KATALOG LAPORAN PENILAIAN

Menuju Kesempurnaan Kinerja di Bidang Penilaian

Penulis: Warlan

Setiap pegawai Kementerian Keuangan dituntut untuk dapat mengimplementasikan nilai-nilai kementerian dalam setiap pekerjaannya. Nilai-nilai kementerian keuangan yang kelima adalah Kesempurnaan. Kesempunaan ini memiliki makna, agar senantiasa melakukan upaya perbaikan di segala bidang untuk menjadi dan memberikan yang terbaik. Untuk mencapai kesempurnaan dalam pekerjaan, kita harus berwawasan kedepan, adaptif, inovasi, kreatif, peduli lingkungan dan melakukan perbaikan secara terus menerus.

Salah satu tugas Kantor Operasional pada Direktorat Jenderal Kekayaan Negara adalah pelayanan di bidang penilaian. Proses untuk mencapai kesempurnaan di bidang penilaian hendaknya dilakukan mulai dari penatausahaan surat permohonan sampai dengan penatausahaan laporan penilaian. Kesempurnaan penatausahaan laporan penilaian dapat dilakukan dengan 2T yaitu tertib administrasi dan tertib fisik. Tertib administrasi dilakukan dengan menginput/merekap isi dari setiap laporan penilaian, sedangkan tertib fisik dilakukan dengan menyimpan laporan penilaian secara sistematis. KPKNL Pekanbaru telah berupaya untuk melakukan penatausahaan laporan penilaian baik secara administrasi maupun secara fisik dalam dua tahun terakhir ini. Hasil penatausahaan laporan penilaian ini, kita beri nama “KATALOG LAPORAN PENILAIAN”.

Manfaat Penyusunan Katalog

Terdapat dua manfaat yang akan diperoleh dengan penatausahaan laporan penilaian yaitu tertib administrasi laporan penilaian dan tertib fisik laporan penilaian

1. Tertib Administrasi Laporan Penilaian

Katalog laporan penilaian merupakan kumpulan data/rekap dari laporan penilaian. Dengan melakukan rekap terhadap laporan penilaian, kita akan mendapatkan data-data hasil penilaian. Beberapa hal yang dapat kita lakukan dengan adanya rekap laporan penilaian antara lain:

a. Analisis data dapat dilakukan dengan mudah.

Berdasarkan data-data yang ada, kita dapat melakukan proyeksi-proyeksi pada tahun-tahun yang akan datang baik proyeksi jumlah laporan maupun proyeksi jumlah permohonan yang akan bermanfaat dalam penyusunan Rincian Anggaran Belanja (RAB) Seksi Pelayanan Penilaian.

b. Informasi dapat diperoleh secara cepat, tepat dan valid

Rekap data tersebut akan memudahkan kita untuk mendapatkan informasi secara cepat, tepat dan valid.

c. Sumber data awal laporan bulanan di bidang penilaian

Dalam rangka meningkatkan tertib administrasi pembuatan dan penyampaian laporan, telah dikeluarkan Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 157/KN/2013 tentang Pembakuan Laporan Kinerja di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. Keputusan itu berlaku efektif mulai tanggal 1 Januari 2014. Berdasarkan lampiran I Keputusan tersebut, salah satu laporan yang harus dibuat oleh KPKNL di bidang penilaian adalah Laporan Bulanan Hasil Penilaian (KW.PNL.01). Rekap data laporan penilaian yang telah kita susun dapat digunakan sebagai data awal penyusunan laporan bulanan hasil penilaian sesuai form KW.PNL.01 yang ada dalam Lampiran II Keputusan tersebut.

2. Tertib Fisik Laporan Penilaian

Jika rekap laporan penilaian berupa softcopy sebagai database akan menghasilkan tertib administrasi maka hardcopy dari rekap laporan penilaian akan berfungsi sebagai Buku Katalog Laporan Penilaian. Buku Katalog ini akan membantu dalam penatausahaan fisik laporan penilaian. Dengan melihat Buku Katalog Laporan Penilaian, kita akan mengetahui di mana letak laporan penilaian itu berada.

Penyusunan Katalog

Proses penyusunan Katalog Laporan Penilaian ini sangatlah mudah dan sederhana. Proses penyusunannya dapat kami jelaskan sebagai berikut:

1. Pembuatan Rekap Laporan Penilaian

Form dari Rekap Laporan Penilaian belum ada standar bakunya. Form yang kita gunakan disesuaikan dengan kebutuhan akan informasi di kemudian hari. Semakin detail dan lengkap data yang kita rekap semakin banyak informasi yang kita peroleh dan semakin mudah kita melakukan analisa data. Form yang ada dalam Lampiran II Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor 157/KN/2013 yaitu form KW.PNL.01 juga dapat digunakan sebagai referensi dalam penyusunan rekap laporan penilaian.

2. Pemberian Nomor Box dalam Rekap Laporan Penilaian

Setelah rekap terhadap laporan penilaian dilakukan, langkah selanjutnya adalah menentukan nomor box untuk laporan penilaian yaitu dengan menambahkan kolom box pada form rekap. Manfaat dari penentuan nomor box ini adalah kita akan mudah untuk mendapatkan laporan penilaian karena letaknya sudah kita tentukan dari awal.

3. Pembuatan Buku Katalog Laporan Penilaian

Setelah langkah 1 dan 2 dilakukan, setiap akhir tahun kita dapat membuat Buku Katalog Laporan Penilaian yang berisikan kumpulan hasil rekap laporan penilaian dari awal tahun sampai akhir tahun.

4. Pemberian Nomor Box pada Laporan Penilaian

Setelah buku Katalog Laporan Penilaian dihasilkan, tahap berikutnya adalah penatausahaan fisik laporan penilaian. Langkah awal dari penatausahaan fisik laporan penilaian adalah dengan mencantumkan nomor box disebelah kanan atas laporan penilaian. Dengan mencantumkan nomor box pada laporan penilaian ini, kita akan mudah untuk mengembalikan laporan penilaian pada tempatnya semula.

5. Penyusunan Box dalam Lemari Penyimpanan

Langkah terakhir adalah memasukkan laporan penilaian pada box yang telah kita sediakan. Untuk pengamanan fisik laporan penilaian sebaiknya box-box laporan disimpan dalam lemari penyimpanan atau gudang penyimpanan.

Kesimpulan

Penatausahaan laporan penilaian dalam rangka tercapainya tertib administrasi maupun tertib fisik hendaknya dilakukan untuk mencapai kesempurnaan kinerja di bidang penilaian. Tertib administrasi laporan penilaian yang dilakukan akan menghasilkan rekap laporan penilaian yang dapat berfungsi sebagai database penilaian. Tertib fisik laporan penilaian yang dilakukan akan menghasilkan output berupa Katalog Laporan Penilaian. Dengan Katalog Laporan Penilaian, kita akan mudah untuk menyimpan dan mencari laporan penilaian yang diperlukan.

Tertib administrasi dan tertib fisik ini dapat diterapkan pada semua bidang. Pada bidang lelang dapat dibuat rekap risalah lelang dan output yang dapat dihasilkan adalah Katalog Risalah Lelang. Pada bidang Pengelolaan Kekayaan Negara dapat dibuat rekap pengelolaan Barang Milik Negara dan output yang dapat dihasilkan adalah Katalog Laporan Pengelolaan Barang Milik Negara.