Pada tahun 2023 kejelasan dan ketertiban dalam tata cara panggilan dan pemberitahuan menjadi fokus utama melalui diterbitkannya Surat Edaran Nomor 1 tahun 2023. Surat edaran ini, yang dikeluarkan untuk memberikan pedoman dan kejelasan, tidak hanya membawa perubahan dalam kebiasaan administratif tetapi juga membuka pintu bagi inovasi dalam proses komunikasi resmi. Bahwa penyampaian panggilan clan pemberitahuan bagi para pihak, termasuk pihak ketiga, yang tidak memiliki domisili elektronik dalam proses administrasi clan persidangan di pengadilan secara elektronik dilakukan melalui surat tercatat, sebagaimana ketentuan Peraturan Mahkamah Agung Nomor 7 Tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2019 tentang Administrasi Perkara clan Persidangan di Pengadilan secara Elektronik clan Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor 363/KMA/SK/XII/2022 tentang Petunjuk Teknis Administrasi clan Persidangan Perkara Perdata, SEMA ini diterbitkan untuk menciptakan keseragaman atas norma yang dimuat dalam Perma Nomor 7 Tahun 2022 yang menentukan Bahwa penyampaian panggilan dan pemberitahuan bagi para pihak, termasuk pihak ketiga, yang tidak memiliki domisili elektronik dalam proses administrasi dan persidangan di pengadilan secara elektronik dilakukan melalui surat tercatat. Surat Edaran Nomor 1 Tahun 2023 membuka babak baru dalam komunikasi resmi. Dengan menghadirkan kejelasan, menetapkan standar yang tinggi, dan mendorong penggunaan teknologi, surat edaran ini bertujuan untuk memastikan bahwa panggilan dan pemberitahuan melalui surat tercatat bukan lagi sekadar rutinitas administratif, melainkan menjadi fondasi yang kokoh bagi efisiensi, keamanan, dan keterbukaan dalam proses hukum dan administratif.

1.    Kejelasan Proses Komunikasi:

Surat Edaran Nomor 1 Tahun 2023 menawarkan panduan yang sangat jelas tentang bagaimana panggilan dan pemberitahuan harus dilakukan melalui surat tercatat. Ini membantu mengatasi ambiguitas dan meningkatkan kejelasan dalam komunikasi antarpihak yang terlibat. Bahwa panggilan clan/ atau pemberitahuan melalui surat tercatat merupakan panggilan dan/atau pemberitahuan yang disampaikan kepada para pihak melalui surat yang dialamatkan pada penerima harus dibuktikan dengan tanda terima dari penerima dengan menyebutkan tanggal terima. Satu hal yang mencolok dari surat edaran ini adalah definisi ruang lingkup yang sangat jelas. Surat edaran ini tidak hanya membahas panggilan, namun juga melibatkan pemberitahuan yang memastikan bahwa semua jenis komunikasi resmi tertangani dengan tepat.

2.    Teknologi Sebagai Pendorong Efisiensi:

Penggunaan teknologi menjadi poin kunci, pengenalan sistem pelacakan dan penekanan pada penggunaan teknologi modern bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengiriman surat tercatat. Dalam dunia modern, inovasi merupakan tantangan besar bagi setiap organisasi termasuk organisasi penyedia layanan public, inovasi-inovasi yang ada masih belum menjawab semua tantangan organisasional yang dihadapi PT. Pos Indonesia

3.    Waktu dan Batas Respons yang Ditetapkan:

Surat edaran ini memberikan batas waktu yang jelas untuk penyampaian surat tercatat, yang secara langsung mempengaruhi efektivitas proses panggilan dan pemberitahuan. Penetapan batas waktu respons juga menggarisbawahi urgensi respons yang cepat dan efisien.

4.    Keamanan dan Kerahasiaan Informasi:

Keamanan informasi menjadi fokus dalam surat edaran ini. Langkah-langkah yang ditetapkan menunjukkan komitmen terhadap perlindungan data dan kerahasiaan informasi, yang merupakan aspek penting dalam dunia komunikasi resmi.

5.    Dampak Sosial dan Hukum:

Surat Edaran Nomor 1 Tahun 2023 tidak hanya berfokus pada aspek administratif, tetapi juga membawa dampak sosial dan hukum. Dengan meningkatkan ketertiban dalam panggilan dan pemberitahuan, diharapkan dapat meningkatkan keadilan dan keterbukaan dalam proses hukum.

Referensi

SEMA Nomor 1 Tahun 2023