TIGA PELATIHAN ESENSIAL UNTUK PENINGKATAN PRODUKTIVITAS PEGAWAI

Oleh: Cepi Kurniadi
Kepala Subbagian Umum KPKNL Jambi

Tidak terasa, keberadaan DJKN telah menginjak tahun ke-9, sebuah angka yang sering dipercayai sebagai 'angka keberuntungan'. Hal ini seyogyanya dapat kita maknai sebagai momentum yang tepat untuk melakukan suatu lompatan besar dalam menyikapi dinamika perubahan organisasi yang semakin cepat. Setidaknya ada dua tantangan utama bagi insan DJKN yang harus segera kita kita respon. Pertama, Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan menuntut tersedianya SDM yang  handal. Kedua, terbatasnya waktu yang tersedia bagi SDM untuk beradaptasi dengan perubahan organisasi yang begitu cepat.

Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan menyiratkan adanya kewajiban setiap insan DJKN untuk senantiasa melakukan perbaikan terus menerus. Hal ini dapat diupayakan dengan mempersiapkan SDM yang mampu mempelajari hal-hal baru dengan cepat. Tidak hanya karena bidang tugas yang semakin kompleks dan beragam, namun juga karena ekspektasi para pemangku kepentingan terhadap kualitas layanan DJKN yang selalu meningkat setiap tahunnya. Sementara itu disisi lain, jam kerja pegawai setiap harinya seringkali tersita oleh tuntutan penyelesaian tugas-tugas operasional sehari-hari yang frekuensi dan volumenya semakin hari semakin bertambah. Hal ini menyebabkan seakan-akan pegawai mempunyai justifikasi (pembenaran) bahwa mereka 'tidak punya waktu untuk mempelajari hal baru'.

 Meskipun sampai saat ini DJKN telah melakukan langkah optimal dalam pengembangan SDM baik melalui diklat-diklat, short course, workshop, tugas belajar maupun pendidikan diluar kedinasan, namun adanya pembatasan-pembatasan seperti usia maksimal, syarat pendidikan terakhir, pangkat/golongan minimal atau penyaringan melalui tes, menyebabkan tidak semua kegiatan tersebut dapat menjangkau seluruh pegawai DJKN.

Untuk itu, penulis mengajukan usulan diadakannya pelatihan berupa kegiatan capacity building/in house training yang harus diikuti oleh seluruh pegawai DJKN yang khusus mempelajari tiga keterampilan esensial yang perlu dimiliki setiap pegawai. Keterampilan tersebut yaitu:
1. Keterampilan membaca cepat (speed reading);
2. Keterampilan menerapkan konsep mind mapping, terutama  dalam penyelesaian tugas
3. Keterampilan menerapkan konsep time management (manajemen waktu).

Mengapa ketiga keterampilan tersebut dikategorikan esensial dan perlu dimiliki oleh setiap pegawai? Penulis akan mencoba mengulasnya satu persatu.

Perubahan organisasi menyiratkan adanya perubahan ketentuan-ketentuan sesuai bidang tugas masing-masing, misalnya perubahan ketentuan dan peraturan di bidang BMN, Pengurusan Piutang Negara, Pelayanan Lelang, Pelayanan Peniaian, Kepegawaian, Keuangan, dan lain sebagainya. Dapat dibayangkan ada berapa ketentuan perundang-undangan yang harus dikuasai setiap pegawai untuk memenuhi uraian jabatan (urjab), Standar Operational Procedure (SOP), atau Kontrak Kinerja  dalam memberikan pelayanan prima kepada para pemangku kepentingan? Tentu sangat banyak.

Di sisi lain, mutasi pegawai tidak mengharuskan pegawai dapat menempati posisi dan bidang tugas yang sama sehingga pegawai harus mempelajari dengan cepat ketentuan dan peraturan di bidang tugas yang baru tersebut. Speed reading technique  berangkat dari penelitian atas kebiasaan cara membaca kita yang ternyata salah karena seringkali tidak mampu menyerap informasi secara cepat, menyeluruh, tuntas, dan bahkan mungkin saja salah tafsir. Dengan demikian, kemampuan membaca cepat diharapkan mampu memberikan motivasi bagi setiap pegawai untuk mempelajari hal baru dengan cepat.

Sementara itu, Tony Buzan memperkenalkan konsep Mind Mapping dengan mencoba menawarkan solusi atas ketidakmampuan kebanyakan manusia untuk menyimpan informasi lebih lama dalam otak. Dalam konsep mind mapping, kita diajarkan untuk menggambarkan dan menuliskan ide, data dan informasi ke dalam suatu media agar lebih lama diingat dan diharapkan akan membantu penyelesaian suatu masalah atau tugas dengan efektif. Media tersebut dapat berupa kertas dan alat tulis, atau dapat dilakukan melalui bantuan perangkat lunak komputer, atau melalui aplikasi di smartphone/komputer tablet. Diharapkan, dengan menguasai 'mind mapping techique', setiap pegawai dapat dengan mudah memantau perkembangan penyelesaian tugas masing-masing, menemukan masalah dan dengan segera mencari dan menjalankan solusinya.

Terakhir, yang tidak kalah penting yaitu keterampilan menguasai: 'time management'. Jam kerja yang terbatas dan skala prioritas yang harus dibuat baik dari sisi tenggat waktu maupun tingkat kepentingan, memaksa pegawai untuk mampu memanfaatkan waktu secara efektif. Di sisi lain, banyak hal-hal yang dapat menjadi pengalih perhatian (distraction), seperti misalnya urusan pribadi yang dapat menyebabkan pegawai tidak fokus dalam menyelesaikan tugasnya. Dalam hal ini, konsep 'time management' mencoba mengakomodasinya dengan menjamin tepenuhinya tuntutan organisasi dengan tidak mengabaikan kebutuhan pribadi pegawai.

Dengan menguasai ketiga keterampilan tersebut (speed reading technique, mind mapping, dan time management), setiap pegawai diharapkan mampu meningkatkan  produktivitas  kerja dan menjadi SDM yang selalu siap menghadapi perubahan.

REFERENSI:

1. Buzan, Tony, 2010, The Speed Reading Book: Read More, Learn More, Achieve More, Penguin Group
2. Buzan, Tony 2006, Mind Mapping, BBC Active
3. Downs, Lisa J., 2008, Time Management Training, ASTD Press, Virginia
4. Mayer, Jeffrey J., 1999, Time Management For Dummies, 2nd Edition, John Wiley & Sons. Inc., England
5. Rustler, Florian, 2012, Mind Mapping for Dummies, John Wiley & Sons. Inc., England
6. Sutz, Richard, 2009, Speed Reading for Dummies: 1st Edition, John Wiley & Sons. Inc. New Jersey