Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap bagian dalam sebuah unit organisasi. Administrasi formal terkait dengan aspek legal dan tertuang dalam bentuk dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar, sehingga memerlukan effort yang semakin besar pula dalam pengelolaanya.

Pengelolaan arsip secara konvensional memiliki banyak kelemahan. Memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas karena arsip selalu bertambah, mudah mengalami kerusakan dan kehilangan dokumen, pencarian kembali dokumen memerlukan waktu yang lama, distribusian dokumen antar unit organisasi dan antar pegawai kurang efektif.

Untuk mewujudkan tata kelola arsip yang baik, pemanfaatan teknologi informasi tidak dapat dihindarkan lagi. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau melakukan alih media antara lain media elektronik.

Arsip Elektronik 

Arsip Elektronik atau Electronic Archive (e-Archive) adalah sistem atau tata cara pengumpulan informasi berupa dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer berbentuk dokumen elektronik (Document Management System/ e-documents) dengan tujuan agar dokumen mudah dilihat, dikelola, ditemukan dan dipergunakan kembali. Menurut National Archives and Record Administration (NASA), Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Electronic records merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan (Srirahayu, 2013:2).

Di Kementerian Keuangan sendiri arsip elektronik diatur ketentuan bentuknya, berupa :

a.     teks, gambar, audio, dan video

b.     arsip elektronik lainnya dalam format (ekstensi) tertentu.

Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip elektronik dilakukan beberapa kegiatan, yaitu :

a.     penciptaan arsip elektronik berupa:

-        pembuatan arsip elektronik yaitu kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam melaksanakan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang penciptaannya dalam format elektronik dan arsip hasil proses alih media.

-      penerimaan arsip elektronik dari eksternal Kementerian Keuangan yang terdiri atas arsip yang diterima dalam format elektronik serta arsip hasil proses digitisasi arsip.

Ketentuan dalam penciptaan arsip elektronik, sebagai berikut:

-        sesuai dengan prosedur dan menggunakan sistem informasi yang berlaku.

-        dalam format yang sesuai dengan ketentuan tata naskah dinas, yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan.

Sementara kegiatan dalam penciptaan arsip elektronik, meliputi:

-        Registrasi arsip elektronik

-      Agregasi, merupakan akumulasi dari entitas arsip elektronik yang saling berkaitan dan/atau memiliki kesamaan tema yang harus dipelihara selama dibutuhkan. Kegiatan ini ditentukan berdasarkan suatu tingkatan sesuai dengan kebutuhan, antara lain: agregasi pada Tingkatan Seri (Series), agregasi pada Tingkatan Berkas (File), agregasi pada Tingkatan Item

b.     penggunaan arsip elektronik

-    dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

-        diberikan selama waktu penggunaan dan otomatis akan tertutup oleh sistem informasi pengelolaan arsip elektronik.

-        harus tercatat dalam sistem informasi yang menjalankan fungsi pengelolaan arsip elektronik.

c.     kegiatan pemeliharaan arsip elektronik dilakukan dalam rangka :

-     antisipasi terhadap keusangan teknologi dan pemeliharaan terhadap sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

-        preservasi arsip elektronik, yang dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut:

o   migrasi, yang merupakan proses pemindahan arsip elektronik dari perangkat yang telah usang ke perangkat terkini

o   konversi, yang merupakan proses perubahan format arsip elektronik ke format data untuk preservasi jangka panjang

o   enkapsulasi, yang merupakan proses membungkus arsip elektronik, metadata, spesifikasi format, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk membaca informasi arsip tersebut di masa mendatang

o   emulsi, yang merupakan proses penciptaan kembali lingkungan sistem sebagaimana arsip elektronik tersebut diciptakan.

d.     penyusutan arsip elektronik

pelaksanaan kegiatan dalam penyusutan arsip elektronik, yaitu :

-        pemindahan arsip elektronik inaktif oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. dilakukan pada arsip elektronik yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dilingkungan Kementerian Keuangan dengan cara pemindahan hak akses dan/atau database dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan

-        pemusnahan arsip elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Keuangan melalui koordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan dan/atau Unit Kerja yang memiliki kewenangan pengelolaan sistem dlan teknologi informasi.

-        penyerahan arsip elektronik statis ke lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip elektronik yang berdasarkan Jadwal Retensi Arsip berketerangan permanen dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan penyerahan arsip statis di lingkungan Kementerian Keuangan.

Tata Cara Alih Media Arsip Elektronik

Merupakan kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip dan pemeliharaan arsip dilakukan untuk mendukung pemeliharaan arsip dengan memperhatikan:

a.     kondisi arsip, dengan kriteria, antara lain:

-        arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik

-        arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru

-  informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi

b.     nilai informasi, dengan kriteria paling sedikit:

-     informasi yang harus diumumkan secara serta merta berdasarkan ketentuan peraturan perundangundangan mengenai keterbukaan informasi publik.

-       informasi yang termasuk dalam kategori arsip berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip Kementerian Keuangan.

-        dilaksanakan sesuai dengan tata cara alih media arsip.

Alih media arsip dilakukan terhadap materi arsip pada media tertentu sebagai berikut:

o   bentuk kertas dan/atau analog ke bentuk elektronik;

o   bentuk elektronik versi lama ke bentuk elektronik versi baru;

o   bentuk elektronik ke bentuk kertas dan/atau analog; atau

o   bentuk media satu ke media yang lain.

pihak-pihak yang terlibat dalam pengelolaan arsip elektronik dan alih media arsip, meliputi :

a.     Unit Kerja yang memiliki tugas melakukan urusan tata usaha

b.     Unit Pengolah,

c.     Unit Kearsipan

d.     Pejabat Fungsional Arsiparis

Dari hasil pengelolaan arsip elektronik tersebut diharapkan akan diperoleh manfaat sebagai berikut :

Manfaat Sistem Pengarsipan Elektronik 

Menurut Sukoco (2006:112), terdapat beberapa manfaat sistem pengarsipan elektronik, yaitu sebagai berikut:

1.     Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip, atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja. 

2.     Pengindekan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya. 

3.     Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen. 

4.     Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya melihat di layar monitor atau memprint-nya tanpa dapat mengubahnya.

5.     Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 lembar gambar (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG). 

6.     Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisisr karena tersimpan secara digital.

7.     Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun akan klien akan mudah dilakukan melalui LAN maupun internet. 

8.     Meningkatkan keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritasi relatif sulit untuk mengaksesnya.

9.     Mudah dalam melakukan recovery data, dengan membackup data ke dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan merecovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan.

Penulis: Dadang Eko D (Kepala Seksi Informasi Kanwil DJKN Kaltimtara)

Daftar Pustaka

• Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
• Keputusan Menteri Keuangan Nomor 184 /KMK.01/2021 Tentang Ketentuan Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Elektronik Dan Alih Media Arsip Di Lingkungan Kementerian Keuangan
• Srirahayu. 2013. Manajemen Arsip Elektronik. Surabaya: Universitas Airlangga.
• Sukoco, BM. 2006. Manajemen Administrasi perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
• https://www.kajianpustaka.com/2018/04/komponen-manfaat-dan-kelebihan-arsip-elektronik.html