Kantor Wilayah DJKN Kalimantan Timur dan Utara menyelenggarakan kegiatan Knowledge Sharing yang bertajuk Penataan Kearsipan pada Rabu (23/6). Kegiatan yang diselenggarakan secara virtual ini menghadirkan narasumber dari Kantor Pusat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) yaitu Arsiparis Ahli Muda Yustinus Eri Prastiantoko, Arsiparis Ahli Pratama Risandy Mukhsin dan Hendro Darpito, Arsiparis Mahir Nur Setyawan, dan Rezdiana Nur Hani. Tujuan dilaksanakannya knowledge sharing tersebut agar peserta khususnya pegawai di lingkungan Kanwil DJKN Kalimantan Timur dan Utara dapat memahami manfaat dan prosedur pengelolaan arsip yang baik dan benar.

Agenda kegiatan tersebut terdiri dari beberapa materi yaitu penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, penyusutan arsip, sumber daya kearsipan, dan penyampaian persiapan lomba pengelolaan arsip tahun 2021. Penggunaan arsip berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 pasal 25, dilaksanakan berdasarkan system klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Arsip terdiri dari dua kategori yaitu arsip aktif dan arsip inaktif.

Mengelola arsip tentunya membutuhkan pemeliharaan arsip yang benar. Pemeliharaan arsip dimaksudkan untuk menjaga keauntetikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip, dan pemeliharaan arsip aktif menjadi tanggung jawab unit pengolah. Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan arsip, penyimpanan arsip, dan alih media arsip.

“Pemberkasan arsip aktif dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip agar fisik dan informasi arsip tertata dengan baik, serta terbentuk daftar arsip aktif” jelas Risandy Mukhsin dalam pemaparannya.

Pada kegiatan ini juga disampaikan pula terkait pedoman atau tata cara pengkodean klasifikasi arsip, serta penyusunan daftar arsip aktif dan inaktif. Arsip inaktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah berkurang atau menurun yang ditunjukkan melalui jadwal retensi arsip. Adapun tujuan penataan arsip inaktif adalah mengurangi volume arsip di ruang kerja/central file, penemuan kembali dengan cepat, tepat, lengkap dan aman, serta menjamin keselamatan arsip.

Selain penggunaan dan pemeliharaan arsip, dalam mengelola arsip terdapat proses penyusutan arsip agar tetap menjaga ketersediaan ruang arsip. Proses penyusutan terdiri dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Pemusnahan arsip dilakukan dikarenakan beberapa hal yaitu tidak ada nilai guna, melewati retensi inaktif dan berketerangan musnah menurut Jadwal Retensi Arsip (JRA), dan dimusnahkan secara total.

“Pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dikenali baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, penggunaan bahan kimia, pulping, dan cara-cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah” ungkap Hendro Darpito.

Mengelola arsip dibutuhkan sumber daya kearsipan untuk mendukung sistem kearsipan yang baik berupa sumber daya manusia, prasarana dan sarana, organisasi kearsipan, dan pendanaan. Untuk itu diharapkan melalui knowledge sharing ini dapat memberikan pengetahuan bagi seluruh pegawai yang ada di lingkungan Kanwil DJKN Kalimantan Timur dan Utara dapat memahami bagaimana mengelola arsip yang baik dan benar. (ard/seksi informasi)