Kata kompetensi komunikasi kerap sekali dimaknai sebagai kemampuan seseorang berbicara, orang yang dapat berbicara dengan lancar dan percaya diri di depan umum sering dikatakan sebagai orang yang memiliki kompetensi komunikasi yang baik. Sering pula orang banyak meyakini bahwa kompetensi komunikasi merupakan bakat bawaan, beberapa orang tertentu akan ahli dalam berkomunikasi dan banyak orang tidak memiliki kemampuan tersebut. Pemahaman tersebut tentu tidaklah benar, kompetensi komunikasi memiliki defenisi yang lebih luas dan dalam.

Kompetensi komunikasi pada dasarnya menggambarkan kemampuan seseorang untuk berkomunikasi dengan efektif kepada orang lain, menggambarkan bagaimana seseorang dapat berinteraksi cukup, tepat, dan dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Spitzberg dan Cupach mendefinisikan kompetensi sebagai kombinasi keahlian (skills), pengetahuan (knowledge) dan motivasi (motivation). Seseorang dikatakan memiliki kompetensi komunikasi yang baik jika orang tersebut memiliki pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam melakukan proses penyampaian pesan baik verbal maupun nonverbal dengan standar tertentu.

Kompetensi komunikasi tentu saja sangat dibutuhkan oleh setiap orang dalam melakukan setiap perannya, baik dalam relasi yang dibina dalam keluarga, lingkungan kerja, dan lingkungan social masyarakat. Begitu pula halnya bagi Aparatur Sipil Negara (ASN), kompetensi komunikasi menjadi salah satu kompetensi manajerial yang wajib dimiliki oleh setiap ASN. Melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan-RB) nomor 38 tahun 2017, Pemerintah telah menetapkan standar kompetensi jabatan ASN yang terdiri dari kompetensi manajerial, teknis, dan sosiokultural.

Kompetensi manajerial adalah adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang dapat diamati, diukur, dikembangkan untuk memimpin dan/atau mengelola unit organisasi. Dalam Permenpan-RB Nomor 38 tahun 2017, kompetensi manajerial ASN terdiri dari integritas, kerja sama, komunikasi, orientasi pada hasil, pelayanan public, pengembangan diri dan orang lain, mengelola perubahan, dan pengambilan keputusan. Kompetensi komunikasi merupakan salah satu kompetensi manajerial artinya terdapat standar kompetensi komunikasi yang harus dipenuhi ASN.

Standar kompetensi komunikasi ASN mensyaratkan bahwa ASN sepatutnya memiliki kemampuan untuk menerangkan pandangan dan gagasan secara jelas, sistematis disertai argumentasi yang logis dengan cara-cara yang sesuai baik secara lisan maupun tertulis; memastikan pemahaman; mendengarkan secara aktif dan efektif; mempersuasi, meyakinkan dan membujuk orang lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

Adapun Level Kompetensi dan indikator perilaku kompetensi komunikasi yang telah diatur dalam Peraturan Menpan RB Nomor 38 tahun 2017 antara lain sebagai berikut :

1. Level 1 : Menyampaikan informasi dengan jelas, lengkap, pemahaman yang sama.

Indikator perilaku di level 1 antara lain :

a. Menyampaikan informasi (data), pikiran atau pendapat dengan jelas, singkat dan tepat dengan menggunakan cara/media yang sesuai dan mengikuti alur yang logis;

b. Memastikan pemahaman yang sama atas instruksi yang diterima/ diberikan;

c. Mampu melaksanakan kegiatan surat menyurat sesuai tata naskah organisasi.

2. Level 2 : Aktif menjalankan komunikasi secara formal dan informal; Bersedia mendengarkan orang lain, menginterpretasikan pesan dengan respon yang sesuai, mampu menyusun materi presentasi, pidato, naskah, laporan, dll.

Indikator perilaku di level 2 antara lain :

a. Menggunakan gaya komunikasi informal untuk meningkatkan hubungan profesional;

b. Mendengarkan pihak lain secara aktif; menangkap dan menginterpretasikan pesan-pesan dari orang lain, serta memberikan respon yang sesuai;

c. Membuat materi presentasi, pidato, draft naskah, laporan dll sesuai arahan pimpinan.

3. Level 3 : Berkomunikasi secara asertif, terampil berkomunikasi lisan/ tertulis untuk menyampaikan informasi yang sensitif/ rumit/ kompleks.

Indikator perilaku di level 3 antara lain :

a. Menyampaikan suatu informasi yang sensitif/rumit dengan cara penyampaian dan kondisi yang tepat, sehingga dapat dipahami dan diterima oleh pihak lain;

b. Menyederhanakan topik yang rumit dan sensitif sehingga lebih mudah dipahami dan diterima orang lain;

c. Membuat laporan tahunan/periodik/naskah/dokumen/ proposal yang kompleks; Membuat surat resmi yang sistematis dan tidak menimbulkan pemahaman yang berbeda; membuat proposal yang rinci dan lengkap.

4. Level 4 : Mampu mengemukakan pemikiran multidimensi secara lisan dan tertulis untuk mendorong kesepakatan dengan tujuan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

Indikator perilaku di level 4 antara lain :

a. Mengintegrasikan informasi-informasi penting dari berbagai sumber dengan pihak lain untuk mendapatkan pemahaman yang sama;

b. Menuangkan pemikiran/konsep dari berbagai sudut pandang/ multidimensi dalam bentuk tulisan formal;

c. Menyampaikan informasi secara persuasif untuk mendorong pemangku kepentingan sepakat pada langkah-langkah bersama dengan tujuan meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

5. Level 5 : Menggagas sistem komunikasi yang terbuka secara strategis untuk mencari solusi dengan tujuan meningkatkan kinerja.

Indikator perilaku di level 5 antara lain :

a. Menghilangkan hambatan komunikasi, mampu berkomunikasi dalam isu-isu nasional yang memiliki resiko tinggi, menggalang hubungan dalam skala strategis di tingkat nasional;

b. Menggunakan saluran komunikasi formal dan non formal guna mencapai kesepakatan dengan tujuan meningkatkan kinerja di tingkat instansi/nasional;

c. Menggagas sistem komunikasi dengan melibatkan pemangku kepentingan sejak dini untuk mencari solusi dengan tujuan meningkatkan kinerja di tingkat instansi/nasional.

Standar terendah yang diminta untuk setiap ASN tergambar di level 1, dimana setiap pegawai diharapkan dapat menyampaikan informasi dengan efektif kepada komunikan, memastikan pesan dapat tersampaikan, dan mampu melakukan komunikasi nonverbal melalui tulisan dengan baik. Sedangkan di level 2 setiap pegawai sudah harus dapat merespon pesan dengan sesuai, mendengarkan dengan aktif, dan mampu menyusun materi komunikasi mulai dari bahan presentasi, pidato, naskah, dan laporan sesuai arahan pimpinan. Semakin tinggi jabatan seorang ASN maka semakin tinggi pula level kompetensi komunikasi yang sepatutnya dimiliki.

Dengan memahami betapa pentingnya kompetensi komunikasi bagi setiap ASN, saatnya kita harus meluruskan persepsi bahwa sesungguhnya setiap pegawai wajib meningkatkan kompetensi komunikasi, kompetensi komunikasi bukan hanya dimiliki oleh orang tertentu saja. Sederhananya setiap pegawai harus mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara lisan maupun tulisan, mampu menuangkan ide dalam tulisan, mampu menyusun bahan presentasi, berkomunikasi dengan asertif, bahkan menyusun strategi komunikasi yang melibatkan banyak pihak. Saatnya mengevaluasi diri dan memetakan berada di level berapa kompetensi komunikasi, saatnya memperlengkapi diri dan meningkatkan kompetensi komunikasi yang kita miliki dengan tidak berhenti belajar.

Penulis : Perasanta Sibuea (Pelaksana Seksi Informasi)

Referensi :

Devito, Joseph A. (2011). Komunikasi Antarmanusia. Tangerang Selatan: Karisma Publishing Group.

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2017 tentang Standar Kompetensi Jabatan Aparatur Sipil Negara