan langkah-langkah apa yang harus dilakukan   untuk pencapaian target semester I / 2012 yang waktu pencapaiannya tinggal  dua bulan lagi. Pertemuan ini dipandang perlu agar semua pegawai sepakat dan memiliki komitmen yang sama atas tanggung jawab kontak kinerja sesuai dengan fungsi masing-masing. (KPKNL Ambon)