Pontianak - Pada Rabu, 5 Maret 2014, Bagian Umum Sekretariat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) melakukan Sosialisasi Penatausahaan Kearsipan dan Identitas Kelengkapan Kantor di Kantor Wilayah (Kanwil) DJKN Kalimantan Barat. Tim dan rombongan dari kantor pusat memaparkan pentingnya penatausahaan kearsipan dan jenjang-jenjang perngarsipan pada sesi I. Peserta pada acara ini tidak hanya dari Bagian Umum Kanwil DJKN Kalimantan Barat saja, tetapi juga dari Bidang KIHI Kanwil DJKN Kalimantan Barat, Subbagian Umum KPKNL Pontianak dan Subbagian Umum KPKNL Singkawang.

Pada sesi pemaparan penatausahaan kearsipan, dijelaskan bahwa arsip itu dibedakan atas arsip dinamis dan nonarsip. Arsip dinamis terdiri atas arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dengan frekuensi penggunaan tinggi disebut sebagai arsip aktif, sedangkan arsip dengan frekuensi penggunaan rendah (kurang dari 5x dakam setahun) disebut sebagai arsip inaktif. Sedangkan nonarsip adalah arsip duplikasi. Selain itu, disampaikan pula terkait jenjang organisasi kearsipan yang terdiri atas Unit Pengolah, Unit Kearsipan II, Unit Kearsipan I dan Kearsipan Pusat. Pada Organisasi DJKN di Kementerian Keuangan, Unit Pengolah adalah Eselon III pada Kanwil dan Eselon IV pada KPKNL. Sedangkan Unit Kearsipan II adalah Subbagian Tata Usaha unit Eselon II di lingkungan Kantor Pusat, Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga pada Bagian Umum di lingkungan Kantor Wilayah, dan Subbagian Umum pada KPKNL. Unit Kearsipan I adalah Bagian Umum Sekretariat DJKN, dan Unit Kearsipan pusat adalah Biro Umum Sekjen Kementerian Keuangan.

Dalam KMK No. 245/KM.1/1979 dijelaskan terkait batas simpan arsip di unit pengolah/unit kearsipan yaitu Unit Pengolah, menyimpan arsip selama 1 tahun atau masih aktif, Unit Kearsipan II, menyimpan arsip selama 2 tahun. Unit Kearsipan I, menyimpan arsip selama 5 tahun dan Unit Kearsipan Pusat, menyimpan arsip selama 7 tahun.

Pada sesi tanya jawab, secara serentak dan seragam disampaikan ganjalan akan pengarsipan risalah lelang oleh masing-masing KPKNL. Disampaikan, agar sebaiknya DJKN memiliki gudang khusus yang dibangun untuk mengarsipkan risalah lelang. Hal ini disebabkan banyak kejadian, di ana meski risalah lelang tersebut telah dinyatakan kadaluarsa, karena sudah berumur lebih dari 50 tahun tetap masih ada yang melakukan gugatan. Dalam hal pembuktian, meskipun dalam persidangan sudah diinformasikan bahwa risalah lelang tersebut sudah kadaluarsa, tetapi majelis hakim tetap meminta harus diperlihatkan karena risalah lelang adalah akta otentik. Dengan kondisi di mana, lelang semakin tahun semakin meningkat, maka risalah lelang semakin banyak. Ditambah dengan tuntutan yang diterima DJKN, hal ini menambah urgensi DJKN memiliki bangunan khusus untuk gudang risalah lelang. Hal ini ditampung sebagai sebuah ide positif dan penting sehingga KPKNL tidak perlu menyewa kepada pihak ketiga jika gudang KPKNL sudah tidak bisa menampung lagi.

Sesi penutup pada siang hari, dilakukan penyampaian materi tentang Identitas Kelengkapan Kantor oleh Tim dari Bagian Umum Sekretariat DJKN. Dalam Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 96/KMK.01/2012 tentang Identitas Perlengkapan Kantor Kementerian Keuangan Menetapkan identitas perlengkapan kantor Kementerian Keuangan yang meliputi Papan nama, Map, Sampul surat, Kartu nama dan Tanda pengenal. Dalam hal masih terdapat persediaan perlengkapan kantor berupa map,sampul surat, kartu nama dan tanda pengenal pada unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan baik di tingkat pusat maupun instansi vertikal, unit kerja bersangkutan dapat memanfaatkan sisa perlengkapan kantor tersebut, dan harus menyesuaikan dengan ketentuan dalam Keputusan Menteri ini paling lambat 6 bulan sejak ditetapkannya Keputusan Menteri ini. Setiap unit kerja harus menyesuaikan papan nama kantor paling lambat bulan Juni 2013. Acara yang dimulai sejak pukul 09.00 WIB ini diikuti oleh peserta dengan antusias  (Penulis: Fitriyati Anisah/ Foto : Ririd TW)