Secara harfiah, Event Organizer(EO) ialah pihak atau penyedia jasa profesional yang mengatur keberlangsungan suatu acara. Sebuah EO sendiri sebenarnya telah dikenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in-house production).

Definisi EO

Berdasarkan buku Modul Manajemen Event oleh Rr. Chusnu Syarifa, event organizer atau EO adalah sekelompok orang yang berusaha di bidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasi rangkaian acara.

Susunan acara yang diatur oleh EO mulai dari sisi kreatif, persiapan, hingga pelaksanaan sampai selesai. Suatu EO bertujuan untuk membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkan.

Selain itu, dari kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak. Baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. Keuntungan ini tidak harus bersifat material, tetapi juga bisa bersifat non-material.

Menjadi EO Kantor

Apa itu Event Organizer Kantor (EOK)?

EOK adalah pengelola suatu kegiatan di kantor (pengorganisir acara). Menjadi event organizer kantor, terdapat beberapa hal penting yang harus diketahui diantaranya:

1.     Jobdesc (Deskripsi Pekerjaan)

Ada 3 (tiga) fase pekerjaan EOK yakni sebelum acara, saat acara dan setelah acara.

1)     Hal-hal yang dilakukan saat sebelum acara antara lain:

a.   Membuat ruang diskusi tim, contohnya Whatsapp grup

b.   Bonding atau menjalin ikatan dengan tim

c.    Membuat TOR (Term of Reference) acara

d.   Mengadakan pertemuan pertama

e.   Rapat dengan tim kreatif

f.     Melaksanakan dan memonitoring to do list (daftar tugas yang harus diselesaikan)

g.   Memimpin rapat

h.   Mencari pengisi hiburan/penampil

i.     Memastikan bahan tayang

j.     Memastikan pejabat/orang penting yang hadir

k.    Memimpin setiap gladibersih

2)     Hal-hal yang dilakukan saat acara antara lain:

a.   Tim acara harus siap minimal 1 jam sebelum acara

b.   Pengecekan akhir (final check)

c.    Menyemangati dan membawa suasana menjadi positif

d.   Timekeeper

e.   Membuat keputusan yang terbaik apabila terjadi hal-hal yang tidak direncanakan

3)     Hal-hal yang dilakukan setelah acara antara lain:

a.     Rapat evaluasi

b.     Mengecek dan melaksanakan to-do list after event, contoh : membuat laporan, menyiapkan sertifikat, postingan media sosial pelaksanaan acara

c.      Siap sedia kapanpun ditanya tentang acara yang telah diselenggarakan.

2.     Teknik dan Strategi

Beberapa teknik dan strategi yang bisa dilakukan antara lain membuat:

1)     TOR (Term Of Reference)/ Buku Panduan Acara

TOR adalah penjelasan lengkap yang berbentuk berkas ataupun dokumen tentang landasan, tujuan, dan juga struktur proyek yang akan segera dilakukan. Selain itu, TOR juga berisi mengenai perjanjian, jadwal pertemuan, dan juga negosiasi yang telah atau akan dilakukan oleh pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

Dapat dikatakan bahwa TOR adalah panduan atau acuan dalam pelaksanaan sebuah proyek. Tim project management merupakan pihak yang dipercaya untuk membuat dan juga menyusun TOR ini.

Apa Saja Isi TOR?

1.     Latar Belakang

2.     Uraian Kegiatan

3.     Maksud dan Tujuannya

4.     Metode dan Tahapan

5.     Jadwal dan Tempat

6.     Produk/Output

7.     Tim Evaluasi

8.     Logistik dan Anggaran

9.     Pelaksana dan Penanggung Jawab

2)     Narahubung

Tujuan pencantuman narahubung adalah untuk memudahkan masyarakat untuk mendapatkan informasi seputar kegiatan yang diminati.

3)     Timeline

Yaitu dokumen/table yang digunakan untuk mengatur antara waktu dan pekerjaan yang harus dilakukan. Timeline dibuat agar memantau daftar pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu.

3.     Etika

Etika yang harus dimiliki EOK:

1)       Mengetahui dengan jelas jobdesk masing-masing anggota tim

2)       Menjadi EOK adalah sebuah ajang pengembangan diri dan refreshing, bukan dijadikan beban.

3)       Just be Human, mengeluhlah dengan porsi dan keadaan.

4)       HARUS mengetahui segala progress, konsep dan detil sebuah acara

5)       Tim bonding

6)       Leadership + Koordinasi yang baik

7)       TEPAT WAKTU

8)       Mencari banyak referensi dengan cara mengikuti kegiatan yang dilaksanakan oleh orang lain

9)       Kata maaf, tolong dan terima kasih adalah keharusan

4.     Ide dan Intuisi

1)       Ide

·        Ide yang baik adalah ide yang diwujudkan

·        Diskusi dengan menerima ide satu sama lain, tanpa menjatuhkan tapi saling mendukung dan memberi masukan.

·        Ide diniatkan untuk hal baik dan tidak memiliki motif yang buruk

2)       Bagaimana menjadi seseorang yang memiliki ide?

·          Tidak ada orang yang terlahir langsung penuh dengan ide, semuanya dibentuk dari pengalaman, keberanian menyampaikan dan pertanggungawaban atas ide yang dilontarkan.

·          ATM: Amati, Tiru dan Modifikasi

·          Lingkungan yang supportif

·          Kekuatan Mimpi

·          Sering menonton acara baik di TV, Youtube dll

·          Penuh rasa ingin tahu dan berani mencoba

·          Membaca buku

3)     Intuisi seorang EOK

·      Intuisi muncul bukan secara tiba-tiba, tapi merupakan buah pikiran, kalkulasi dari banyaknya peristiwa yang dilalui yang menjadi pengalaman dan menciptakan keputusan yang lebih baik.

·          Sehingga sering-seringlah menjadi EOK untuk menciptakan intuisi yang baik.

·          Tips: cobalah semua bidang yang ada dalam suatu susunan kepanitiaan acara, setelah itu kau akan lebih paham dan peka dengan satu sama lain.

Referensi:

Penulis membuat artikel ini berdasarkan materi yang didapat saat Pelatihan Jarak Jauh (PJJ) Kehumasan dengan pemateri Muhammad Rifki Al Habib, Pelaksana Seksi Penyuluhan, Dit. KBPJ, DJBC yang merupakan Koordinator Event Bea Cukai 2020 – 2023.

Referensi lain:

https://kumparan.com/kabar-harian/mengenal-eo-atau-event-organizer-beserta-perannya-1wwRPGgAny2 diakses pada 05 Februari 2024

https://www.gramedia.com/literasi/term-of-reference/ diakses pada 05 Februari 2024

https://id.wikipedia.org/wiki/Narahubung diakses pada 05 Februari 2024