Dalam menjalankan pekerjaan di kantor sehari-hari, kita telah menghadiri banyak rapat. Bahkan untuk kalangan top management, rapat merupakan “makanan” rutin karena melalui top manajemen ini keputusan suatu organisasi akan diambil. Namun, ternyata ada hal yang unik yang dapat diamati dari kegiatan rapat di masing-masing tempat seluruh dunia.

Kita ambil contoh, budaya kerja di salah satu negara Eropa, yaitu Jerman, merupakan salah satu budaya kerja yang paling sehat bagi manusia. Sehingga tidak heran banyak orang dari penjuru dunia senang untuk hidup dan bekerja di negara ini. Salah satunya, Irwan Prasetyo yang merupakan salah satu influencer pada media sosial yang membagikan pengalamannya bekerja di salah satu perusahaan di Jerman pada videonya bersama Raditya Dika, dirinya menyampaikan, “Bekerja bersama orang Jerman itu memiliki kultur yang berbeda dan jauh lebih efektif. Kita mengadakan rapat dan mengambil keputusan hanya dalam hitungan menit.” Dirinya juga mengatakan bahwa orang-orang Jerman sangat menghargai waktu, khususnya untuk rapat, dan membahas hal pekerjaan bersama rekan di luar jam kerja merupakan hal yang illegal.

Selain itu, Irwan juga pernah bekerja di perusahaan yang sama, namun kali ini bertempat di Los Angeles, California. Menurutnya, meskipun bekerja di perusahaan yang sama, namun karena berbeda tempat, budaya kerja menjadi sangat berbeda. “Orang Amerika memiliki semangat kerja yang sangat tinggi, bahkan cenderung ambisius. Mereka sangat sering mengambil hari lembur untuk insentif tambahan, satu hal yang sama adalah mereka tidak pernah berbicara perihal pekerjaan di luar jam kerja.” Dari pengalaman Irwan Prasetyo di atas, kita dapat melihat satu poin penting yaitu bagaimana pentingnya untuk menggunakan waktu setiap orang dengan bijak.

Bagaimana Rapat Orang Indonesia di Mata Warga Negara Asing?

Kita kerap mendengar dan menilai bagaimana kebiasaan dan kultur orang asing terlebih ketika hendak berkunjung ke suatu negara. Sebelum berkunjung ke negara lain, kita akan mencari tahu bagaimana keseharian warga di negara tersebut. Namun, pernahkah kita terpikir bagaimana warga negara lain menilai kebiasaan orang Indonesia khususnya dalam kegiatan rapat? Dilansir dari crossculture2go.com, terangkum beberapa kebiasaan orang Indonesia saat rapat sebagai berikut :

1.     Jam Karet (Rubber Time)

Meskipun di banyak negara dianggap sangat tidak sopan jika datang terlambat ke suatu janji bisnis tanpa alasan yang jelas, di Indonesia ada yang disebut jam karet, “waktu karet”. Orang Indonesia cenderung menomor-dua-kan ketepatan waktu dibandingkan hal-hal lainnya.

2.     Small Talk

Pertemuan dimulai saat tuan rumah/pimpinan sudah hadir. Sebelumnya, orang-orang akan melakukan obrolan ringan dan membicarakan hal-hal pribadi. Pertemuan di Indonesia seringkali merupakan kesempatan sempurna untuk saling mengenal lebih baik dan mempererat hubungan kekeluargaan. Hal ini dianggap aneh oleh beberapa orang di negara lain dan dianggap membuang-buang waktu.

3.     Indirect Communication Style

Masyarakat Indonesia dinilai kerap berkomunikasi secara tidak langsung karena informasi tidak diungkapkan secara jelas dan gamblang. Jika orang Indonesia hendak menyampaikan hal yang penting, maka mereka akan mengulanginya berulang kali serta merangkumnya lagi di bagian akhir. Mungkin terdengar aneh, namun bagi orang Indonesia, banyaknya pengulangan menunjukkan pentingnya suatu topik. Jika ingin memastikan mitra orang Indonesia memahami semuanya, sebaiknya ulangi beberapa kali, namun selalu dengan cara yang berbeda.

4.     Circular Approach

Masyarakat Indonesia lebih menyukai dialog melingkar. Topik akan disinggung, dihilangkan, dan kemudian diangkat kembali. Hal ini terutama terjadi pada topik-topik penting dan sulit yang dapat menimbulkan perselisihan dan gangguan keharmonisan. Oleh karena itu, Anda tidak boleh bersikeras untuk tetap berpegang pada sudut pandang Anda. Dalam diskusi yang sangat terbuka, panas, konfrontatif, dan argumentatif yang hanya berdasarkan fakta, masyarakat Indonesia akan segera merasa terpojok. Mereka akan merasa kehilangan muka dan mungkin akan menghentikan diskusi.

5.     Decision Making

Di Indonesia, segala sesuatu membutuhkan waktu, apalagi sampai tercapai konsensus. Bahkan mungkin ada lima pertemuan, di antaranya akan selalu ada tahapan diskusi baru. Setelah rapat berakhir, Anda dapat merangkum kembali poin-poin terpenting dan mengirimkan notulennya kepada semua orang melalui email sehingga memicu rapat lanjutan.

Bagaimana menurut anda mengenai 5 poin diatas? Apakah relate atau justru tidak setuju dengan rangkuman 5 poin kebiasaan rapat orang Indonesia diatas?

Terlepas dari tanggapan apapun mengenai 5 poin diatas, sejatinya kita harus selalu bijaksana dalam memanfaatkan waktu, terlebih melibatkan waktu dan kesempatan orang lain. Jadi penting untuk menggunakan waktu setiap orang dengan bijak dan menjadwalkan setiap pertemuan secara efisien dan terarah. Beberapa kebiasaan kita sebagai orang Indonesia perlu diubah untuk dapat mengefisienkan waktu. Lantas bagaimana tahapan rapat yang optimal dan efisien?

1.     Berbagi Informasi

Jika pertemuan diselenggarakan untuk berbagi pengetahuan, maka dapat dilakukan dalam bentuk webinar, sesi pelatihan, atau konferensi. Namun, apabila pertemuan ditujukan untuk mencari akar permasalahan dan solusi, maka informasi yang disajikan adalah keadaan di lapangan dan harapan terhadap solusi yang akan dicari. Selama pertemuan berbagi informasi, yang terbaik adalah bersiap dengan dukungan visual. Mempersiapkan slide deck atau presentasi visual tidak hanya akan membantu Anda menyampaikan pesan dengan lebih jelas, namun juga memastikan bahwa semua peserta dapat mengikuti; membantu Anda menjalankan rapat dengan lebih efisien.

2.     Brainstorming

Hal ini dimaksudkan untuk menumbuhkan ide-ide baru, mengeksplorasi pendekatan alternatif, atau mengatasi masalah rumit dalam upaya menemukan solusi inovatif atau kreatif. Brainstorming dapat diadakan dengan dua orang atau lebih dengan tujuan akhir untuk menghasilkan ide-ide baru sebanyak mungkin. Untuk menghindari rapat yang berulang di waktu yang akan datang, pemimpin rapat harus membuat pedoman rapat dan  memastikan ceklist kebutuhan akan solusi pada rapat dapat terpenuhi.

3.     Diskusi

Dalam rapat diskusi apa pun, penting agar pendapat setiap orang didengar dan dipahami oleh semua pihak. Sasarannya adalah menuangkan semua ide sambil mengembangkan dan menyempurnakan pembahasan. Di akhir diskusi, semua orang yang hadir harus merasa didengarkan dan dipahami. Kompetensi partisipan rapat juga menjadi hal penting, jangan sampai melibatkan orang yang tidak perlu/tidak berkompeten dalam bidang terkait topik bahasan dalam rapat tersebut. Orang Indonesia cenderung melibatkan seseorang yang tidak relevan karena rasa tidak enak dan bentuk penghormatan terhadap jabatan tertentu.

4.     Kesepakatan/Penyelarasan

Rapat kesepakatan atau penyelarasan merupakan salah satu rapat terpenting yang dapat Anda selenggarakan atau hadiri karena rapat tersebut memberdayakan semua peserta untuk menyelaraskan dan bergerak maju secara sinkron. Tujuan dari pertemuan kesepakatan atau penyelarasan adalah untuk melakukan diskusi interaktif sehingga setiap orang yang hadir dapat mengembangkan pemahaman bersama mengenai maksud dan tujuan proyek. Setelah kesepakatan atau pertemuan penyelarasan selesai, seluruh pemangku kepentingan utama, peserta, dan kolaborator harus selaras dan siap untuk bergerak maju secara serempak.

Untuk menjalankan suatu kegiatan, tentunya perlu melihat kesanggupan setiap anggota di bidangnya masing-masing. Kesepakatan yang terbentuk akan memungkinkan kegiatan berjalan sesuai rencana yang ditentukan pada saat rapat.

5.     Pengambilan Keputusan

Pada tahapan ini, ibarat palu sudah diketok oleh pimpinan rapat, semua bagian yang terlibat tidak dapat lagi melakukan negosiasi atau penambahan masukan pendapat setelahnya. Rapat pengambilan keputusan digunakan oleh rekan satu tim ketika mereka perlu menyepakati secara formal keputusan penting yang akan menjadi tolok ukur untuk proyek masa depan.

Jika Anda ingin membuat keputusan yang lebih baik, Anda harus mengadakan pertemuan yang memadai. Mengetahui cara menyelenggarakan atau menghadiri rapat pengambilan keputusan dengan benar sangatlah penting karena rapat ini adalah alat penting yang digunakan dalam setiap organisasi. Lalu apakah budaya rapat kita orang Indonesia seperti Small Talk atau basa-basi untuk meningkatkan keakraban harus dihapus?

Tentu tidak, menurut penulis, kita perlu melakukan penyesuaian untuk menjadi pribadi dan organisasi yang lebih baik. Dimulai dari hal kecil saat rapat, untuk mengefisienkan waktu dan bijaksana dalam menghargai waktu yang telah diluangkan oleh orang lain, maka kita perlu mengutamakan substansi pokok rapat dan melakukan pengambilan keputusan. Hal-hal lain seperti small talk dapat dilakukan apabila keputusan telah diambil dan rapat telah selesai dilaksanakan. Dengan catatan, tidak membahas atau mengganggu keputusan rapat yang telah diputuskan.

Referensi :

1.     www.crossculture2go.com diakses pada 6 Oktober 2023

www.fellow.app diakses pada 6 Oktober 2023