Indonesia telah memasuki Era Revolusi Industri 4.0 yang dimulai sejak tahun 2020-an. Dalam era ini, terjadi disrupsi teknologi digital yang semakin masif di segala bidang. Era ini ditandai dengan adanya transformasi digital seperti analisis big data, teknologi robot, otomasi, hingga Artificial Intelligence (AI). Terjadinya pandemi COVID-19 membuat transformasi digital terakselerasi dan berjalan dengan baik. Hal ini membuat Kementerian Keuangan perlu melakukan adaptasi dalam menghadapi era digitalisasi.

Kementerian Keuangan merupakan instansi pemerintah yang bertugas membidangi urusan keuangan dan kekayaan negara. Kementerian ini terdiri dari 11 unit Eselon I dan 2 unit Non Eselon yang memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Pada tahun 2023, Kementerian Keuangan diperkirakan memiliki total jumlah pegawai sebanyak 78.520 orang.

Dalam menghadapi era digitalisasi, Kementerian Keuangan telah melakukan upaya digitalisasi sejak lama dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan. Hal ini terlihat dari penggunaan teknologi berupa berbagai macam aplikasi untuk mempermudah jalannya proses bisnis. Namun aplikasi yang digunakan antarunit Eselon I/Non Eselon berbeda-beda walaupun memiliki peruntukan yang sama. Contohnya yaitu aplikasi presensi digital milik Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) adalah Dianas sedangkan milik Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) adalah MyCeisa.

Perbedaan aplikasi yang digunakan antarunit Eselon I/Non Eselon menyebabkan Silo. Silo adalah sebuah sistem yang memisahkan jenis-jenis karyawan yang berbeda, biasanya berdasarkan departemen tempat mereka bekerja. Hal ini dapat menjadi hambatan yang menghalangi kolaborasi tim dan komunikasi, serta mengurangi efisiensi dan menghambat arus informasi dalam lingkup Kementerian Keuangan.

Dalam rangka beradaptasi di era digitalisasi dan dapat meminimalisir Silo, Kementerian Keuangan mengimplementasikan salah satu Inisiatif Strategis (IS) yaitu Penguatan Budaya Kemenkeu Satu: Collaboration Ways of Working berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 88/KMK.01/2022 tentang Implementasi Inisiatif Strategis Kementerian Keuangan. IS Penguatan Budaya Kemenkeu Satu: Collaboration Ways of Working ini memiliki tujuan untuk mewujudkan budaya kerja Kemenkeu Satu yang kolaboratif dan berbasis digital guna meningkatkan produktivitas dan kinerja Kementerian Keuangan.

Collaboration Ways of Working memiliki karakteristik yaitu mendorong cara kerja kolaboratif (Squad Team) lintas unit Eselon I/Non Eselon dan mendorong pelaksanaan Work From Anywhere (WFA). Implementasi Collaboration Ways of Working telah dilakukan oleh Kementerian Keuangan yaitu gencar mendorong penggunaan Collaboration Tools Microsoft Office 365 (Office 365) dan SuperApps Satu Kemenkeu (Satu Kemenkeu) bagi seluruh pegawai Kementerian Keuangan pada tahun 2022.

Collaboration Tools adalah alat bantu pekerjaan perkantoran yang dapat mengakomodasi kebutuhan pola kerja bersama dalam satu tim sehingga dapat dengan mudah saling berbagi, berkomunikasi, dan memperbaiki dokumen sesuai peran masing-masing. Office 365 merupakan rangkaian aplikasi dengan lisensi legal yang dibuat oleh Microsoft Office dengan fungsi untuk mempermudah pekerjaan perkantoran yang saling terhubung satu sama lain. Aplikasi ini terdiri dari antara lain Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, One Note, Share Point, Planner, Forms, Yammer, Outlook, One Drive, dan Microsoft Teams sebagai penghubung dari aplikasi-aplikasi tersebut.

Office 365 terhubung dengan akun email kemenkeu pegawai Kementerian Keuangan ini dapat diakses menggunakan komputer/laptop maupun mobile handphone. Selain itu aplikasi ini dapat diakses di berbagai tempat dan berbagai waktu yang mana dapat mendukung pegawai menyelesaikan pekerjaan kantor secara WFA. Office 365 ini dapat menjadi jembatan dalam pertukaran data dan kolaborasi baik dalam satu kantor, antarkantor, antarinstansi dalam Eselon I yang sama hingga antarinstansi yang berbeda Eselon.

Sedangkan Satu Kemenkeu yang diluncurkan pada 28 Oktober 2022 merupakan ekosistem dari aplikasi yang ada di lingkungan Kementerian Keuangan. Aplikasi ini terintegrasi dan digunakan oleh seluruh direktorat jenderal di bawah Kementerian Keuangan. Aplikasi ini disebut sebagai ekosistem karena memiliki modul-modul dari berbagai aplikasi seperti Nadine (naskah dinas), Kehadiran (presensi pegawai), MyTask, Rapat, Kinerja (E-Performance), Info Pegawai (HRIS), Pembelajaran, dan lain-lain. Seluruh aplikasi ini saling terhubung bertujuan untuk memudahkan pelaksanaan pekerjaan perkantoran, mendukung penyelesaian proses bisnis karena dihimpun dalam satu aplikasi. Dengan adanya Satu Kemenkeu, maka tidak ada lagi berbagai macam aplikasi yang berbeda dengan peruntukan yang sama di lingkup Kementerian Keuangan.

Adanya Office 365 dan Satu Kemenkeu, kedua aplikasi ini memiliki tujuan dan fungsi yang sama yaitu mempermudah dan mempersingkat penyelesaian pekerjaan, meningkatkan produktivitas kerja, mengakomodasi mobilitas pekerjaan, meningkatkan koordinasi dan komunikasi antar anggota tim, serta mempermudah kontrol atas proses dan dokumentasi pekerjaan dalam satu aplikasi. Hal ini tentunya akan meningkatkan kinerja pegawai Kementerian Keuangan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat atau stakeholder.

Era digitalisasi saat ini sudah tidak dapat dihindari, oleh sebab itu Kementerian Keuangan harus mampu beradaptasi menghadapi era digitalisasi. Pengimplementasian Office 365 dan Satu Kemenkeu merupakan upaya adaptasi Kementerian Keuangan yang tepat dan sukses dalam mewujudkan budaya kerja yang kolaboratif dan berbasis digital untuk menghadapi era digitalisasi.

Budaya kerja yang kolaboratif dan berbasis digital ini telah dapat meminimalisir perbedaan, meningkatkan sinergi dan kolaborasi antarunit Eselon I/Non Eselon di lingkup Kementerian Keuangan. Hal ini tentunya memanifestasikan slogan budaya yang dimiliki Kementerian Keuangan yaitu Kemenkeu Satu, Kemenkeu Terpercaya yang berarti Kementerian Keuangan bisa menjadi satu kesatuan sehingga tercipta organisasi Kemenkeu yang tepercaya.

Penulis: Nada Rahmania (Pelaksana Subbagian Umum)