Terhitung sejak awal Maret tahun 2020, Indonesia menghadapi pandemi virus corona (Covid-19). Sejak saat itu masyarakat harus menjalani pola kehidupan yang berbeda dari biasanya. Pemerintah sendiri telah mengeluarkan berbagai kebijakan seperti pemberlakuan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) dan pemberlakuan pola kebiasaan “Normal Baru”, serta berbagai kebijakan lain guna mengurangi dampak pandemi.

Seiring dengan pembatasan sosial yang telah diberlakukan, banyak instansi baik sektor pemerintahan maupun swasta harus memutar otak agar kegiatan bisnis atau layanan yang diselenggarakan bisa tetap berjalan. Di sektor pariwisata, pengunjung dibatasi 50%. Di sektor transportasi, penumpang harus menjaga jarak yang artinya harus mengosongkan kursi di sebelahnya. Rapat dan seminar dilaksanakan secara daring. Lantas bagaimana dengan kegiatan yang harus dilakukan dengan tatap muka langsung?

Pada rangkaian peringatan HUT ke-14 Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) menyelenggarakan kegiatan Gerai Layanan Virtual (GLV) yang dilaksanakan oleh kantor vertikal DJKN di seluruh Indonesia. GLV seperti menjadi solusi baru mengatasi keterbatasan layanan yang harus tetap diberikan di masa pandemi. Sebelumnya, berkas fisik bisa dikirimkan melalui jasa ekspedisi bahkan sebagian cukup dikirimkan hasil scan-nya saja melalui surat elektronik (email). Konsultasi, pertanyaan atau bahkan pengaduan bisa dilakukan melalui panggilan telepon. Namun tidak bisa dipungkiri, ada yang tidak bisa digantikan dari tatap muka langsung. Dengan melihat wajah lawan bicara, akan lebih mudah menangkap maksud dari apa yang dia bicarakan.

DJKN seolah menyadari itu ketika menyelenggarakan GLV dengan menggunakan aplikasi online meeting. Terbukti, seluruh KPKNL bisa melaksanakan GLV dengan baik. Terjadi interaksi tatap muka langsung secara virtual yang tentunya lebih interaktif daripada melalui sambungan telepon biasa. Beberapa kelebihan yang dipelajari dari pelaksanaan GLV, di antaranya yaitu:

Pertama, pertemuan virtual bisa dilakukan dengan terjadwal. KPKNL bisa membuat sistem e-ticketing agar stakeholder bisa mengajukan layanan virtual dan segera dibuatkan jadwal oleh KPKNL di hari dan jam yang ditentukan.

Kedua, mempermudah layanan untuk stakeholder yang lokasinya jauh dari KPKNL. Sebagian besar KPKNL memiliki wilayah kerja lebih dari satu kabupaten/kota. Hal ini menimbulkan stakeholder yang lokasinya jauh harus menempuh perjalanan yang cukup lama untuk sampai di KPKNL. Dengan layanan virtual, tidak ada lagi cerita perjalanan jauh melelahkan untuk mendapatkan layanan KPKNL. Stakeholder cukup mengajukan layanan virtual dan layananpun bisa didapatkan tanpa keluar dari kantor stakeholder tersebut.

Ketiga, aplikasi online meeting bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Selain untuk GLV yang ditujukan kepada stakeholder, aplikasi online meeting juga bisa digunakan untuk rapat internal kantor, bahkan bisa juga untuk penyelenggaraan webinar.

Keempat, GLV menjadikan layanan lebih efektif dan efisien. Memang benar aplikasi online meeting yang digunakan untuk GLV membutuhkan kuota data internet yang terkadang tidak sedikit. Namun jika diperhatikan, biaya yang dikeluarkan untuk kuota data maupun langganan akan jauh lebih murah jika dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk perjalanan menuju KPKNL, biaya konsumsi, dan biaya-biaya lainnya. Selain dari segi rupiah yang dikeluarkan, GLV juga mampu menghemat waktu dan tenaga.

Kelima, GLV bisa terdokumentasikan secara mendetil. Aplikasi online meeting memiliki banyak fitur salah satunya adalah terkait dokumentasi. Pilihan jenis dokumentasi yang tersedia adalah rekaman video, rekaman suara dan file obrolan pada kolom chat.

Selain beberapa kelebihan yang disebutkan di atas, tentu ada kekurangan dari penggunaan aplikasi online meeting khususnya terkait dengan keamanan data pengguna yang akhir-akhir ini menjadi isu yang cukup hangat. Mungkin isu itu bisa menjadi pertimbangan khusus instansi terkait pemilihan aplikasi online meeting yang akan digunakan untuk GLV.

Tentu akan sangat disayangkan jika GLV yang diselenggarakan dalam rangka menyemarakkan HUT ke-14 DJKN berlalu begitu saja tanpa adanya keberlanjutan. Namun jikapun “proyek GLV” akan dilanjutkan, memerlukan konsep yang jelas dan persiapan yang begitu matang, baik dari segi SDM maupun sistem yang akan diterapkan. Jadi, akankah GLV menjadi penyempurna layanan di masa pandemi?

Penulis: Ali Hamzah (Staf Seksi Hukum dan Informasi KPKNL Palopo)