Komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup manusia. Ia adalah seni untuk membuat diri kita dipahami orang lain. Dikatakan seni, karena tidak ada formula khusus yang baku dan berlaku standard untuk tiap individu dan tiap kesempatan yang dapat memberikan hasil yang sama. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan.

Kepercayaan sebagai pondasi Komunikasi yang Efektif

Selain itu yang paling penting dalam komunikasi yang efektif adalah membangun kepercayaan dan merupakan prinsip dasar yang mencakup semua hubungan. Stephen Covey pernah berkata “Kepercayaan adalah perekat kehidupan”. Bahwa penting untuk membangun dan menjaga kepercayaan dalam hidup kita. Sebab kepercayaan merupakan pondasi dari interaksi yang sehat, harmonis, dan produktif dengan orang lain.

Hambatan dalam berkomunikasi

Sondang Siagian mengemukakan pendapat bahwa organisasi merupakan bentuk perserikatan atau persekutuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk melakukan kerjasama (mencapai suatu tujuan bersama) dalam sebuah ikatan yang formal.

Organisasi merupakan perkumpulan antara dua orang atau lebih dalam suatu kelompok khusus yang dibentuk untuk mencapai sebuah atau beberapa tujuan yang sudah ditetapkan bersama dengan cara bekerjasama. Adanya komunikasi organisasi sendiri, digunakan untuk mencapai sebuah tujuan bersama, dimana seringkali komunikasi jenis ini digunakan dan diterapkan dalam ruang lingkup kerja seperti yang dibahas pada buku Komunikasi Organisasi oleh Morissan.

Komunikasi bisa menjadi salah satu aspek paling penting dari kesuksesan sebuah organisasi, instansi, atau bahkan sebuah perusahaan, namun sering kali terabaikan atau dianggap sepele. Masalah utama di sebuah organisasi adalah komunikasi. Lalu apasih penyebab utama masalah komunikasi dalam organisasi? Salah satu penyebab utama masalah komunikasi di organisai adalah bahwa informasi tidak tersebar dengan tepat dan akurat. Hal ini dapat terjadi dalam berbagai bentuk, mulai dari kurangnya komunikasi antara: atasan dengan bawahan atau antara karyawan dengan pelanggan.

Kemampuan komunikasi

Komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Ada 4 kemampuan komunikasi yang dibutuhkan :

1.   Kemampuan Mendengarkan

Kemampuan mendengarkan secara aktif diartikan sebagai proses pemahaman secara aktif untuk mendapatkan informasi, dan sikap dari pembicara yang tujuannya untuk memahami pembicaraan tersebut secara objektif. Agar lebih paham mengenai apa yang diucapkan orang lain dan lebih peka terhadap perasaan orang lain.

 2.   Komunikasi Non-Verbal

Komunikasi nonverbal terdiri dari beberapa jenis, antara lain gerakan tubuh, mimik wajah, gerakan mata, komunikasi ruang, sentuhan, parabahasa, dan komunikasi waktu. Komunikasi Non-Verbal bertujuan untuk memperjelas maksud pesan yang disampaikan dan menghindari miskomunikasi. Misalnya, seperti Berjabat tangan sambil tersenyum memperlihatkan rasa senang dan hormat kepada rekan kerja agar tidak terjadi kesalah pahaman kepada orang lain.

 3.   Mengontrol Emosi

Pengelolaan emosi merupakan salah satu kemampuan penting dalam komunikasi untuk menghindari gejolak emosi negatif. Misalnya, Emosi yang kerap dialami di tempat kerja adalah emosi seperti rasa frustasi, khawatir, marah, tidak suka, atau tidak bahagia.

 4.   Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif merupakan Kemampuan untuk menyampaikan maksud dengan jelas dan tetap menghormati orang lain. Komunikasi yang terbuka memungkinkan tim untuk berkolaborasi dengan lebih baik. Contohnya seperti kesuksesan penyelenggaraan kegiatan kantor yang melibatkan banyak personil yang berasal dari lintas unit seperti kegiatan DJKN Goes to Campus, berbagai seminar, hingga acara pisah sambut pegawai, bahwa di balik layar kesuksesan dan kelancaran acara tersebut pasti terjadi komunikasi yang efektif. Masing-masing berkontribusi, memiliki peran yang penting dengan mengesampingkan egonya untuk mencapai tujuan bersama mensukseskan kegiatan-kegiatan tersebut. Dapat dibayangkan, jika dalam acara tersebut tidak ada kerja sama dan komunikasi secara efektif antar tim, mungkin acara tersebut tidak akan berjalan sesuai rencana.

 Implementasi Activity Based Workplace (ABW) dalam menunjang komunikasi yang efektif

Pelaksanaan Activity  Based Workplace (ABW) di Lingkungan Kementerian Keuangan telah diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 453/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan dan Surat Edaran Nomor SE-5/MK.01/2021 tentang Petunjuk Teknis Penataan Ruang Kerja Activity Based Workplace di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Activity Based Workplace merupakan transformasi strategi dalam bekerja dengan mengatur penataan ruang kerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai, yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang postitif, kolaboratif, menghilangkan hambatan komunikasi dan koordinasi baik secara vertikal maupun horizontal, mendorong pemikiran kreatif, inovatif, meningkatkan transparansi dan kepercayaan, optimalisasi aset dan berorientasi hasil, sehingga kinerja organisasi meningkat.

Activity Based Workplace adalah pengaturan tata letak ruang yang mengedepankan fleksibilitas dan mobilitas dalam bekerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai. Salah satu prinsip desain ruang kerja Activity Based Workplace yaitu Penataan ruang kerja dapat mempermudah kolaborasi dan koordinasi antar bagian/bidang maupun antar atasan dengan bawahan, serta dapat mempermudah pengawasan

Manfaat  pelaksanaan Activity Based Workplace bagi pegawai, antara lain:

1.   Interaksi antar pegawai menjadi lebih efektif dan lebih intens

     Bekerja sama dengan pegawai dari unit lain dalam satu tempat yang sama dapat mendorong pegawai untuk berinteraksi secara lebih efisien. Berbeda apabila pegawai harus berkomunikasi dengan pegawai lain yang berada di ruangan atau lantai yang berbeda.

2.   Meningkatkan kreativitas, produktivitas dan inovasi.

     Pegawai Kementerian Keuangan saat ini banyak yang berasal dari generasi milineal atau Gen Z. Bagi para pegawai ini berinteraksi dalam ruang kerja yang menarik, sehat  dan positif dapat  meningkatkan  kreativitas, produktivitas dan inovasi.

3.   Menghilangkan rasa bosan

     Bekerja di ruang tertutup yang sama setiap hari dengan suasana yang monoton apalagi bila dalam ruangan tersebut juga terdapat tumpukan berkas dapat membuat pegawai cepat merasa bosan yang bisa berdampak pada perasaan stress bagi pegawai. Perasaan bosan ini dapat menurunkan kreativitas pegawai. Oleh karena itu pelaksanaan Activity Based Workplace diharapkan dapat mengatasi perasaan bosan tersebut.

Activity Based Workplace merupakan transformasi strategi dalam bekerja dengan mengatur penataan ruang kerja untuk menunjang berbagai aktivitas dalam menjalankan tugas dan fungsi organisasi dengan mempertimbangkan karakteristik organisasi dan pegawai, yang bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang postitif, kolaboratif, menghilangkan hambatan komunikasi dan koordinasi baik secara vertikal maupun horizontal, mendorong pemikiran kreatif, inovatif, meningkatkan transparansi dan kepercayaan, optimalisasi aset dan berorientasi hasil, sehingga kinerja organisasi meningkat.

Dengan demikian, implementasi Activity Based Workplace (ABW) pada Kementerian Keuangan khususnya Kanwil DJKN Jawa Barat dinilai sangat tepat, dalam menunjang bahkan meningkatkan komunikasi yang efektif untuk mencapai tujuan organisasi.

(Agnis Sahriatu Saadah - Mahasiswa Program Magang, dan Tim Kehumasan Kanwil DJKN Jabar)