Gambar 1.1. Model Organisasi Horiziontal instansi Vertikal Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang Negara

Disclaimer: Pandangan dan pendapat yang dikemukakan dalam artikel ini adalah dari penulis dan tidak mencerminkan kebijakan resmi dari Instansi penulis bekerja.

Isu delayering dan penyerderhanaan birokrasi yang digaungkan oleh Pemerintah Pusat membuat Direktorat Jenderal Kekayan Negara (DJKN), sebagai salah satu instansi di bawah Kementerian Keuangan dan memiliki banyak kantor vertikal yang tersebar di seluruh Indonesia perlu melakukan perubahan model organisasi kantor pelayanan yang lebih agile dan fleksible. Hal tersebut dipandang perlu guna mendukung tugas pokok dan fungsinya sebagai punggawa aset negara. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman penulis selama bekerja di KPKNL Jakarta III dan KPKNL Samarinda, maka dalam artikel ini penulis berusaha menyampaikan ide dan sudut pandang penulis terhadap model organisasi ideal Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) DJKN di masa depan.

Model Organisasi Horizontal ideal menurut penulis dapat dilihat pada ilustrasi gambar 1.1 di atas. Penulis membagi kantor menjadi 3 bagian penting, yaitu Front office, Back Office dan Supporting unit yang saling mendukung satu sama lain. Bagian Front Office merupakan pengembangan dari Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara (PKN) yang ada di KPKNL saat ini. Penulis menganggap seksi PKN pada KPKNL merupakan core pelayanan DJKN di kantor pelayanan yang perlu dan dapat dikembangkan dalam model organisasi horizontal. Penulis mengambil benchmark pada Kantor Pelayanan Pajak yang mempunyai Account Representative (A/R), di setiap kantornya, dimana, A/R tersebut berfungsi sebagi “muka” dari kantor pelayanan dan pemberi “solusi” dari setiap permasalahan client/stakeholder kantor masing-masing.

FRONT OFFICE

Dalam model ini, penulis mentransformasi Seksi PKN sebagai A/R Kekayaan Negara (A/R KN). Tugas utama dari A/R KN adalah memberikan “solusi” atas segala permasalahan kekayaan negara bagi para client/stakeholder KPKNL. Untuk mempermudah pemahaman akan tugas dari A/R KN ini, penulis membuat suatu ilustrasi pada suatu KPKNL, sebagai berikut:

KPKNL A memiliki fungsi pelayanan kekayaan negara untuk kementerian A dan B, Pengurusan Piutang Negara, dan Lelang yang biasanya dari Bank regional C dan D. Berdasarkan hal tersebut, maka kepala kantor menerbitkan Surat Keputusan yang menyatakan bahwa:

1.        Segala pengurusan pengelolaan kekayaan negara Kementerian A akan ditangani oleh A/R KN1
2.         Segala pengurusan pengelolaan kekayaan negara Kementerian B akan ditangani oleh A/R KN2
3.         Segala pengurusan Piuntang Negara dan Lelang Bank Regional C dan D dan lainnya akan ditangani oleh A/R KN3

Berdasarkan hal tersebut, maka ketika Kementerian A mengajukan permohonan penghapusan BMN maka A/R KN1 akan “mengawal” proses tersebut hinggal selesai hingga tahap lelang dan pemberian risalah lelang beserta SK penghapusannya. “Mengawal” dalam hal ini adalah melakukan koordinasi dengan Person in Charge (PIC) satker terkait untuk bisa melengkapi dokumen-dokumen yang diperlukan dan pelaksanaan kegiatan penilaian dan lelang di lapangan. Selain  itu, A/R KN juga mempunyai tugas untuk memonitoring aset yang dimiliki oleh kementerian A dan memaksimalkan portofolio asetnya sehingga bisa mewujudkan DJKN sebagai revenue center. Model ini mengharuskan setiap A/R KN untuk terus meningkatkan keilmuannya terkait pengelolaan dan pemanfaatan aset dan pemahaman atas seluruh proses bisnis kantor pelayanan DJKN.

BACK OFFICE

            Pada model organisasi ini penulis tetap memanfaatkan model kelompok jabatan fungsional yang sudah ada pada Seksi Pelayanan Penilaian, Piutang Negara dan Pelayan Lelang. Dengan model ini, kelompok fungsional tersebut dapat lebih fokus dalam pelaksaan “materil” tugasnya karena fungsi “beracara” atau “formal” sudah diambil alih oleh A/R KN. Back office berperan untuk mendukung tugas A/R KN sebagai pengelola kekayaan negara. Sebagai contoh ketika seorang A/R mendapatkan permohonan penghapusan BMN dengan cara penjualan secara lelang, maka A/R tersebut akan meminta bantuan Jabatan Fungsional Penilaian untuk melakukan penilaian nilai wajar lelang, sekaligus berkoordinasi dengan PIC satker terkait untuk pendampingan survei lapangan oleh tim penilai ketika jadwal survei sudah ditetapkan. Setelah mendapatkan nilai wajar lelang, maka A/R KN dapat langsung meminta bantuan kepada Jabatan Fungsional Pelelang untuk menjadwalkan dan melaksanakan kegiatan lelang pada BMN tersebut. Penjual dalam hal ini tetaplah satker yang bersangkutan dan A/R KN bisa diposisikan sebagai  perantara resmi antara Penjual/Pembeli dengan Pelelang.

            Model ini akan membuat Area Pelayanan Terpadu (APT) kantor pelayanan menjadi lebih hidup. Sepanjang pengamatan penulis, sampai dengan saat ini client/stakeholder biasanya akan langsung menuju seksi terkait perihal konsultasi dan penanganan masalah tanpa melalui APT. Selain itu, petugas APT biasanya adalah pegawai yang belum memiliki kompentensi yang cukup dan menyeluruh terkait proses bisnis kantor pelayanan. Bahkan, model ini juga bisa meningkatkan sinergi antar seksi teknis dalam kantor pelayanan DJKN yang penulis rasakan masih kurang terjalin. Penulis merasa bahwa seksi teknis kantor pelayanan DJKN masih seperti berdiri sendiri tanpa adanya “sesuatu” yang merekatkan satu sama lain. Dalam model ini A/R KN dapat berperan sebagai perekat yang bisa membuat seluruh komponen Kantor Pelayanan bekerja bersama untuk mencapai satu tujuan yang sama pula.

SUPPORTING UNIT

            Untuk supporting unit, penulis masih mempertahankan 3 seksi yang sudah ada yaitu Subbagian Umum, Kepatuhan Internal, dan Hukum dan Informasi. Ketiga seksi ini diperlukan untuk mengadakan kegiatan non-Tusi Kantor Pelayanan (tidak bersinggungan langsung dengan client/stakeholder). Subbagian umum tetap menjalankan tugas terkait kepegawaian, keuangan, dan operasional. Seksi Kepatuhan Internal tetap menjalankan tugasnya sebagi pengawas internal dan Seksi Hukum dan Informasi  tetap menjalankan tugasnya untuk memberikan pendampingan hukum dan penyedia informasi kepada masyarakat.

3 KEUNGGULAN MODEL ORGANISASI HORIZONTAL

1.     Penyederhanaan Proses Birokrasi

Dengan adanya A/R KN maka client/stakeholder hanya perlu berusan dengan satu pihak  terkait persoalan kekayaan negara yang dimilikinya. Hal ini juga menciptakan kreativitas dan inovasi terkait “one stop solution” yang sangat berguna bagi para client/stakeholder.

2.     Meminimalisir Kemungkinan Terjadinya Fraud

Kemungkinan fraud terbesar yang dimiliki oleh KPKNL pada saat ini adalah pada Seksi Lelang. Resiko ini muncul dikarenakan adanya pertemuan antara penjual/pembeli dengan Pelelang secara langsung. Oleh karena itu, dengan adanya perantara antara penjual/pembeli dengan Pelelang yang diperankan oleh A/R KN, diharapkan dapat meminimalisir terjadinya fraud. Hal ini memungkinkan, dikarenakan interaksi antara penjual/pembeli dengan Pelelang sudah dibatasi.

3.     Perwujudan DJKN Sebagai Distinguished Asset Manager dan Revenue Center

Impian Ibu Sri Mulyani dan Bapak Isa Rachatamwarta adalah bisa melihat DJKN sebagai Distinguished Asset Manager dan Revenue Center bagi Kementerian Keuangan dan Indonesia. Dengan adanya A/R KN ini, hal ini dapat terwujud dikarenakan sudah terdapat PIC di seluruh kantor pelayanan yang bertugas untuk mengawasi seluruh aset yang dimiliki oleh Kementerian/Lembaga yang berada di bawah kewenangannya secara seksama, sehingga utilisasi aset bisa di optimalkan secara seksama.