Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Ternate akan melanjutkan penataan arsip pada Oktober ini. Kegiatan penaataan arsip ini telah dilakukan sejak bulan Juni 2023, yang dilakukan diluar jam kerja secara lembur. Penataan arsip ini dilakukan oleh Subbagian Umum, Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara, Seksi Piutang Negara, Seksi Hukum dan Informasi, serta dan jabatan fungsional. Penataan arsip dilakukan sesuai ketentuan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan. Setiap seksi melakukan penataan arsipnya  yang masih aktif pada subbagian atau seksi masing-masing, serta menyerahkan berkas arsip inaktif kepada subbagian umum untuk dikelola lebih lanjut.

“Arsip dikelompokan berdasarkan asalnya dan diurutkan berdasarkan angka atau abjad, setelah itu diinput kedalam data base arsip. Selanjutnya akan dilakukan pendataan berkas, dan penyimpanan berkas kedalam map/folder dan dimasukan kedalam boksfile”, ujar Fatimah Alhaddad. “Setelah itu boksfile tersebut akan disimpan dalam lemari atau rak dan diberi label dan penomoran kodefikasi untuk memudahkan pencarian berkas” pungkas Fatimah.

Berkas arsip yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor, dan suasana tidak nyaman sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai atau kantor tersebut menurun. Demikian pula bila arsip tidak ditata dengan baik maka akan kesulitan ketika akan mencari arsip tersebut dan memakan waktu yang lama sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses pelayanan. Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi, sumber sejarah, sumber pertanggung jawaban.