Semarang – Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Semarang mengadakan kegiatan Knowledge Sharing Pengelolaan Arsip pada Selasa (6/2). Kegiatan ini dilakukan dalam rangka mengoptimalkan pengelolaan arsip di KPKNL Semarang. Narasumber dalam kegiatan ini adalah Arsiparis Sekretariat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) yaitu Hendro Darpito dan Risandy Muchsin selaku Arsiparis Ahli Pertama. Narasumber memberikan materi sharing knowledge tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.

Acara dimulai dengan pemaparan materi oleh narasumber dilanjutkan dengan internalisasi pegawai. Risandy Muchsin memulai penjelasannya dengan pengelolaan Arsip aktif yang merupakan salah satu jenis arsip dinamis. Ia menekankan bahwa pencipta arsip bertanggung jawab terhadap langkah pengelolaan arsip mulai dari penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, sampai dengan penyusutan arsip. “Penyimpanan arsip aktif biasanya menggunakan kode klasifikasi yang ditata perkode dan per kegiatan dalam filing cabinet atau folder agar tertata dengan baik”, ungkap Risandy.

Setelah penjelasan yang cukup komprehensif mengenai arsip aktif, pemaparan materi dilanjutkan oleh Hendro Darpito mengenai pengelolaan arsip inaktif yang juga merupakan salah satu jenis arsip dinamis. Hendro menjelaskan bahwa arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Konsep dasar dari arsip inaktif yaitu: 1) tanggung jawab pemeliharaan, yang menjadi tanggung jawab pimpinan unit kearsipan; 2) tempat penyimpanan arsip inaktif, yaitu records center atau ruangkan khusus untuk penyimpanan arsip; 3) pemeliharaan arsip inaktif, melalui kegiatan penataan; 4) penataan dan penyimpanan arsip inaktif, berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli. Di penutup, Hendro menyampaikan dalam menata arsip yang baik perlu dibuat klaster untuk memilah seluruh dokumen arsip yang diperlukan. “Dalam pemilahan dan penataan arsip, dapat dimulai dari arsip-arsip yang dirasa paling penting menurut seksi masing-masing terlebih dulu”, pungkas Hendro.

Acara yang dipandu oleh Kepala Subbagian Umum, Muhammad Arifianto, berjalan dengan lancar dan interaktif. Sesi tanya jawab dan diskusi antusias diikuti oleh seluruh peserta untuk menambah wawasan dalam pengelolaan arsip yang optimal. Arifianto menutup acara knowledge sharing dengan harapan agar acara ini dapat bermanfaat dan dapat diimplementasikan dengan baik oleh para pegawai demi terciptanya pengelolaan arsip yang tertib. (Seksi Hukum dan Informasi)