Kantor Wilayah X DJKN Surabaya untuk kedua kalinya mengadakan rapat koordinasi dengan Kanwil XV DJPB dan Kanwil Utama XIII Perum Pegadaian Surabaya. Acara yang diselenggarakan pada 7 April 2011 bertempat di Sheraton Hotel, Jalan Embong Malang No. 25-31, Surabaya ini merupakan tindak lanjut nota kesepahaman antara Direktorat Jenderal Kekayaan Negara dan  Perum Pegadaian tentang Penatausahaan dan Pelaporan Bea Lelang Pegadaian Nomor: PRJ-01/KN/2011 dan Nomor: 62/SP.300233/2011 tanggal 27 Januari 2011. Acara dihadiri oleh masing-masing pimpinan beserta beberapa staf. Acara tersebut diadakan dalam rangka penatausahaan dan pelaporan bea lelang Pegadaian di wilayah Jawa Timur.

Kanwil X DJKN Surabaya dipimpin oleh Lalu Hendry Yujana, Kakanwil XV DJPB Surabaya, Sugianto dan Kakanwil Utama XIII Pegadaian, Puryoto. Selain dihadiri oleh para pimpinan, juga hadir beberapa kepala bidang dan manajer dari masing-masing pihak. Mewakili Kanwil X DJKN, turut hadir Kepala Bidang Lelang, Kepala Bidang HI, Kepala Bidang Penilaian, Kepala Bagian Umum, beberapa kepala seksi dan pelaksana yang terkait. Dari Kanwil XV DJPB, juga hadir Kepala Bagian Umum dan Kepala Bidang PP serta satu orang staf, sedangkan Kanwil Utama XIII Pegadaian juga diwakili oleh manajer operasionalnya.  

 Acara yang dimulai pukul 09.45 WIB itu berisikan materi:                      

1.    Langkah–langkah implementasi nota kesepahaman Kantor Pusat  DJKN dengan Kantor Pusat    Perum Pegadaian;

2.    Penyamaan persepsi penatausahaan dan pelaporan bea lelang pegadaian antara Kanwil X DJKN, Kanwil XV DJPBN, dan Kanwil Utama XIII Perum Pegadaian, Surabaya;

Hasil yang didapat dari acara ini yaitu beberapa kesepakatan mengenai penatausahaan dan pelaporan bea lelang Pegadaian di Jawa Timur. Beberapa kesepakatan tersebut adalah: 

1. Cluster kantor operasional: KPPN, KPKNL, dan KC Pegadaian, dengan membuat usulan untuk memetakan kembali atas wilayah koordinasi Kantor Cabang Perum Pegadaian dan KPPN pada setiap KPKNL di Lingkungan Kanwil X DJKN;
2. Validasi data bea lelang antara KC Pegadaian dan KPPN, dilakukan sebelum tanggal 6 bulan berikutnya;
3. Rekonsiliasi data bea lelang antara KC Pegadaian dan KPKNL, dilakukan maksimal tiap tanggal 10 bulan berikutnya;
4. Monitoring  dan evaluasi dilakukan oleh Kanwil XV DJPB, Kanwil X DJKN, dan Kanwil Utama XIII Pegadaian, 3 bulan sekali. 

      Selain menghasilkan beberapa kesepakatan, ketiga pihak dalam rapat koordinasi juga menetapkan prosedur tahapan validasi data, sebagai berikut:

1. Setiap bulan KC Pegadaian membawa atau mengirim melalui pos / jasa pengiriman lainnya (maksimal tanggal 1 bulan berikutnya), yaitu:

1.Surat Pengantar KC Pegadaian kepada Kepala KPPN setempat dengan tembusan kepada Kepala KPKNL maksimal tanggal 3 bulan berikutnya;

2.Lampiran berupa rekapitulasi SSBP (rangkap 3);

3.Dokumen sumber berupa copy SSBP;

1. Hasil validasi berupa rekapitulasi & copy SSBP oleh KPPN disampaikan kembali kepada KC Pegadaian dengan tembusan Kepala KPKNL berupa rekapitulasi (maksimal 2 hari setelah diterima).

      Juga disepakati tahapan/alur dalam penatausahaan dan pelaporan bea lelang Perum Pegadaian, yaitu:

1. Setelah melaksanakan lelang, KC Pegadaian menyetor bea lelang Pegadaian ke bank/pos persepsi KPPN;
2. KC Pegadaian meminta validasi copy SSBP ke KPPN setempat setiap tanggal 1 bulan berikutnya;
3. KPPN mengirim hasil validasi ke KC Pegadaian dan KPKNL setempat paling lambat 2 hari setelah diterima dari KC Pegadaian;
4. KPKNL setelah menerima hasil validasi dari KPPN membuat rekapitulasi dari masing-masing KC Pegadaian di wilayahnya untuk dikirim ke Kanwil X DJKN setiap bulan paling lambat tanggal 7;
5. Kanwil X DJKN melakukan kompilasi laporan dari KPKNL sebagai bahan rekonsiliasi dengan Kanwil Utama XIII Pegadaian, setiap 3 bulan sekali;
6. Kanwil X DJKN melaporkan hasil rekapitulasi ke Kantor Pusat DJKN setiap 3 bulan.

 Rekonsiliasi data antara Kanwil Utama XIII Pegadaian dengan Kanwil X DJKN, sebagai berikut:

1. Setiap tanggal 5 bulan berikutnya KPKNL membuat laporan kepada Kanwil X DJKN;
2. Setiap 3 bulan Kanwil X DJKN (maksimal tanggal 9 bulan berikutnya) melakukan rekonsiliasi data dengan Kanwil Utama XIII Pegadaian;
3. Dibuatkan berita acara rekonsiliasi antara Kepala Bidang Lelang Kanwil X DJKN Surabaya dengan Manajer Keuangan Kanwil Utama XIII Pegadaian.

Monitoring dan Evaluasi

1. Dilaksanakan sekurang-kurangnya 3 bulan sekali yang dipimpin oleh masing-masing pimpinan secara bergantian.
2. Hal-hal yang dilakukan monitoring dan evaluasi, antara lain:

a. Jumlah bea lelang;

b. Ketaatan pada bisnis proses lelang;

c. Kualitas pelaksanaan lelang;

d. Perumusan rekomendasi jika diperlukan ke masing-masing Kantor Pusat. 

Selanjutnya, dalam salah satu lingkup nota kesepahaman antara DJKN dengan Perum Pegadaian yaitu dapat dilakukannya pendidikan dan pelatihan di bidang lelang yang diselenggarakan oleh Perum Pegadaian dan dibantu oleh DJKN. Diharapkan hasil rapat ini segera ditindaklanjuti oleh masing-masing kantor wilayah ke kantor-kantor operasional dibawahnya (KPKNL, KPPN, dan Kantor Cabang Pegadaian).