Jakarta (26/6), Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan kembali melaksanakan Showcast NGOSSIP (Ngobrolin Seputar Arsip) secara daring dengan tema “Manajemen Arsip Terdampak Bencana” pada hari Senin, 26 Juni 2023. Ada pun narasumber dari acara kali ini yakni Kepala Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan, Ari Wahyuni, Deputi Bidang Konservasi Arsip Nasional Republik Indonesia, Kandar, dan Kepala ATR/BPN Bekasi, Amir Sofwan.

Acara dibuka dengan pembahasan pandangan arsip nasional terhadap bencana di Indonesia serta dampaknya bagi kearsipan. Deputi Bidang Konservasi Arsip Nasional Republik Indonesia, Kandar, memaparkan bahwa Indonesia termasuk dalam 35 (tiga puluh lima) besar negara rawan bencana di dunia, bahkan Indonesia menjadi 3 (tiga) besar resiko bencana setelah India dan Filipina. Kerugian yang didapat tidak hanya kerugian jiwa tetapi juga arsip, hingga diperlukan Undang-Undang untuk memayungi dan melindunginya seperti UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Kandar juga mengemukakan telah dibukanya Layanan Restorasi Arsip Keluarga (LARASKA) yakni sebagai platform perbantuan  perbaikan arsip terhadap instansi pemerintah ataupun masyarakat umum.

Sesi selanjutnya membahas terkait bencana yang pernah dialami ATR/BPN Bekasi terhadap arsip. Amir mengungkapkan bencana banjir yang disebabkan tanggul rusak mengakibatkan arsip vital yang disimpan di basement mengalami kerusakan. Penanganan yang dilakukan adalah mengevakuasi arsip ke tempat aman dan membentuk tim restorasi arsip. “Penanganan arsip menjadi salah satu hal penting, harus dilakukan pemilahan dan pendataan antara arsip valid dan tidak valid”, ujar Kepala ATR/BPN Bekasi ini.

Menilik dari sisi Kementerian Keuangan, Kepala Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan, Ari Wahyuni, mengemukakan pandangannya terkait kesiapan pengelolaan arsip sebagai salah satu sumber data dalam pelayanan proses bisnis di Kementerian Keuangan. Manajemen resiko adalah hal yang ditekankan oleh Ari di sesi ini. Perubahan pengelolaan arsip dari arsip tekstual ke digital merupakan salah satu cara yang dilakukan Kementerian Keuangan.

Regulasi terkait penanganan arsip dalam bencana juga tidak luput dibahas dalam sharing session kali ini. Kandar mengemukakan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana. Ia menjelaskan tahapan penanganan arsip terdampak bencana dengan rinci dan jelas, termasuk bagaimana penanganan arsip sesuai dengan bencana-bencana yang ada.

Dalam penanganan arsip dalam bencana, tentu saja terdapat beberapa hambatan. Seperti pada ATR/BPN Bekasi, Amir mengungkapkan hambatan yang dialami adalah Standard Operating Procedure (SOP) yang harus dilakukan dan penganggaran pasca bencana. Sehingga hal ini menyebabkan tata kelola arsip menjadi nomor satu yang harus dijalankan.