KPKNL Bontang mengadakan sharing session dengan narasumber para arsiparis Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN), yakni Yustinus Eri Prastiantoko, Risandy Mukhsin, Hendro Darpito, dan Nur Setyawan pada hari Kamis (09/06). Mengambil tema “Teknis Pengelolaan Arsip di Lingkungan KPKNL”, acara yang dilangsungkan melalui media aplikasi Zoom Meeting ini bertujuan untuk menumbuhkan budaya sadar dan tertib arsip, sekaligus sebagai salah satu langkah awal bagi KPKNL Bontang untuk mengikuti Lomba Pengelolaan Arsip Unit Vertikal DJKN Tahun 2022 sebagai perwakilan dari Kanwil DJKN Kalimantan Timur dan Utara. Sharing session dibuka dengan materi yang dibawakan oleh Yustinus Eri Prastiantoko, Arsiparis Ahli Muda DJKN. Yustinus menyampaikan bahwa salah satu pilar untuk membangun dunia kearsipan yakni komitmen dari pimpinan unit kerja, yang bertindak sebagai ‘jenderal’ yang menggerakkan suatu tim untuk menggugah semangat kearsipan.

Menilik UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Yustinus menyampaikan konsep dasar kearsipan sebagaimana tertuang pada pengertian arsip pada Pasal 1 ayat (2), yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Lanjutnya, Yustinus menjelaskan pentingnya keberadaan suatu arsip, yakni sebagai efek samping dari adanya aktivitas kegiatan organisasi/manusia. “Sebagai anggota dari keluarga besar DJKN, dengan peran yang ada pada kita masing-masing, itu menimbulkan efek samping terciptanya arsip. Arsip akan selalu tercipta selama ada aktivitas organisasi/manusia,” jelasnya. Disisi lain, keberadaan arsip akan berhenti jika tidak ada aktivitas kegiatan manusia/organisasi.

Dalam proses penciptaan arsip di setiap unit pengolah, perlu diperhatikan beberapa prinsip yang harus dipenuhi agar suatu arsip bersifat autentik, utuh, dan terpercaya. Prinsip pertama yaitu terkait isi/konten arsip tersebut, meliputi keasliannya dan utuh tidaknya suatu arsip. Prinsip kedua yakni konteks, dalam artian sesuai latar belakang arsip diciptakan. Prinsip terakhir yaitu struktur. Struktur ini terbagi menjadi tiga bagian, meliputi media yang digunakan dalam proses penciptaan arsip, bentuk/format fisik, serta susunan/format intelektual.

Menyambung pemaparan sebelumnya, Risandy Mukhsin selaku Arsiparis Ahli Pertama DJKN, menjelaskan materi terkait arsip inaktif. Mengutip dari Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan, pengertian arsip inaktif yakni arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan/atau yang telah melewati masa Retensi Arsip aktif dan memasuki Retensi Arsip inaktif berdasarkan jadwal Retensi Arsip. “Disebut arsip inaktif karena frekuensi penggunaannya telah menurun dan tidak sering kita akses lagi,” tandasnya. Materi selanjutnya disampaikan oleh Hendro Darpito dan Nur Setyawan serta diselingi dengan permainan tebak gambar dengan tema pengelolaan arsip serta ditutup dengan acara tanya jawab.

Melalui kegiatan ini diharapkan dapat menambah wawasan  para pegawai KPKNL Bontang mengenai kearsipan dan dapat membuat pegawai lebih sadar dan tertib dalam mengelola arsip.