Pekerjaan sebagai penangan perkara di dalam instansi sebesar Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) merupakan sebuah tantangan. Tantangan tersebut menjadi berlipat ganda ketika seorang penangan perkara tersebut bukanlah seorang sarjana hukum, awam terhadap dunia litigasi, dan bekerja di unit vertikal dengan load perkara yang relatif banyak setiap tahunnya. Seakan tidak cukup, bentuk tantangan yang relatif baru yang hadir bagi para penangan perkara DJKN adalah lahirnya sistem e-court Mahkamah Agung pada tahun 2019 lalu berdasarkan Perma No. 3 Tahun 2018 Tentang Administrasi Perkara di Pengadilan Secara Elektronik jo. Perma No. 1 Tahun 2019 Tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik. Artikel ini ditulis untuk mengupas beberapa jurus yang harus dikuasai oleh para penangan perkara DJKN dalam melaksanakan persidangan secara elektronik sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien.

Sebelum memasuki pembahasan lebih lanjut, mari kita mengenal kembali apa yang dimaksud dengan e-court. E-court atau administrasi perkara secara elektronik berdasarkan Pasal 6 PERMA Nomor 1 Tahun 2019 Tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik adalah serangkaian proses penerimaan gugatan/permohonan/keberatan/bantahan/perlawanan/intervensi,    penerimaan pembayaran, penyampaian panggilan/pemberitahuan, jawaban, replik, duplik, kesimpulan, penerimaan upaya hukum serta pengelolaan, penyampaian, penyimpanan dokumen perkara perdata/perdata agama/tata usaha militer/tata usaha negara dengan menggunakan sistem elektronik yang berlaku di masing-masing lingkungan peradilan.

Adapun ruang lingkup e-court terbagi menjadi empat, yakni :[1]

a.   Pendaftaran Perkara Online (e-Filing)

Pendaftaran perkara online dalam aplikasi e-court untuk saat ini baru dibuka jenis pendaftaran untuk perkara gugatan, bantahan, gugatan sederhana, dan permohonan. Pendaftaran perkara ini adalah jenis perkara yang didaftarkan di peradilan umum, peradilan agama, dan peradilan TUN yang dalam pendaftarannya memerlukan usaha yang lebih.

b.   Pembayaran Panjar Biaya Online (e-Payment)

Dengan melakukan pendaftaran perkara online melalui e-court, pendaftar akan secara otomatis mendapatkan taksiran panjar biaya (e-SKUM) dan nomor pembayaran (virtual account) yang dapat dibayarkan melalui saluran elektronik yang tersedia.

c.   Pemanggilan Elektronik (e-Summons)

Panggilan sidang dan pemberitahuan putusan disampaikan kepada para pihak melalui saluran elektronik ke alamat email para pihak serta informasi panggilan tersebut dapat dilihat pada aplikasi e-court. Akan tetapi, hingga artikel ini diterbitkan mayoritas pengadilan masih mengirimkan relaas pemberitahuan sidang secara manual yakni melalui juru sita yang datang ke kantor pusat maupun unit vertikal.

d.   Persidangan secara Elektronik (e-Litigasi)

Aplikasi mendukung dalam hal persidangan secara elektronik sehingga dapat dilakukan pengiriman dokumen persidangan seperti jawaban, replik, duplik, dan kesimpulan sehingga dapat diakses oleh pengadilan dan para pihak. Poin inilah yang paling penting harus dipahami oleh para penangan perkara DJKN karena poin a sampai dengan poin c merupakan domain pihak Penggugat.

Sejak akhir tahun 2019, unit vertikal DJKN yakni Seksi Hukum dan Informasi pada KPKNL di seluruh Indonesia sudah mulai menerima perkara dengan register e-court. Jurus pertama yang harus dilakukan oleh penangan perkara DJKN adalah mampu mengidentifikasi perkara e-court. Hal tersebut dapat langsung dikenali dari judul relaas gugatan pengadilan negeri. Jika gugatan konvensional tidak menyebutkan ‘e-court’ pada nomor register perkara, dalam gugatan e-court hal ini menjadi pembeda. Contohnya adalah perkara Nomor : 123/Pdt/G/e-court/2020/PN.Bdg dan Nomor : 1097/Pdt/G/2021/e-court/PA.Badg.

Jurus kedua adalah menghadiri sidang di pengadilan pada hari yang ditentukan dengan membawa dokumen lengkap, yakni berupa surat kuasa khusus/surat kuasa substitusi, surat tugas (jika surat kuasa khusus belum terbit), dan asli serta foto kopi tanda pengenal atau ID Card pegawai. Setelah para pihak akhirnya hadir lengkap (biasanya hingga maksimal tiga atau empat kali panggilan), maka majelis hakim akan menanyakan kesepakatan para pihak mengenai jalannya sidang. Sidang hanya akan dilaksanakan secara e-litigasi jika seluruh pihak menyetujuinya.

Para penangan perkara DJKN disarankan untuk memilih e-litigasi karena dari sisi efektivitas, e-litigasi mampu memberikan jadwal persidangan yang lebih pasti, memangkas waktu tunggu dalam persidangan, dan juga mendukung efisiensi unit kerja karena menghemat DIPA anggaran untuk persidangan. Selain itu, situasi pandemi Covid-19 juga merupakan pertimbangan utama dalam memilih e-litigasi karena para pihak tidak perlu hadir secara fisik di pengadilan yang sangat ramai pengunjung apalagi di kota-kota besar sehingga memperbesar risiko tertular virus. Dalam panggilan awal pula, majelis hakim akan menyerahkan court calendar yakni jadwal persidangan yang telah ditentukan oleh mereka sehingga harus dipatuhi dan ditandatangani oleh para pihak.

Jurus ketiga, penangan perkara DJKN wajib mendaftarkan instansi pada situs https://ecourt.mahkamahagung.go.id/.  Bagi yang belum pernah berperkara secara e-litigasi, yang perlu dipersiapkan hanyalah alamat e-mail unit vertikal dan surat kuasa khusus. Petugas PTSP di pengadilan nantinya akan membantu pembuatan dan aktivasi akun sehingga nantinya penangan perkara dapat mengikuti proses persidangan elektronik.

Tahapan berikutnya, jika mediasi secara tatap muka dinyatakan gagal atau deadlock maka persidangan akan dijalankan secara e-litigasi sesuai jadwal yang telah ditentukan. Agenda pertama secara virtual adalah pembacaan gugatan. Penggugat berkesempatan untuk mengunggah perbaikan/perubahan gugatan dalam situs e-court. Setelah dokumen diverifikasi oleh hakim, maka dokumen dapat diunduh oleh para Tergugat.

Jurus keempat yang harus dilakukan adalah rajin untuk melakukan pemantauan jalannya perkara pada situs e-court. Apabila dokumen gugatan sudah dapat diunduh, maka sebaiknya langsung diunduh pada saat itu juga untuk memberikan jangka waktu yang cukup bagi kita mempersiapkan jawaban. Selain itu, para penangan perkara juga harus memastikan seluruh dokumen berupa jawaban, duplik, dan kesimpulan sudah diunggah ke dalam situs maksimal satu hari sebelum court calendar. Pada praktiknya, situs sering mengalami kendala jaringan sehingga tidak dapat mengunggah pada jam yang telah ditetapkan. Padahal, para pihak yang tidak mengirimkan dokumen pada batas waktu yang telah ditentukan oleh majelis hakim tanpa alasan yang sah akan dianggap tidak menggunakan haknya.[2]

Jika penangan perkara DJKN mengalami kendala teknis sehingga gagal mengunggah dokumen persidangan pada situs e-court, fitur ‘Catatan Persidangan’ dapat dimanfaatkan. Alasan dapat dijabarkan dalam fitur tersebut sehingga majelis hakim nantinya akan mengambil kebijakan terkait kegagalan pengunggahan dokumen. Selain itu, penanganan perkara juga dapat menyampaikan alasan langsung kepada majelis hakim di muka persidangan saat tahapan penyampaian bukti fisik. Pada praktiknya, dokumen yang gagal diunggah masih dapat diajukan kepada majelis hakim di persidangan tatap muka apabila saat pengunggahan memang terdapat kendala jaringan.

Tahapan berikutnya setelah jawab jinawab adalah penyampaian bukti tertulis. Khusus dalam tahapan ini, dokumen yang diunggah para pihak adalah daftar bukti saja karena bukti tertulis yang sudah dilegalisir di kantor pos tetap harus dihadirkan secara fisik (beserta aslinya) pada saat persidangan tatap muka.

Jurus kelima yang krusial adalah mempersiapkan dokumen fisik sejak penyusunan jawaban. Apabila dimungkinkan, pada saat agenda masih bukti dari pihak Penggugat, pihak KPKNL juga sudah siap dengan buktinya sehingga pada hari yang ditentukan, seluruh bukti sudah lengkap untuk diajukan. Pemeriksaan saksi juga dimungkinkan secara teleconference, namun pada praktiknya hingga saat ini persidangan yang menghadirkan saksi dilaksanakan secara tatap muka untuk menghindari kendala gangguan jaringan saat teleconference.

Memasuki tahapan akhir yakni kesimpulan dan putusan, penangan perkara DJKN diharapkan mampu untuk menyusun kesimpulan yang komprehensif terkait seluruh alur persidangan yang telah dijalani. Apabila ada fakta baru yang ingin disampaikan, maka dapat disampaikan dalam kesimpulan. Selain itu, perlu diingat bahwa usaha mencapai perdamaian di antara para pihak masih dapat dilakukan sebelum putusan oleh majelis hakim.

Jurus terakhir yang harus diketahui oleh para penangan perkara DJKN adalah kemudahan dalam mendapatkan salinan putusan berupa softcopy. Apabila sebelumnya untuk mendapatkan salinan putusan harus mendatangi pengadilan dan membayar sejumlah biaya maka dalam e-litigasi hal tersebut sudah tidak lagi relevan karena cukup dengan membayar PNBP yang ditetapkan, para pihak memiliki akses untuk mengunduh salinan putusan resmi dari pengadilan.

Pada praktiknya ketika akan mengunduh putusan di PTUN Bandung, penangan perkara dari KPKNL Bandung hanya membayar sebesar Rp 14.500,- secara transfer dan pada saat itu juga sudah mendapatkan softcopy putusan perkara di PTUN Bandung. Perlu diingat bahwa akses yang diberikan hanya satu kali sehingga jika sudah melakukan pembayaran dan mengunduh dokumen, maka akses untuk unduh dokumen sudah tidak ada lagi, dan untuk mengulangnya maka harus kembali membayar PNBP.

Demikianlah jurus-jurus jitu penanganan perkara secara elektronik bagi pegawai DJKN. Perlu diperhatikan, dalam setiap tahapan penanganan perkara tentu saja membutuhkan persetujuan dari atasan langsung sehingga fungsi pengawasan tetap berjalan. Apabila penangan perkara di unit vertikal mengalami kendala dalam tugas, dapat melakukan koordinasi dengan rekan sejawat pada unit vertikal lain ataupun dengan pegawai di Subdirektorat Bantuan Hukum, Direktorat Hukum dan Humas, Kantor Pusat DJKN. Fiat Justitia Ruat Caelum![3] (Fildzah Rio, Pelaksana Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Bandung)