Artikel DJKN

Dialog Kinerja Organisasi tidak hanya untuk monitoring IKU

Senin, 21 Oktober 2019 pukul 06:46:36   |   277 kali

Kesuksesan organisasi memerlukan suatu strategi yang matang serta eksekusi yang tepat. Akan tetapi strategi yang bagus tidak menjamin kesuksesan suatu organisasi. Berdasarkan penelitian Robert S. Kaplan dan David P Norton “9 dari 10 institusi gagal mengeksekusi strateginya dikarenakan Visi dan Strategi yang tidak jelas, organisasi yang kurang selaras, perencanaan yang terpisah, serta ketidakmampuan menguji dan mengadaptasi kinerja. Hadirnya Dialog Kinerja Organisasi yang merupakan rapat evaluasi kinerja diharapkan dapat menyelaraskan hal-hal tersebut sehingga tujuan organisasi dapat dicapai.

Menurut Mc Kinsey, Dialog Kinerja Organisasi merupakan sebuah praktek manajemen yang mempertemukan atasan dan bawahan langsung, teratur, terstruktur, dan direncanakan serta menggunakan data kinerja untuk meninjau kinerja masing-masing unit dan memahami akar penyebab kesenjangan kinerja kemudian memutuskan cara mengatasinya dan menyepakati rencana aksi. Sejak diterapkan Balanced Scorecard sampai saat ini, Kementerian Keuangan (Kemenkeu) telah menerapkan Dialog Kinerja Organisasi dalam bentuk monitoring dan evaluasi. Menurut Palladium, untuk Dialog Kinerja Kemenkeu terdapat beberapa rekomendasi antara lain dalam melakukan strategy review meeting, 90% porsi diskusi digunakan untuk membahas masa depan dan bukan hanya pencapaian Indikator Kinerja Utama (IKU) di masa lalu. Selain itu agar lebih efektif menggunakan format laporan IIAA (Issue, Implication, Action dan Accountability).

Adapun tujuan dari Dialog Kinerja Organisasi adalah ulasan (review) kinerja organisasi atau pegawai dalam rangka pengambilan tindakan untuk memperbaiki kinerja, mengarahkan dan memotivasi bawahan untuk berkinerja dengan baik, mengubah cara berpikir dan bertindak para pegawai dengan memperjelas ekspektasi kinerja, meningkatkan kerjasama internal, mengambil keputusan atas perubahan yang berdampak terhadap strategi, meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan kinerja. Sedangkan manfaat dari Dialog Kinerja Organisasi antara lain meningkatkan kinerja organisasi dan individu, membangun budaya kerja organisasi, mendorong interaksi positif antara atasan dan bawahan, mengidentifikasi potensi/kompetensi pegawai sebagai salah satu alat perencanaan pengembangan pegawai.

Prinsip yang dianut dalam Dialog Kinerja Organisasi pada Kementerian Keuangan sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 590/KMK.01/2016 tentang Pedoman Dialog Kinerja di Lingkungan Kementerian Keuangan adalah :

a. Faktual (Fact Based) yaitu berdasarkan data yang kredibel dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.

b. Aksi (Action Oriented) yaitu berfokus pada rencana aksi dan peserta rapat berkomitmen untuk melaksanakan rencana aksi tersebut.

c. Konstruktif dan menantang (Constructive and Challenging) yaitu peserta rapat aktif menyampaikan pendapat yang bersifat terobosan dan pimpinan wajib memberikan umpan balik.

d. Output yang jelas yaitu menghasilkan solusi atas isu utama yang menjadi fokus pembahasan.

Tahapan dalam Dialog Kinerja Organisasi meliputi Persiapan, Pelaksanaan, dan Tindak Lanjut. Pada tahap persiapan perlu disusun laporan sesuai format Laporan Capaian Kinerja (LCK), mengidentifikasi fokus tema dan menyusun Kerangka Acuan Dialog Kinerja (KADK). Dalam tahap pelaksanaan meliputi overview capaian kinerja, review kinerja tematik serta menetapkan rencana aksi beserta penanggung jawabnya. Pada tahap tindak lanjut, rencana aksi yang telah disepakati disampaikan kepada penanggung jawab serta melakukan monitoring dan evaluasi terhadap rencana aksi tersebut. Fokus pembahasan Dialog Kinerja Organisasi adalah pada peta organisasi, bukan operasional yang berdasarkan analisa dan proyeksi masa depan serta fokus pada pandangan tujuan strategis yang lebih luas dan resiko strategis.

Dialog Kinerja Organisasi diikuti oleh atasan dan bawahan yang dibagi dalam beberapa peran antara lain Pimpinan Rapat, Peserta Rapat, Pemantau, dan Notulis. Pimpinan Rapat bertugas mendorong ide-ide dan memberi kesempatan untuk menyampaiakan pendapat serta mengambil keputusan final. Peserta rapat harus dapat memberikan masukan-masukan yang berdasarkan prinsip-prinsip Dialog Kinerja Organisasi. Pemantau bertugas memantau efektivitas waktu dialog sebagai umpan balik pelaksanaan dialog dan menyampaikan hasilnya kepada pimpinan rapat. Sedangkan Notulis bertugas menyusun risalah rapat yang memuat pokok-pokok dialog beserta kesimpulan dan tindak lanjutnya. Alokasi waktu minimal pelaksanaan Dialog Kinerja Organiasi disesuaikan dengan cakupan fokus tema yang dibahas, yaitu 60% membahas tema strategis, 30% mendiskusikan implikasi, serta 10% membahas kinerja lampau.

Dalam pelaksanaan Dialog Kinerja Organiasi terdapat kesalahan-kesalahan yang terbagi dalam tiga bagian yaitu persiapan, pelaksanaan, dan tindak lanjut. Dalam tahap persiapan, kesalahan yang terjadi antara lain KADK tidak disusun, bahan rapat tidak tersedia, serta KADK disusun namun tidak disampaikan kepada undangan rapat sebelum pelaksanaan rapat. Dalam tahap pelaksanaan, kesalahan yang terjadi antara lain rapat tidak menetapkan rencana aksi serta didominasi hal-hal yang tidak relevan dengan tema rapat. Sedangkan dalam tahap tindak lanjut, kesalahan yang terjadi antara lain matriks tindak lanjut tidak disampaikan kepada unit/pihak penanggung jawab dan tidak ada monitoring dan evaluasi rencana aksi.

Dari pemaparan diatas, pelaksanaan Dialog Kinerja Organisasi sangatlah penting dalam mewujudkan visi dan misi organisasi. Dialog Kinerja Organisasi tidak hanya melihat capaian IKU semata, akan tetapi sebagai sarana untuk menyusun rencana kerja pada periode berikutnya. Direktorat Jenderal Kekayaan Negara telah mengadopsi Dialog Kinerja Organisasi baik di Level Kemenkeu One, Kemenkeu Two,dan Kemenkeu Three. Hasil implementasi pelaksanaan Dialog Kinerja Organisasi di Direktorat Jenderal Kekayaan Negara selain dapat memantau progress capaian IKU dan kendala dalam mencapai target, Dialog Kinerja Organisasi juga efektif dalam merumuskan solusi dan inisiatif strategis dalam mencapai target. (Seksi Kepatuhan Internal KPKNL Palu)


Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.