Penatausahaan merupakan kegiatan membukukan, menginventarisasi, dan melaporkan, dalam hal ini adalah Barang Milik Negara (BMN), sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kegiatan penatausahaan dilakukan untuk mewujudkan tertib administrasi dan pengelolaan BMN. Mengapa perlu dilaksanakan penatausahaan untuk BMN? Bagaimana cara melaksanakannya?  Dan siapa yang wajib melaksanakan penatausahaan BMN? Tahap awal melaksanakan penatausahaan BMN adalah melakukan pembukuan, yaitu mencatat BMN yang telah diperoleh ke dalam daftar barang sesuai dengan kode dan golongan barangnya, dengan tujuan mendukung pelaksanaan pengelolaan dan pemantauan BMN secara efektif dan efisien. Pembukuan BMN dilakukan baik oleh pengguna maupun pengelola.

Selain itu, dilakukan pengecekan antara data administrasi dengan fisik BMN untuk mengetahui kondisi sebenarnya (jumlah, kondisi fisik, fungsi, lokasi, dll). Kegiatan ini disebut dengan inventarisasi. Inventarisasi perlu dilaksanakan secara rutin untuk memantau keadaan dan ketersediaan BMN dari waktu ke waktu. Apabila terdapat perubahan kondisi (baik ke rusak ringan, rusak ringan ke rusak berat, dsb), dapat segera diketahui dan dicatat perubahannya. Setelah pembukuan dan inventarisasi, pengguna maupun pengelola BMN wajib untuk menyusun laporan BMN.

Adapun laporan BMN terdiri dari beberapa jenis, antara lain Neraca, Laporan Persediaan, Laporan Aset Tetap, Laporan Penyusutan, Laporan Kondisi Barang dan lainlain. Laporan-laporan dimaksud disusun dan dilaporkan secara periodik sebagai bentuk pertanggungjawaban atas penatausahaan dan pengelolaan BMN. Dari laporan yang diterbitkan, dapat dilihat bagaimana kualitas penatausahaan BMN pada suatu organisasi.  Tidak hanya itu saja, dalam kegiatan penatausahaan BMN, termasuk di dalamnya rencana pemanfaatan, penghapusan, dan pemindahtanganan BMN. Hal ini juga tidak luput menjadi perhatian para pengguna dan pengelola BMN. Pemanfaatan BMN adalah pemanfaatan atau pendayagunaan BMN yang tidak digunakan oleh pemilik untuk dapat dioptimalisasikan pihak lain. Jenis pemanfaatan BMN sendiri dapat digolongkan menjadi beberapa macam, antara lain sewa, kerja sama pemanfaatan, dan sebagainya. 

Penghapusan BMN adalah menghapus BMN dari daftar barang dengan mengacu pada keputusan pejabat berwenang untuk membebaskan baik Pengelola Barang, Pengguna Barang, maupun Kuasa Pengguna Barang, dari tanggung jawab administrasi dan fisik BMN dimaksud. Adapun tindak lanjut penghapusan tersebut di antaranya dapat dilakukan pemusnahan dan pemindahtanganan. Pemindahtanganan BMN merupakan beralihnya kepemilikan BMN kepada pihak lain dengan timbal balik berupa uang. Pada umumnya, pemindahtanganan BMN dilaksanakan dengan metode penjualan, dalam hal ini melalui lelang.  Dengan dilaksanakannya penatausahaan BMN, diharapkan setiap organisasi mampu menjaga aset negara yang menjadi tanggung jawabnya, serta dapat mewujudkan tujuan tertib administrasi. 

Oleh: Fadhila Chairunnisa Annajmi