Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi atau SRIKANDI merupakan aplikasi yang diluncurkan Pemerintah sebagai aplikasi umum bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik. Aplikasi tersebut merupakan hasil kolaborasi antara Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (Kemkominfo). Kegiatan ini sebagai bagian dari pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), dalam upaya meningkatkan kinerja, produktivitas, efektivitas, untuk mempermudah pekerjaan serta bermanfaat untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang baik dan professional. Bahwa sistem informasi kearsipan dinamis secara terintegrasi memegang peranan sangat penting dalam mewujudkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Penerapan aplikasi SRIKANDI dalam setiap lingkungan Kementerian/Lembaga/Instansi pemerintah diharapkan dapat meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan serta menjadi memori kolektif bangsa karena pengelolaan informasi berbasis digital dapat terekam dengan baik dan memudahkan koordinasi antar pemerintah. Penerapan aplikasi SRIKANDI ini tentu terletak pada peran, kolaborasi, dan komitmen yang kuat dari seluruh stakeholder di lingkungan pemerintah yang berkaitan sehingga tertib arsip, tranformasi digital dalam kearsipan, dan penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dapat terwujud. Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur dengan KMK 184 /KMK.01/2021 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Elektronik Dan Alih Media Arsip diLingkungan Kementerian Keuangan, bentuknya, berupa: a. teks, gambar, audio, dan video; dan b. arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu. Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali.

- Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah

a.  bahwa demi kelangsungan hidup dan keberadaan organisasi serta menjamin kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terprogram terhadap arsip yang sangat penting sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas, alat bukti hukum, dan memori organisasi yang merupakan arsip vital bagi suatu organisasi;

b. bahwa guna memperoleh kesamaan pemahaman dalam melakukan pengelolaan arsip aset negara/daerah melalui kegiatan pengelolaan arsip aset negara/daerah diperlukan suatu pedoman yang berlaku secara nasional;

    c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah.

Tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel, serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya, bahwa untuk mendukung sistem pemerintahan berbasis elektronik terselenggara dengan baik, diperlukan pengelolaan arsip elektronik oleh kementerian, lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara dan badan usaha milik daerah. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan arsip akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali (Rifauddin, 2016). Kemudahan akses arsip secara fleksibel yang menghemat waktu, tenaga, dan biaya sebagai prosedur yang diharapkan untuk terus dikembangkan, terutama organisasi di sektor publik. Tuntutan kemudahan dan peningkatan kualitas pelayanan yang baik dapat menjadi sumber inovasi dalam pengelolaan arsip di lembaga publik Indonesia. Menurut Sari, et. al. (2020), pusat arsip konvensional yang mulai beralih menjadi pusat data merupakan alternatif untuk menjawab tantangan relevansi arsip digital. Pusat data (data center) merupakan fasilitas yang berisi tempat penyimpanan informasi dan sumber daya fisik teknologi informasi seperti komputer, jaringan dan penyimpanan informasi (EMC Education Services, 2012). Meskipun demikian, resiko penggunaan arsip digital juga menjadi kebutuhan manajemen yang perlu diakomodir, seperti masalah migrasi, ruang penyimpanan, kerahasiaan data, dan keusangan format penyimpanan informasi. Pada masa transisi arsip konvensional ke digital, proses pencarian bentuk adalah hal yang menjadi perhatian. Saat ini Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) concern terhadap format yang bersifat tahan lama (longlasting), sehingga dapat diakses hingga puluhan tahun ke depan. Oleh karena itu, urgensi arsip digital saat ini lebih kepada bagaimana mempercepat proses. Adanya database digital dibutuhkan untuk mempercepat pencarian (temu kembali) sebagai fitrah dari suatu arsip, misalnya dalam proses tracing informasi dan letak penyimpanannya. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah mengamanatkan bahwa pemerintah wajib menyampaikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan APBN dalam bentuk laporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas barang milik Negara (BMN). Informasi BMN memberikan sumbangan yang signifikan dalam laporan keuangan/neraca terutama yang berkaitan dengan pos-pos persediaan, aset tetap, maupun aset lainnya. Pemerintah wajib melakukan pengamanan terhadap BMN. Pengamanan meliputi pengamanan fisik, pengamanan administrasi, dan pengamanan hukum. Dalam rangka pengamanan administrasi dibutuhkan sistem penatausahaan yang dapat menciptakan pengendalian atas BMN. Maksud disusunnya Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah ini adalah untuk menjadi petunjuk dan acuan bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam mengelola arsip aset negara/daerah agar terhindar dari kemungkinan kerusakan, kehilangan dan pemusnahan. Tujuannya adalah teridentifikasi dan terkelolanya arsip aset negara/daerah di setiap lembaga negara dan pemerintahan daerah sesuai dengan kaidah-kaidah yang benar dalam pengelolaan dokumen/arsip.

- Kondisi yang Diharapkan Dengan berjalannya program dan kegiatan penataan/penertiban arsip/dokumen aset negara/daerah diharapkan dapat tercipta suatu kondisi sebagai berikut:

1. Setiap aset/barang yang diadakan dengan anggaran negara/daerah dapat diketahui keberadaan dokumennya.

2.  Setiap barang milik negara/daerah dapat dijamin keberadaan dokumennya.

3. Setiap barang milik negara/daerah dapat dipastikan pemegang kewenangan dalam pengelolaan dokumennya.

4. Terjaminnya penyimpanan dan pengamanan dokumen aset/barang milik negara.

5. Keberadaan dan keselamatan dokumen aset/barang milik negara dapat dipantau dengan mudah.

- Manfaat program dan kegiatan penataan/penertiban arsip/dokumen aset negara/daerah  diharapkan dapat tercipta suatu kondisi sebagai berikut:

1. Meningkatkan tingkat opini lembaga pemeriksa keuangan terhadap laporan keuangan setiap lembaga negara dan pemerintahan daerah sebagai salah satu aspek membangun kepercayaan masyarakat kepada pemerintah dan negara.

2. Memberikan kontribusi positif bagi penyusunan neraca keuangan.

3. Hilangnya potensi konflik atas keberadaan dan kepemilikan barang.

4.Terselesaikannya konflik/permasalahan hukum yang berkaitan dengan keberadaan/kepemilikan aset dengan lebih cepat, murah, dan pasti.

5. Terhindarnya kehilangan aset/barang negara dan bangsa sebagai salah satu bentuk kekayaan bangsa Indonesia.

Oleh: Harsono

 Sumber Referensi:

1.Keputusan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 431/Kmk.01/2022 Tentang Klasifikasi Arsip Dan Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses Arsip Di Lingkungan Kementerian Keuangan.

2.      Keputusan Menteri Keuangan Nomor 184 /KMK.01/2021 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Elektronik Dan Alih Media Arsip Di Lingkungan Kementerian Keuangan.

3.      Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 Tentang Pengelolaan Arsip Elektronik.

4.      Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Aset Negara/Daerah

5.      Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah Al- Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2), 168-178. Sari, Indah Novita, Widiatmoko Adi Putranto,

6.      Lastria Nurtanzila. (2021). Pusat Arsip di Era Digital: Dilema antara Urgensi dan Relevansi. Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 6 (2) 2020, 105-118.