Manado – Di era yang sangat maju dan canggih seperti sekarang ini, hampir semua kegiatan tak lepas dari penggunaan teknologi komputer. Seiring dengan hal tersebut, terkadang cara-cara lama mulai diabaikan seperti masalah kearsipan. Dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dalam hal kearsiapan yang ingin diterapkan, Kantor Wilayah XVI DJKN Manado mengadakan Sosialisasi Manajemen Kearsipan pada tanggal 30 April 2012 bertempat di Ruang Rapat Kanwil XVI DJKN Manado. Acara yang dihadiri oleh seluruh pejabat dan pegawai Kanwil XVI DJKN Manado ini merupakan suatu bentuk sharing ilmu yang dilaksanakan setelah ada pejabat maupun pegawai yang telah selesai mengikuti diklat atau workshop.

Sebelum acara dimulai, terlebih dahulu seluruh pegawai bersama-sama meneriakkan slogan DJKN yaitu One Team, One Spirit, One Goal dengan sangat bersemangat. Kemudian Kepala Kanwil XVI DJKN Manado Ngakan Putu tagel, menyampaikan beberapa arahan kepada semua yang hadir. Ia menyampaikan mengenai evaluasi capaian kinerja maupun kegiatan rutin yang sudah dilaksanakan, sedang dilaksanakan, dan yang akan dilaksanakan. Evaluasi kinerja menyangkut mengevaluasi kanwil dan KPKNL karena kanwil sebagai koordinator, jadi apabila terdapat beberapa kinerja yang belum tercapai maka harus segera dilakukan koordinasi agar jangan sampai berkelanjutan.

Kakanwil juga menyampaikan hasil dari workshop yang diikutinya beberapa waktu lalu di Jakarta terkait dengan transformasi Nilai-Nilai Kementerian Keuangan yang bukan lagi hanya sebagai slogan bagi Kementerian Keuangan melainkan sudah menjadi budaya yang harus diterapkan dalam kehidupan sehari-hari oleh seluruh pegawai Kementerian Keuangan.

Acara dilanjutkan dengan penyampaian materi mengenai Manajemen Kearsipan oleh Kasubbag Tata Usaha Devi Lesilolo yang baru saja selesai mengikuti Workshop Manajemen Kearsipan. Dalam paparannya, Devi menyampaikan bahwa arsip sangat penting karena sebagai tulang punggung manajemen, bukti akuntabilitas kinerja dan wujud pertanggungjawaban birokrasi dalam mencapai misi dan tujuan organisasi, serta sebagai alat bukti yang sah. Dasar Hukum Pengelolaan Arsip di Direktorat Jenderal Kekayaan Negara adalah KMK-1200/KM.1/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif DJKN, PER-02/KN/2010 tentang Pengelolaan Arsip Inaktif di Lingkungan DJKN, PP 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam paparannya tersebut, Devi juga menjelaskan mengenai penataan arsip, penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip dan palayanan arsip sehingga arsip-arsip tersebut tertata dengan baik dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dicari dengan mudah. Selain itu, juga terdapat penyusutan arsip yang bertujuan agar tidak terjadi penumpukan/akumulasi arsip. Penyusutan dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain: pemindahan dari unit pengelola ke unit kearsipan atau dari unit kearsipan dibawah ke unit kearsipan diatasnya, pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna dengan cara dibakar sampai musnah, diberi zat kimia atau dicacah/dicabik-cabik sampai informasi yang ada dilamnya tidak dapat terbaca lagi, dan penyerahan arsip kepada ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Adapun jangka waktu penyimpanan arsip juga sudah diatur dalam KepMenkeu No.245/KM.1/1979.

Para pegawai sangat antusias mendengarkan penjelasan tersebut dengan banyaknya pertanyaan yang kemudian didiskusikan bersama. Setelah itu acara ditutup dengan makan siang bersama. (Febrianto – Bidang HI Kanwil Manado)