Kegiatan rutin yang berjalan di lingkungan Kanwil DJKN Aceh beserta KPKNL jajarannya yakni Forum Sanger, kembali diadakan. Forum Sanger kali ini dilaksanakan pada hari Kamis, 17 November 2022, dengan Kanwil DJKN Aceh sebagai narasumber. Materi yang dibawakan pun tidak kalah menarik dari materi-materi Forum Sanger sebelumnya, yakni berjudul “Keprotokolan”. Kata yang sudah pasti sering didengar dalam lingkungan perkantoran. Tapi bagaimana sebenarnya menjadi protokoler yang baik? Forum kali ini mengupas kiat-kiat serta pengalaman-pengalaman dari protokoler terbaik di lingkungan Kanwil DJKN Aceh.

Narasumber dari lingkungan Kanwil DJKN Aceh berasal dari bidang Kepatuhan Internal dan Hukum Informasi, Ruhul Fata. Dalam pemaparannya, Ruhul membuka dengan dasar hukum protokoler baik di dunia maupun di Indonesia sendiri. Ia menjelaskan, sejatinya Keprotokolan adalah suatu kegiatan yang didalamnya memuat tata acara ataupun tata tempat yang dibuat sebagai bentuk penghormatan kepada pejabat atau pun orang yang berkedudukan di lembaga tinggi negara. Adapun tujuan dari kegiatan tersebut selain memberikan penghormatan adalah dapat memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara mendatang, serta menciptakan hubungan yang baik.

Selanjutnya Ruhul menjelaskan terkait ruang lingkup dari keprotokolan yang meliputi tata penghormatan, tata upacara, dan tata tempat. Pengaturan-pengaturan tersebut pun tidak dilakukan ke sembarang orang, tetapi hanya ke pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing/organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu. Tetapi didalam penerapannya tidak semudah teori, misalkan saja siapa yang berhak didahulukan? Dan siapa yang mendapat hak prioritas dalam urutan tata tempat? Dalam menghindari hal tersebut, maka dibentuklah pedoman terkait masalah ini, yakni dalam Undang-Undang No. 9 Tahun 2010 Pasal 9. Pelaksanaan hal ini pun tetap memperhatikan kebutuhan di lapangan, perubahan regulasi, serta gaya kepimpinan.

Ruhul juga menjelaskan bahwa kunci dari keprotokolan adalah koordinasi dan komunikasi. Terdapat beberapa koordinasi kegiatan yang harus dilakukan oleh seorang protokoler secara rinci, dimulai dari undangan sampai dengan perlengkapan acara. Tetapi ditengah hal yang sangat banyak untuk dilakukan, protokoler dituntut untuk selalu menjaga penampilan agar selalu terlihat rapi, bersih, dan menarik, serta mampu bertangan dingin, berpikir jernih, dan dapat menempatkan diri di keadaan apapun, mengingat setiap daerah yang dikunjungi memiliki adat istiadat, norma, kebiasaan, kondisi, situasi dan selera yang berbeda-beda.

Materi ditutup dengan tanya jawab yang dilakukan oleh peserta dan narasumber. Pertanyaan-pertanyaan yang ada dapat dijawab dengan baik oleh Ruhul Fata. Kemudian terdapat beberapa sharing session oleh para protokoler di lingkungan Kanwil DJKN Aceh. Sesi ini menambah wawasan dari peserta Forum Sanger, dikarenakan dapat mendengarkan pengalaman langsung dari ahli-ahli protokol yang menyambut pejabat pemerintahan, sehingga dapat menjadi bekal yang bermanfaat. Tidak hanya bagi peserta, tapi juga bagi narasumber sendiri.

Penulis : Feliza.