Artikel DJKN

Implementasi Open Workspace Untuk Meningkatkan Kinerja Pegawai

Jum'at, 24 Mei 2019 pukul 18:18:29   |   306 kali

Pengantar

Salah satu tempat bekerja yang paling diinginkan oleh pegawai terutama kalangan milenial adalah perusahaan Google. Hal ini didasari oleh daya tarik kebahagiaan pegawai (employee happiness) yang akan didapatkan apabila bekerja di Google. Salah satu upaya yang dilakukan oleh Google agar pegawai bisa bekerja dengan “happy” adalah menciptakan ruangan kerja (workspace) yang nyaman menggunakan konsep open workspace. Di lingkungan Kementerian Keuangan (Kemenkeu), konsep open workspace sudah mulai dikembangkan walaupun belum ada aturan/petunjuk detail implementasinya.

Diharapkan masing-masing unit Eselon I di lingkungan Kemenkeu dapat mengusulkan konsep yang diinginkan untuk kemudian dijadikan konsep bersama di seluruh Kemenkeu. Yang pasti, implementasi konsep open workspace merupakan salah satu inisiatif strategis (IS) dalam program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan (RBTK) Kementerian Keuangan Tahun 2019, yaitu Penguatan Budaya Organisasi Kemenkeu “The New Thinking of Working” dengan tujuan mewujudkan budaya kerja yang adaptif, berbasis digital dan berintegritas guna meningkatkan produktivitas dan kinerja Kementerian Keuangan. Tulisan ini akan membahas konsep dasar open workspace dan perkembangan-nya, pro dan kontra open workspace, serta implementasi-nya di DJKN.


Konsep Open Workspace

Bagaimanakah konsep open workspace yang telah diimplementasikan di Google dan banyak institusi lainnya? Di bidang arsitektur dan desain interior, istilah yang lebih dikenal adalah open plan yaitu:

Any floor plan which makes use of large, open spaces and minimizes the use of small enclosed rooms such as private offices. The term can also refer to landscaping of housing estates, business parks, etc., in which there are no defined property boundaries, such as hedges, fences or walls (Wikipedia).

Menurut definisi diatas, open plan adalah konsep penataan ruangan yang memaksimalkan pengunaan ruangan berskala besar dan terbuka serta meminimalkan penggunaan ruangan-ruangan kecil dan tertutup seperti ruangan kantor pribadi. Hal yang sangat esensial dari konsep tersebut adalah tidak adanya batas seperti sekat, pagar, ataupun dinding ruangan. Artinya tidak ada lagi ruangan kantor yang terkotak-kotak (kubikal) dimana masing-masing orang memiliki private workspace, yang ada adalah ruangan besar dan terbuka untuk bersama. Tujuan yang diharapkan dengan adanya open workspace adalah untuk meningkatkan kolaborasi antar pegawai sehingga kinerja dapat lebih ditingkatkan. Perkembangan selanjutnya dari open workspace adalah collaborative workspace (co-working space) atau “shared workspace”. Esensi dari konsep ini adalah bekerja bersama di tempat bersama. Dalam konsep ini, tidak hanya sekat/dinding yang dihilangkan di ruangan kerja tetapi juga private workstation (meja kerja pribadi). Artinya yang diutamakan dalam suatu ruangan kerja adalah tempat bekerja bersama dalam bentuk open/group workstation. Dalam pelaksanaan-nya, pegawai tidak diberikan meja kerja pribadi (termasuk personal computer/PC) melainkan menggunakan meja kerja bersama (communal desk). Dalam konsep ini, tidak hanya tersedia meja kerja bersama tetapi juga dapat disediakan fasilitas pendukung yang dapat digunakan untuk bekerja misalnya meja diskusi, sofa, dan coffee table. Tentunya pegawai boleh memilih meja kerja yang diinginkan untuk digunakan pada suatu waktu tergantung kesediaan-nya (first come, first served basis). Untuk mempermudah pekerjaan biasanya pegawai diberikan laptop atau menggunakan PC yang dapat diakses bersama-sama dan terhubung dengan jaringan internet. Saat ini co-working space telah menjadi tren baru di dunia bisnis dengan hadirnya tempat-tempat co-working space yang disewakan untuk umum baik di mal, restoran, café, dan stasiun kereta api. Di tempat tersebut tersedia ruangan kerja bersama dan ruang-ruang kecil yang dapat disewa individu/komunitas/perusahaan dengan fasilitas jaringan internet, printer, fotokopi, dan bahkan makanan/minuman.


Perkembangan selanjutnya dari open workspace adalah agile workspace. Konsep ini didasari pandangan bahwa dalam suatu “agile environment” (lingkungan yang selalu berubah), pekerjaan lebih dikonotasikan dengan kegiatan (activity) daripada dengan ruangan (place) bekerja. Artinya seseorang dimungkinkan bekerja dimana saja/darimana saja tanpa harus memiliki ruangan kerja spesifik (remote working). Terkait hal ini, di Kemenkeu sedang dibahas wacana untuk bekerja dari rumah (working from home) dimana ada satu hari dalam 5 (lima) hari kerja pegawai bisa bekerja dari rumahnya masing-masing. Untuk membuat sebuah “agile office” yang efektif, menurut Allwork.Space harus tersedia beberapa fitur yaitu:




Pro dan Kontra Open Workspace

Tujuan dari adanya open workspace adalah untuk meningkatkan kolaborasi antar pegawai sehingga kinerja dapat lebih ditingkatkan. Namun demikian, ada dampak negatif dari implementasi open workspace yang perlu diperhatikan. Menurut Workplace Bulletin, ada beberapa keuntungan yang akan diperoleh dari implementasi open workspace baik bagi perusahaan maupun pegawai. Keuntungan dari implementasi konsep tersebut adalah sebagai berikut:

Spontaneous Collaboration

Kebanyakan open workspace dibangun dengan fitur yang memungkinkan kontak langsung secara terus-menerus. Misalnya terdapat meja kerja bersama (communal desk) atau sofa bersama sehingga pegawai akan sangat sering bertemu muka, ngobrol, dan berdiskusi secara langsung. Hal ini akan mendorong kolaborasi serta memunculkan ide-ide spontan yang mendukung inovasi.


Deliver Project Faster

Tujuan tidak langsung dari konsep open workspace adalah mendorong pegawai bekerja lebih cepat. Hal ini diperoleh dari pola kerja yang lebih kolaboratif antar pegawai dan fasilitas pendukung bekerja yang lebih adaptif.


Attracting Millennial Talent

Saat ini sebagian besar pencari kerja adalah dari kalangan anak muda/milenial. Menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan untuk mencari talent muda terbaik dan paling cerdas. Salah satu hal yang dapat menarik kalangan milenial untuk bergabung disuatu perusahaan adalah kenyamanan ruangan kerja dan konsep open workspace sangat menarik bagi mereka.

Increase Space Flexibility, Reduce Real Estate Cost

Konsep open workspace dapat mengurangi kebutuhan besaran ruangan kerja sampai dengan 50% dari ruangan kerja tradisional (kubikal). Selain itu, perusahaan tidak perlu terlalu sering merubah layout ruangan kerja setiap kali ada pegawai yang masuk/keluar dari perusahaan.

Flatten Management Structure, Knock Down Silos

Dengan adanya open wokspace maka pimpinan dapat bekerja lebih dekat dengan bawahan sehingga tingkat kepercayaan dan keterbukaan antara pimpinan dan bawahan akan semakin meningkat. Selain itu, open workspace memungkinkan divisi/bagian yang berbeda untuk bekerja bersama dalam suatu tempat bersama sehingga menghapuskan silo mentality (mental terkotak-kotak) antar divisi/bagian.


Namun demikian, tetap ada kritik terhadap konsep open workspace. Pertama, tingkat kebisingan yang tinggi dari open workspace bisa mengganggu kinerja pegawai yang terbiasa bekerja sendiri di ruangan tertutup (kubikal). Penelitian yang dilakukan sekelompok peneliti dari Finlandia di tahun 2009 yang lalu mengungkap bahwa para pegawai kehilangan konsentrasi karena situasi di open workspace dimana banyak telpon masuk, percakapan sesama pegawai yang sangat tinggi frekuensinya, pegawai lalu lalang dsb. Menurut Susan Cain hal ini dilandasi teori bahwa ada 2 (dua) tipe karakter pegawai di dunia kerja yaitu ekstroverts dan introverts. Pegawai ekstroverts sangat mendukung transisi ke open workspace. Sedangkan pegawai introverts lebih senang bekerja sendiri sehingga lebih konsentrasi dan fokus, punya kontrol akan lingkungan-nya sehingga lebih produktif, dan punya privasi sehingga mereka tidak merasa diamati terus menerus. Kedua, open workspace bisa dipandang sebagai mekanisme pengawasan melekat dari pimpinan yang akan “memata-matai” kebiasan pegawai dalam bekerja. Tentu hal ini akan membuat pegawai lebih berhati-hati/menahan diri dan cenderung tidak optimal dalam berkolaborasi.

Implementasi Open Workspace di DJKN

Di lingkungan Kemenkeu, DJKN merupakan salah satu unit yang telah mengimplementasikan open workspace walaupun masih secara parsial, yang dimulai di lingkungan Kantor Pusat DJKN. Dalam implementasinya, hal pertama yang dilakukan adalah mempelajari konsep open workspace secara utuh baik melalui kegiatan seminar yang mendatangkan narasumber ahli/praktisi open workspace maupun dengan studi banding ke institusi atau perusahaan yang telah mengimplementasikan open workspace. Hal kedua yang dilakukan adalah bekerjasama dengan konsultan untuk men-desain ruangan kerja sesuai dengan konsep tersebut. Desain yang telah dibuat kemudian disosialisasikan kepada seluruh unit di Kantor Pusat sekaligus dimintakan masukan terkait konsep yang diinginkan. Selanjutnya, telah dilakukan perombakan/perubahan struktur ruangan menyesuaikan dengan desain yang telah dibuat, dimana saat ini hampir semua ruangan kerja telah dimodifikasi menjadi open plan floor yang tidak ada sekat/dinding ruangan kecuali ruangan para pejabat Eselon III keatas. Hal selanjutnya yang dilakukan adalah pengadaan fitur-fitur untuk mendukung open workspace seperti meja kerja bersama, coffee table, sofa, locker, lemari berkas dll. Juga sarana pendukung berupa laptop. Terkait dengan implementasi open workspace di lingkungan DJKN, agar bisa berjalan dengan efektif dan mencapai tujuan yang diharapan yaitu peningkatan kinerja pegawai, ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian.

Pertama, perubahan yang dilakukan terhadap struktur ruangan kerja harus diikuti perubahan mindset dan culture set dari pegawai itu sendiri. Walaupun ruangan kerja sudah mengikuti open plan floor jika pegawai tetap bekerja sendiri-sendiri, menutup diri, dan tidak berkolaborasi dengan yang lain maka tidak akan berdampak positif pada kinerja. Jadi pegawai harus dibiasakan untuk sharing, komunikasi, dan bekerja bersama. Kedua, desain dari ruangan kerja harus memperhatikan nature/sifat dari pekerjaan itu sendiri. Apabila sifat dari pekerjaan yang dilakukan memang mengharuskan tingkat kerahasian yang tinggi tentunya harus disediakan ruangan-ruangan khusus selain ruangan yang sifatnya untuk bersama (communal). Dalam hal ini, konsep agile workspace sangat tepat untuk diterapkan karena mengakomodir berbagai sifat pekerjaan. Ketiga, dalam mendesain ruangan open workspace hendaknya melibatkan secara penuh pegawai itu sendiri. Berikan kesempatan kepada pegawai untuk memilih desain ruangan serta fitur-fitur apa yang diinginkan tentunya dalam koridor anggaran yang telah disediakan Hal ini akan meningkatkan engagement pegawai karena pegawai akan merasa lebih nyaman dengan ruangan kerja. Keempat, sumber daya pendukung open workspace harus tersedia dan gampang diakses seperti jaringan internet wifi, laptop/PC yang terhubung dengan jaringan dan bisa diakses siapa saja, printer, mesin fotokopi, scanner dll. Mari kita dukung implementasi open workspace di DJKN untuk kinerja yang lebih baik.

(Neil E. Prayoga - Kasubbag PPK Sekretariat DJKN).

Disclaimer
Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.