Terhitung sejak awal Maret tahun
2020, Indonesia menghadapi pandemi virus corona (Covid-19). Sejak saat itu
masyarakat harus menjalani pola kehidupan yang berbeda dari biasanya. Pemerintah
sendiri telah mengeluarkan berbagai kebijakan seperti pemberlakuan Pembatasan
Sosial Berskala Besar (PSBB) dan pemberlakuan pola kebiasaan “Normal Baru”,
serta berbagai kebijakan lain guna mengurangi dampak pandemi.
Seiring dengan pembatasan sosial
yang telah diberlakukan, banyak instansi baik sektor pemerintahan maupun swasta
harus memutar otak agar kegiatan bisnis atau layanan yang diselenggarakan bisa
tetap berjalan. Di sektor pariwisata, pengunjung dibatasi 50%. Di sektor
transportasi, penumpang harus menjaga jarak yang artinya harus mengosongkan
kursi di sebelahnya. Rapat dan seminar dilaksanakan secara daring. Lantas
bagaimana dengan kegiatan yang harus dilakukan dengan tatap muka langsung?
Pada rangkaian
peringatan HUT ke-14 Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN)
menyelenggarakan kegiatan Gerai Layanan Virtual (GLV) yang dilaksanakan oleh
kantor vertikal DJKN di seluruh Indonesia. GLV seperti menjadi solusi baru
mengatasi keterbatasan layanan yang harus tetap diberikan di masa pandemi.
Sebelumnya, berkas fisik bisa dikirimkan melalui jasa ekspedisi bahkan sebagian
cukup dikirimkan hasil scan-nya saja melalui surat elektronik (email). Konsultasi, pertanyaan atau
bahkan pengaduan bisa dilakukan melalui panggilan telepon. Namun tidak bisa
dipungkiri, ada yang tidak bisa digantikan dari tatap muka langsung. Dengan
melihat wajah lawan bicara, akan lebih mudah menangkap maksud dari apa yang dia
bicarakan.
DJKN seolah
menyadari itu ketika menyelenggarakan GLV dengan menggunakan aplikasi online meeting. Terbukti, seluruh KPKNL
bisa melaksanakan GLV dengan baik. Terjadi interaksi tatap muka langsung secara
virtual yang tentunya lebih interaktif daripada melalui sambungan telepon
biasa. Beberapa kelebihan yang dipelajari dari pelaksanaan GLV, di antaranya
yaitu:
Pertama,
pertemuan virtual bisa dilakukan dengan terjadwal. KPKNL bisa membuat sistem e-ticketing agar stakeholder bisa mengajukan layanan virtual dan segera dibuatkan
jadwal oleh KPKNL di hari dan jam yang ditentukan.
Kedua,
mempermudah layanan untuk stakeholder yang lokasinya jauh dari KPKNL. Sebagian
besar KPKNL memiliki wilayah kerja lebih dari satu kabupaten/kota. Hal ini
menimbulkan stakeholder yang
lokasinya jauh harus menempuh perjalanan yang cukup lama untuk sampai di KPKNL.
Dengan layanan virtual, tidak ada lagi cerita perjalanan jauh melelahkan untuk
mendapatkan layanan KPKNL. Stakeholder cukup
mengajukan layanan virtual dan layananpun bisa didapatkan tanpa keluar dari
kantor stakeholder tersebut.
Ketiga,
aplikasi online meeting bisa
digunakan untuk berbagai keperluan. Selain untuk GLV yang ditujukan kepada stakeholder, aplikasi online meeting juga bisa digunakan untuk
rapat internal kantor, bahkan bisa juga untuk penyelenggaraan webinar.
Keempat, GLV
menjadikan layanan lebih efektif dan efisien. Memang benar aplikasi online meeting yang digunakan untuk GLV
membutuhkan kuota data internet yang terkadang tidak sedikit. Namun jika
diperhatikan, biaya yang dikeluarkan untuk kuota data maupun langganan
akan jauh lebih murah jika dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk
perjalanan menuju KPKNL, biaya konsumsi, dan biaya-biaya lainnya. Selain dari
segi rupiah yang dikeluarkan, GLV juga mampu menghemat waktu dan tenaga.
Kelima, GLV
bisa terdokumentasikan secara mendetil. Aplikasi online meeting memiliki banyak fitur salah satunya adalah terkait
dokumentasi. Pilihan jenis dokumentasi yang tersedia adalah rekaman video,
rekaman suara dan file obrolan pada kolom chat.
Selain beberapa kelebihan yang
disebutkan di atas, tentu ada kekurangan dari penggunaan aplikasi online meeting khususnya terkait dengan
keamanan data pengguna yang akhir-akhir ini menjadi isu yang cukup hangat.
Mungkin isu itu bisa menjadi pertimbangan khusus instansi terkait pemilihan
aplikasi online meeting yang akan
digunakan untuk GLV.
Tentu akan sangat disayangkan jika GLV yang diselenggarakan dalam rangka menyemarakkan HUT ke-14 DJKN berlalu begitu saja tanpa adanya keberlanjutan. Namun jikapun “proyek GLV” akan dilanjutkan, memerlukan konsep yang jelas dan persiapan yang begitu matang, baik dari segi SDM maupun sistem yang akan diterapkan. Jadi, akankah GLV menjadi penyempurna layanan di masa pandemi?
Penulis: Ali Hamzah (Staf Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Palopo)