Denpasar – Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) Bali dan Nusa Tenggara (Kanwil DJKN Balinusra) menggelar sosialisasi Penatausahaan Arsip DJKN dan Keputusan Menteri Keuangan (KMK) Nomor 96 Tahun 2012 tentang Identitas Perlengkapan Kantor Kementerian Keuangan pada 13 Mei 2014 di Ruang Rapat Kanwil DJKN Balinusra.

Soaialisasi ini bertujuan untuk mengubah pola pikir bahwa pengarsipan itu penting namun sering diabaikan oleh sebagian besar unit organisasi. Padahal pengarsipan memberikan andil yang besar dalam keberlangsungan organisasi dan tidak hanya administrasi belaka.

Kepala Bagian Umum Kanwil DJKN Balinusra Sumarsono membuka sosialisasi ini. “Saya harap sosialisasi ini dapat memberikan pencerahan dan menambah wawasan tata administrasi dan penatausahaan demi pekerjaan yang lebih baik,” ujar Sumarsono. Ia juga berharap sosialisasi tersebut dapat membenahi kesalahan-kesalahan yang terjadi di unit operasional baik Kanwil maupun KPKNL selama ini.

Narasumber yang berkesempatan memberikan pemaparan adalah Yuliati, Rahmat Basuki dan Hendro Darpito dari Sekretariat DJKN. Hendro yang menyampaikan materi pertama yaitu KMK 96/KMK.01/2012 yang menetapkan identitas perlengkapan kantor Kementerian Keuangan yang meliputi papan nama, map, sampul surat (amplop), kartu nama, dan tanda pengenal (nametag). Lebih lanjut, ia menguraikan tentang ketentuan-ketentuan mengenai identitas perlengkapan kantor yang menjadi bagian tak terpisahkan dari penyelenggaraan organisasi. Hendro menyampaikan bahwa sisa perlengkapan kantor yang menggunakan ketentuan lama masih bisa dimanfaatkan. “Amplop dan sampul surat cetakan lama masih dapat digunakan sampai persediaan habis. Untuk pengadaan berikutnya dicetak sesuai peraturan paling lambat 6 bulan sejak ditetapkannya KMK,” urai Hendro.

Yuliati menambahkan materi mengenai penempatan papan pengumuman. Papan pengumuman harus di halaman depan gedung kantor yang mudah dilihat. Apabila terdapat beberapa papan pada halaman yang sama, Yuliati menyarankan agar papan-papan nama tersebut ditata dengan baik. “Untuk keindahan sebaiknya sediakan satu tempat khusus untuk meletakkan papan pengumuman dan papan nama kantor agar tidak terlalu banyak papan dan semrawut,” ujar Yuliati memberikan saran.

Saat menyampaikan materi tentang pengarsipan, Hendro membacakan hasil penelitian dari Elizabeth Parker yang mengungkapkan fakta mengejutkan. “Lebih dari 10% waktu pegawai habis untuk mencari arsip/ informasi. Hal ini mengindikasikan bahwa pengarsipan belum menjadi hal yang ditangani secara khusus,” ungkap Hendro.

Selain itu, peminjaman arsip sampai saat ini masih belum tertata dengan baik. Salah satu tahapan pengelolaan arsip adalah dengan penyusutan arsip. Arsip yang ada di kantor dapat disusutkan dengan cara dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan atau dari Unit Kearsipan di bawah ke Unit Kearsipan di atasnya, dimusnahkan untuk arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna, atau diserahkan kepada Arsip Nasional republik Indonesia (ANRI).

Untuk mempermudah proses penyusutan dan pemindahan, pengarsipan dibuat per kegiatan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dengan merintis metode pengarsipan seperti ini, diharapkan pengelolaan arsip mampu menyediakan arsip dengan benar kepada orang yang tepat dengan waktu yang cepat. (Oleh: Vina, Foto: Zulkifli/edited/bas)