KPKNL Kisaran mengadakan acara EXIST (Expert Sharing Session and Talk) Seri Kedua mengenai “Penyusutan Arsip Inaktif” yang dinarasumberi oleh Tim Arsiparis DJKN pada Senin (29/5). Acara ini dibuka oleh Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang Kisaran. Acara ini diselenggarakan dalam rangka untuk meningkatkan budaya tertib arsip dan sarana simpan arsip bagi arsip yang masih memiliki nilai guna terhadap organisasi. Harapannya, dengan diadakannya sharing session    ini akan meningkatkan pengelolaan arsip di lingkungan KPKNL Kisaran.
Dalam, sesi sharing session, terdapat empat materi yang dibahas. Materi pertama yaitu Konsep Dasar Penyusutan Arsip Inaktif yang disampaikan oleh Yustinus Eri Prastiantoko, Arsiparis Ahli Muda. Dalam melakukan penyusutan arsip inaktif yang perlu dilakukan terlebih dahulu adalah melakukan manajemen perubahan. Change Management terdiri dari empat prinsip, yaitu:
(1) Understand Change
(2) Plan Change
(3) Implement Change
(4) Communicate Change

Materi kedua yaitu, mengenai pemindahan arsip inaktif yang disampaikan oleh Nur Setyawan, Arsiparis Ahli Pertama. Penyusutan arsip diatur dalam KMK Nomor 983/KM.1/2015 tentang Tata Cara Penyusutan Arsip di Lingkungan Kementerian Keuangan, KMK 1200/KM.1/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif DJKN dan KMK 796/KM.1/2010 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Kementerian Keuangan. Dalam pemindahan arsip, harus dipahami mengenai wewenang pengelolaan arsip. Arsip aktif merupakan wewenang dari unit pengolah arsip; arsip inaktif merupakan wewenang unit kearsipan; sedangkan arsip statis adalah wewenang lembaga kearsipan. Pemindahan arsip dilakukan dengan tahapan persiapan, tahap pelaksanaan, dan tahap penataan.

Materi ketiga yaitu tentang pemusnahan arsip yang disampaikan oleh Hendro Darpito, Arsiparis Ahli Pertama. Pemusnahan arsip dapat dilakukan apabila, arsip sudah tidak memiliki nilai guna; telah selesai masa retensinya; berketerangan musnah berdasarkan JRA; dan tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang serta tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Materi keempat yaitu mengenai tata cara penyerahan arsip statis oleh Risandy Mukhsin. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh Pencipta Arsip, karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan. Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan; telah habis retensinya; dan/atau berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. (Tim Kehumasan_Sari Solikhati)