MEDAN,  Kanwil DJKN Sumut mengadakan acara Sharing Knowledge  / Sosialisasi Aplikasi SMARt dan  Pedoman Tata Naskah Dinas pada tanggal 05 November 2018, bertempat  di Gedung Keuangan Negara II  Lantai IV Medan.  Hadir pada acara tersebut Kepala Bagian Umum, Para Kepala Bidang / Kabu, para Pejabat Eselon IV, serta seluruh pegawai pelaksana pada Kanwil DJKN Sumut.

             Acara dibuka oleh Kepala Bidang KIHI Kanwil DJKN Sumut Tagor Sitanggang didampingi oleh Kepala Bidang PKN Maulina Fahmilita. Dalam  sambutannya Tagor Sitanggang mengatakan bahwa perkembangan tekhnologi informasi tidak dapat dipisahkan dari  transformasi kelembagaan yang sedang dijalani  Kementerian Keuangan dan DJKN saat ini. tidak dapat dipiadalah adanya perubahan ke arah yang lebih dalam kualitas pelayanan yang  baik dengan diadakannya Sosialisasi Aplikasi SMARt dan  Pedoman Tata Naskah Dinas pada Kanwil DJKN Sumut kiranya dapat menjadikan pegawai dari masing – masing Bagian dan Bidang khususnya yang menangani surat – surat masuk, surat keluar, serta Nota Dinas dapat menjalankan Aplikasi ini demi tertib administrasi di masing – masing Bagian dan Bidang dengan sistim digital SMARt, dan juga memahami tata cara persuratan yang disosialisasikan pada acara ini.

             Selanjutnya acara diteruskan oleh Sari Banun Staff pelaksana Bidang KIHI dan Ratri Desi Kurniasari Staff pelaksana Bagian Umum tentang Aplikasi SMARt. Pada penjabarannya Sari Banun mengatakan bahwa Aplikasi SMARt adalah suatu Aplikasi yang dikembangkan oleh DJKN sebagai perwujudan komitmen DJKN dalam proses Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan menjadi digital less paper dan otomatis. DJKN telah memiliki berbagai macam Aplikasi untuk mempermudah proses perkantoran dari seluruh sisi, aplikasi tersebut adalah : Manajemen data Kepegawaian, Administrasi penugasan/dinas, Preferensi Mutasi, Hak pengembangan diri, Absensi Elektronik terpusat, Aktifitas persuratan secara elektronik. Aplikasi SMARt terintegrasi kepada : Portal Keuangan, Simpeg, Aladin, Dianas Siprita, Diklat DJKN.

             Aplikasi SMARt juga mengakomodasi muatan berbagai macam modul diantaranya adalah : Modul Personal dipergunakan untuk monitoring hak dan kewajiban pegawai, Modul persuratan berfungsi sebagai alat pendukung administrasi persuratan secara digitalisasi, administrasi proses bisnis yang dilengkapi dengan fitur Early Warning System (EWS), Modul APT kegunaannya sebagai monitoring dan evaluasi kewajiban pegawai berjenjang, Modul Monev fungsinya sebagai monitoring dan evaluasi kewajiban seorang pegawai secara berjenjang. Didalam Aplikasi SMARt terdapat Single Credential yang disebut juga dengan Single Sign On (SSO) terintegrasi dengan Aplikasi Simpeg yang dilengkapi dengan administrasi Plt/Plh, terakomodasi akses login untuk non pegawai. Aplikasi SMARt ini juga mempunyai kelebihan yang disebut dengan SMARt Personal yang penggunaannya sebagai : Single Sign On, Notifikasi Real Time, Hak dan kewajiban pegawai dalam satu halaman, Monitoring aktifitas rutin harian persuratan, pending matter, dan disiplin pegawai berjenjang, Portal Enterprise DJKN, Kalender terpadu aktivitas harian pegawai, Pencarian terpadu unit dan pegawai DJKN, serta Terintegrasi dengan Knowledge base, Website, elearning DJKN, dan email Kemenkeu. Modul persuratan dalam SMARt kegunaannya sebagai bahan monitoring Naskah Masuk, Naskah Pribadi, Ekspedisi Disposisi dan Naskah permohonan masuk. Naskah keluar kegunaannya sebagai alat monitoring Naskah keluar, dan ekspedisi Naskah keluar. Sedangkan monitoring Naskah masuk kegunaannya untuk menambahkan naskah masuk baru, filter naskah, pencarian naskah terpadu berdasarkan nomor agenda, Nomor naskah, perihal naskah, pengirim, tanggal naskah, tanggal target selesai. Infografis naskah dipergunakan untuk memudahkan pegawai dalam membaca dan menganalisis naskah persuratan. Dan Higlight Naskah adalah pewarnaan berdasarkan kecepatan naskah, sehingga memudahkan dalam proses tindaklanjut seperti : Kilat, Sangat Segera, Segera biasa. Naskah surat masuk ditandai warna hijau, merubah surat masuk warna biru, mencetak disposisi kosong ditandai warna kuning, mendisposisi surat masuk ditandai warna merah, meneruskan naskah surat masuk ditandai warna biru, melihat riwayat aktivitas naskah masuk ditandai warna coklat. Pada saat menjalankan Aplikasi SMARt harus mengikuti perintah Aplikasi Ekspor Impor sebagai Mitigasi pada saat jaringan down. SMARt Mobile adalah Solusi digitalisasi administrasi proses bisnis tanpa dibatasi ruang dan waktu, SMARt mobile dapat dibuka dengan cara penggunaan Single Sign On (SSO) atau menggunakan akun user non pegawai.

             Sesi berikutnya Sosialisasi PMK 136/PMK.01/2018, tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di lingkungan Kemenkeu. Latar belakang PMK tersebut adalah : Mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antar unit organisasi (instansi) Pemerintah dalam rangka pelksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Perubahan acuan penyusunan Tata Naskah Dinas Instansi pemerintah yang sebelumnya mengacu kepada Permen PAN RB menjadi mengacu kepada Peraturan Kepala Arsip Nasional No. 2/2014. Kemenkeu perlu juga menyusun pedoman TND yang dapat digunakan secara Internal dan Eksternal.

             Maksud dan Tujuan PMK No. 136/PMK.01/2018  adalah : Mengatur pedoman TND yang berlaku di Kemenkeu yang meliputi ketentuan mengenai : Jenis dan format Naskah Dinas. Penyusunan Naskah Dinas. Penggunaan lambang Negara/ logo Kemenkeu. Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Pengelolahan Naskah Dinas, pengamanan Naskah Dinas. TND di lingkungan Kemenkeu telah mengalami beberapa kali perubahan yaitu :  KMK No.389/KM.1/2004 dirubah dengan PMK No. 80/PMK.01/2005 dan diubah kembali dengan PMK 303/PMK.01/2006, diubah lagi dengan PMK No. 151/PMK.01/2010, diubah kembali dengan PMK No. 181/PMK.01/2014, pada tahun 2018 diubah dengan PMK No. 136/PMK.01/2018, tentang Tata Naskah Dinas. Tujuan PMK Tata Naskah Dinas adalah : Tercapainya kesamaan pengertian bahasa, dan penafsiran penyelenggaraan TND. Terwujudnya keterpaduan pengelolahan TND dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum. Tercapainya kelancaran komunikasi tertulis yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan Kemenkeu.  Kemudahan pemantauan (monitoring) pemrosesan Naskah Dinas. Tercapainya efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan TND. Mengurangi frekwensi terjadinya in efektivitas pemrosesan penyelenggaraan TND. Struktur Umum Naskah Dinas terdiri dari : Bagian Kepala, Batang Tubuh Naskah Dinas, Kaki Naskah Dinas, Lampiran. Sedangkan Batang Tubuh Naskah Dinas terbagi dari : Aline Pembuka, Alinea Isi, Alinea Penutup.

             Acara Sosialisasi Aplikasi SMARt dan Sosialisasi Tata Naskah Dinas ditutup kembali oleh Kepala Bidang KIHI Tagor Sitanggang.

 (PENULIS BERITA/ PHOTOGRAPHER  : BIDANG KIHI KANWIL DJKN SUMUT).