Kisaran – “Pengelolaan arsip yang dilaksanakan secara baik dan benar sesuai dengan kaidah kearsipan niscaya akan menghadirkan manfaat dalam keseharian pelaksanaan tugas dan fungsi (tusi) organisasi” pesan Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga  (Kasubbag TURT) Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (Kanwil DJKN Sumut) yang mewakili Kepala Bagian Umum dalam kegiatan pembinaan kantor layanan dalam rangka persiapan keikutsertaan dalam lomba kearsipan tingkat Ditjen Kekayaan Negara. Pembinaan yang dilaksanakan pada hari Kamis (2/7) bertempat di ruang rapat KPKNL Kisaran, dihadiri oleh seluruh jajaran KPKNL Kisaran dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan.

Senada dengan pesan Kasubbag TURT Kanwil DJKN Sumatera Utara tersebut, Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Kisaran dalam sambutannya menyampaikan bahwa dirinya dan seluruh jajaran KPKNL Kisaran saat ini tidak hanya memulai, tapi telah melaksanakan retensi arsip sesuai Peraturan Menteri Keuangan Nomor 276/PMK.01/2014 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan.  Pria yang sebelumnya pernah bertugas di KPKNL Yogyakarta sangat mendukung dilaksanakannya pembinaan kearsipan dari Kanwil DJKN Sumatera Utara dan mengharapkan agar kegiatan dimaksud tidak hanya sekedar seremoni dalam rangka persiapan lomba semata, namun lebih dari itu diharapkan  dengan pembinaan ini seluruh jajaran KPKNL Kisaran menjadi lebih mengerti, memahami dan mengimplementasikan secara tepat proses pengarsipan sesuai aturan yang berlaku.

Selanjutnya Kasubbag TURT Kanwil DJKN Sumatera Utara, Fajar Agung Budiyanto, menjelaskan lebih lanjut mengenai Standar Prasarana dan Sarana Kearsipan. Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud meliputi gedung, ruangan, dan peralatan, mengatur lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung, ruang penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip. Standar sarana berupa bangunan gedung penyimpanan arsip dibuat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang bangunan gedung.

Selain itu, ditambahkan bahwa penataan kearsipan tidak sekadar disimpan atau ditumpuk begitu saja, tetapi perlu diatur cara penyimpanannya dengan melalui beberapa tahapan dengan tujuan sistem pengarsipan yang rapi sehingga ketika arsip dibutuhkan mudah ditemukan kembali. Hal ini untuk memitigasi agar arsip tidak kehilangan fungsinya sebagai bahan akuntabilitas dan bukti yang sah dalam hukum. Oleh karena itu, terdapat tiga titik krusial dalam menata arsip, yaitu pertama adalah persiapan (mempersiapkan sarana yang dibutuhkan terkait pembenahan arsip), kemudian pembenahan awal arsip tidak tertata (melakukan pembenahan secara fisik terhadap arsip tidak tertata dengan cara memisahkan antara arsip dan non-arsip, serta melakukan pemilahan arsip sesuai dengan jenis klasifikasi kegiatannya), dan tahap terakhir yaitu penentuan masa aktif/in-aktif dimana penentuan masa aktif/in-aktif dilakukan dengan menggunakan jadwal retensi arsip yang berlaku.

Dalam closing statement-nya, Kepala KPKNL Kisaran mengharapkan agar seluruh jajarannya melaksanakan kearsipan sesuai peraturan yang berlaku tidak hanya terpaku pada momen penilaian lomba kearsipan yang akan dilaksanakan beberapa bulan mendatang, namun pelaksanaan kearsipan tetap dilanjutkan di masa yang akan datang dan dalam kehidupan berorganisasi sehari-hari. Menang atau kalah bukan yang utama, namun yang terpenting adalah bagaimana secara berkesinambungan kita mau dan mampu menata arsip sesuai aturan agar menjadi budaya kerja sehari-hari sehingga kontribusi yang diberikan pada pengelolaan arsip organisasi menjadi lebih maksimal. (Narasi: Mahmud Ashari/Foto: Dimas)