Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Makassar pada hari ini (20/12) melaksanakan sharing session terkait Pengelolaan Asip dan Permintaan Data Arsip Aktif Periode Penciptaan 1 Juni - 30 November 2021. Bertempat di ruang aula KPKNL Makassar, Antonius Victor Pelaksana pada Subbagian Umum KPKNL Makassar selaku PIC kearsipan, berkesempatan berbagi pengetahuannya terkait pengelolaan arsip kepada seluruh pegawai KPKNL Makassar.

Anto menyatakan bahwa pemeliharaan terhadap arsip bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Untuk melakukan pengelolaan arsip, terlebih dahulu harus diketahui jenis-jenis dari setiap arsip untuk mengetahui cara perlakuan terhadap arsi tersebut. Pemeliharaan untuk arsip aktif atau arsip yang memiliki frekuensi penggunaan tinggi dan masih sering digunakan, menjadi tanggung jawab unit pengolah atau pada KPKNL mejadi tanggung jawab masing-masing seksi atau subbagian. Pemeliharaan arsip inaktif atau arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun atau telah memasuki masa retensi arsip menjadi tanggung jawab unit kearsipan pada KPKNL Subbagia umum berperan sebagai unit kearsipan III.

Bentuk pemeliharaan untuk arsip aktif dilakukan dengan melakukan pemberkasan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku seperti memerhatikan kode klasifikasi arsip, penyimpanan arsip dan alih media arsip. Pemberkasaan arsip yang dilaksanakan dengan memperhatikan klasifikasi arsip, dilakukan agar fisik dan informasi arsip tertata dengan baik serta terbentuk daftar arsip aktif yang terpadu. Untuk selanjutnya pelaporan terkait daftar arsip aktif untuk unit kearsipan III dilaksanakan pada bulan Juni dan Desember setiap tahunnya.

Pemeliharaan terhadap arsip inaktif dilakukan dengan penataan dan juga penyimpanan arsip. Penataan arsip ini dilakukan dengan memperhatikan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan juga pembuatan daftar arsip aktif. Penataan arsip inaktif dilakukan agar volume arsip yang berada di ruang kerja/ central file berkurang, dan menjamin keselamatan arsip.

Selanjutnya terhadap arsip yang sudah inaktif dan memasuki masa retensi dapat dilakukan pemusnahan. Pemusnahan arsip selain memperhatikan jenis arsip dan masa retensi juga harus dilihat dari nilai guna arsip bersangkutan, jika arsip sudah dinyatakan inaktif dan memasuki masa retensi namun masih dipandang perlu untuk di peliharan maka teradap arsip tersebut tidak perlu dilakukan pemusnahan. Hal yang perlu diperhatikan dalam pemusnahan arsip adalah pemusnahan dilakukan secara total sehingga tidak dikenali lagi informasi serta bentuk fisiknya. Pemusnahan arsip secara total berdasarkan KMK 983/KM.1/2015 tentang Tata Cara Penyusutan Arsip, dapat dilaksanakan dengan pebakaran, pencacahan, penggunaan bahan kimia, pulping dan/atau cara lain yang memenuhi kriteria yang disebut dengan istilah musnah.

Melalui kegiatan ini Anton juga memperkenalkan aplikasi SiArsip, yang merupakan aplikasi pengarsipan yang dibuat untuk mempermudah pegawai dalam melakukan pengelolaan arsip. Aplikasi ini membantu proses pengelolaan arsip mulai dari pemberkasan arsip, pengelolaan peminjaman arsip sampai dengan membantu pegawai dalam menentukan arsip mana yang sudah memasuki masa retensi dan dapat dihapuskan.

Harmaji Kepala KPKNL Makassar turut mengapresiasi aplikasi SiArsip yang dibuat oleh Anton dan berharap aplikasi ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan fitur-fitur yang dibutuhkan oleh pegawai terutama dalam hal pengelolaan arsip. Harmaji juga menyampaikan bahwa dalam pengelolaan arsip seluruh pegawai harus lebih teliti terutama untuk pengelolaan arsip aktif yang masih sering dipergunakan harus lebih diperhatikan terkait kerapian dan keamanannya. Untuk arsip yang sudah masuk masa retensi dan dapat dihapuskan pegawai dapat segera melaporkan ke Subbagian Umum dilakukan penghapusan. (fsw)