Seiring dengan perkembangan zaman, tidak bisa dipungkiri persoalan-persoalan yang berkaitan dengan kemasyarakatan akan semakin kompleks. Tidak bisa lagi sebuah instansi pemerintah melaksanakan kegiatannya hanya memikirkan kepentingan sepihak. Masyarakat sudah bisa membedakan mana yang hanya untuk kepentingan sendiri atau digunakan untuk kepentingan masyarakat.

Semua instansi pemerintah pasti mempunyai tim kehumasan baik berdiri sendiri sebagai suatu struktur maupun berada di bawah bagian umum. Humas sebagai garda terdepan suatu organisasi memiliki peran yang sangat penting. Selain untuk menciptakan citra baik organisasi juga berperan untuk menginformasikan suatu organisasi kepada stakeholder/masyarakat supaya dapat diterima dengan baik. Munculnya kesalahpahaman bisa disebabkan karena informasi yang tersampaikan tidak berjalan dengan baik.

Sebagaimana dikutip dari Syafruddin S. Gassing dan Suryanto, bahwa dalam teori J.C Seidel, Humas/PR adalah proses yang berkelanjutan dari usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggannya, pegawainya, dan publik pada umumnya.

Pentingnya Kehumasan
Citra suatu organisasi sangat ditentukan oleh humas karena dapat menciptakan suatu persepsi yang dapat dengan mudah diterima oleh masyarakat. Apakah persepsi yang dimunculkan tersebut positif atau negatif tergantung dari caranya memberikan informasi tersebut kepada publik. Dengan persepsi yang baik tentu secara otomatis akan meningkatkan citra suatu organisasi / instansi sehingga akan sangat menguntungkan baik secara finansial maupun imagenya akan meningkat.

Selain meningkatkan image, humas yang baik bisa mengenalkan tugas dan fungsi organisasi /instansi yang mungkin belum begitu dikenal oleh masyarakat sehingga masyarakat akan lebih mengenalnya. Contohnya Kanwil DJKN Kalimantan Barat secara aktif memberikan informasi terkait tugas dan fungsinya kepada masyarakat baik melalui media sosial maupun media cetak. Paling tidak, dengan gencarnya kegiatan ini akan memberikan informasi bagi masyarakat /stakeholder di wilayah Kalimantan Barat yang membutuhkan layanan terkait dengan Lelang, Penilaian, Pengelolaan Kekayaan Negara maupun pengurusan Piutang Negara.

Fungsi Kehumasan
Menurut Edward L. Bernays (dalam Ruslan, 2014: 18) fungsi humas adalah :
1. Memberikan penerangan kepada publik;
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat;
3. Menyatukan sikap dan perbuatan suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat.

Sedangkan mengutip dari Cutlip, Center, Canfield (dalam Ruslan, 2014: 19) bahwa fungsi humas terdiri atas:
1. Menunjang aktifitas manajemen dalam mencapai tujuan organisasi;
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dan publiknya;
3. Mengidentifikasi opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi;
4. Melayani publik, memberikan saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama;
5. Menciptakan komunikasi dua arah, mengatur arus informasi, publikasi, dan pesan dari organisasi kepada publiknya atau sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.

Guna mewujudkan semua fungsi kehumasan tersebut diperlukan skill/kemampuan dari SDM kehumasan yang memadai, karena apabila humas gagal/tidak mampu melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengakibatkan tugas dan fungsi suatu organisasi terganggu. Untuk itu seorang pimpinan harus menugaskan SDM yang benar-benar mempunyai passion tentang kehumasan karena tidak semua orang mampu menjalankan fungsi kehumasan dengan baik. SDM yang diberi penugasan dalam bidang kehumasan harus dibekali dengan ilmu yang cukup memadai (mengikuti pelatihan, diklat, shortcourse tentang kehumasan).

Strategi kehumasan
Dalam menyampaikan informasi tentang kegiatan yang telah dilakukan suatu instansi pemerintah, dibutuhkan strategi komunikasi agar dapat menanamkan kepercayaan kepada stakeholder untuk meningkatkan citranya. Strategi komunikasi yang digunakan bisa dengan berkomunikasi secara langsung dengan masyarakat, seperti contoh Kanwil DJKN Kalimantan Barat melakukan sosialisasi secara langsung tentang tata cara pelaksanaan lelang sukarela di kegiatan Car Free Day yang diselenggarakan di GOR Pangsuma Kota Pontianak.

Selain itu juga dengan strategi komunikasi tidak secara langsung kepada stakeholder, misalnya Kanwil DJKN Kalimantan Barat memanfaatkan Media Pontianak Post pada halaman Keuangan Negara untuk menginformasikan semua kegiatan yang telah dilaksanakan sehingga masyarakat Kota Pontianak khususnya dan Kalimantan Barat bisa lebih mengenal tugas dan fungsi Kanwil DJKN Kalimantan Barat. Media sosial juga dapat digunakan sebagai alat publikasi yang biayanya cukup terjangkau untuk memberikan edukasi kepada masyarakat terutama bagi kaum milenial untuk lebih mengenal tentang DJKN.

Untuk mendukung strategi kehumasan bisa berjalan dengan baik ada beberapa faktor yang harus diperhatikan,diantaranya yaitu :
1. SDM yang berkualitas :
Dalam menjalankan tugas kehumasan diperlukan SDM yang memenuhi persyaratan kualitas dan kredibilitas. Seorang humas harus memiliki sikap mental yang baik, luwes dalam pergaulan, suka belajar dan dapat bersifat netral sehingga bisa memposisikan dirinya sebagai humas suatu instansi.
2. Dibutuhkan dana yang tidak sedikit ;
Untuk mencapai tujuan dalam memberikan informasi kepada stakeholder/masyarakat dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Biaya yang cukup besar diperlukan untuk pengadaan alat dokumentasi dan sarana komunikasi yang berkualitas baik sehingga hasilnya bisa optimal. Biaya cetak banner, spanduk dan lain sebagainya juga membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
3. Dukungan pimpinan :
Hal ini sangat berpengaruh dalam mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, humas harus dekat dengan pimpinan sehingga semua informasi yang perlu disampaikan kepada publik dapat segera terinformasikan. Apabila tidak ada dukungan dari pimpinan dapat dipastikan tugas dan fungsi kehumasan tidak akan berjalan dengan baik.

Tugas kehumasan harus dilakukan secara terus menerus tanpa terhenti, karena suatu institusi baik pemerintah maupun swasta, kehumasan merupakan sarana untuk mempublikasikan layanan yang diberikan oleh institusi tersebut, mengklarifikasi kepada publik apabila terdapat berita yang tidak benar, serta turut membesarkan institusi tersebut.


Penulis : Dedy Sasongko, Kasi Informasi, Kanwil DJKN Kalimantan Barat