KPKNL Tangerang I, (13/07/2022) Kolaborasi dalam kamus besar bahasa indonesia, https://kbbi.web.id/kolaborasi  artinya adalah sebuah (pekerjaan) kerja sama. Kerja sama berarti antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan yang sama. Kolaborasi sangat lazim terdengar dalam kehidupan sehari hari kita utamanya beberapa tahun belakangan ini. Mengapa Kolaborasi ? apa yang menarik dari sebuah Kolaborasi ?

Mari kita sederhanakan kerangka berfikir kita. Apa saja yang termasuk dalam kolaborasi dan jenis jenis kolaborasi. Kolaborasi selain sangat bermanfaat untuk keberlangsungan organisasi juga sangat dibutuhkan sebagai sarana untuk pengembangan diri setiap individu. Sebuah artikel yang ditulis oleh M. Ichsan Medina terangkum dalam konten ekslusif archieves glints.com disebutkan bahwa terdapat beberapa jenis kolaborasi khususnya dalam dunia kerja sebagai berikut :

1.  Kolaborasi Internal, yaitu kolaborasi yang melibatkan individu atau grup yang tergabung dalam satu organisasi yang secara umum mempunyai tujuan untuk bekerja sama dan berbagi pengetahuan satu sama lain. Dalam Kolaborasi internal biasanya terdapat informasi yang tidak akan dibagikan dengan pihak lain kecuali diijinkan.

Di Kementerian Keuangan misalnya, salah satu kolaborasi internal dalam tataran layanan informasi publik terhubung melalui PPID Kementerian Keuangan, didalam PPID terdapat panduan bagaimana penerapan Layanan Informasi Publik di lingkungan Kementerian Keuangan.  Jalur Layanan Informasi Publik bukan Jalur Layanan Pengaduan (Fraud). Informasi Publik diatur dalam pasal 13 sd 15 dan 19 sd 22 dalam Perki 1 / 2021. Kolaborasi yang terbentuk dalam struktur PPID Kementerian Keuangan seperti tersebut dibawah ini :

2. Kolaborasi Eksternal

Kolaborasi ekternal adalah kolaborasi yang biasanya dilakukan oleh individu dan atau individu dalam sebuah organisasi yang melakukan kerja sama dengan pihak diluar organisasi tersebut. Kolaborasi eksternal termasuk jenisa kolaborasi yang menguntungkan ? Mengapa demikian. Dalam kolaborasi ini individu atau grup akan berbagi perngetahuan, bekerja dengan individu diluar organisasi.

Sebagai contoh misalnya KPKNL Tangerang I berkolaborasi dengan Kantor Imigrasi Tangerang  yang membuka kesempatan untuk Pembuatan Paspor Baru/Perpanjangan di Kantor Imigrasi Tangerang melalui jalur Eazy Pasport.

3.      Kolaborasi Tim

Menurut LumApps, Kolaborasi tim adalah bentuk kolaborasi paling umum dibandingkan jenis ­­­­­­kolaborasi lainnya. Dalam tipe kolaborasi ini, setiap anggota tim mengenal satu sama lain, teruatama dalam hal peran dan tanggung jawab yang melekat. Biasanya ditunjuk seorang Leader yang bertugas untuk mengevaluasi, mengelola tim dan seterusnya. Idealnya setiap orang yang incharge dalam sebuah tim berkolaborasi secara rutin untuk menyelesaikan pekerjaannya. Ketika pekerjaan selesai, seluruh anggota Tim mendapatkan penghargaan yang setara.

Kolaborasi Tim di KPKNL Tangerang I tercermin dari aktifitas Tim Publikasi KPKNL Tangerang I. Tim Publikasi KPKNL Tangerang I dibentuk melalui
: KEP- 16/WKN.06/KNL.02/2022 tanggal 22 Januari 2022. Kegiatan tim publikasi meliputi beberapa kegiatan baik kegiatan secara formal maupun informal. Keberhasilan sebuah kolaborasi tim sangat ditentukan oleh kekuatan komunikasi dalam tim tersebut.

4.      Kolaborasi Cross-Departemental, adalah salah satu bentuk kolaborasi internal dimana satu departemen dalam perusahaan bekerja sama dengan departemen lainnya untuk mencapai tujuan bersama. Biasanya salah satu pihak akan memberikan pengetahuan atau bantuan yang dibutuhkan oleh departemen lainnya. Contoh sederhana misalnya kegiatan yang belum lama ini dilakukan oleh Arsiparis DJKN yang memberikan knowledge sharing terkait Kearsipan sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan. Arsiparis DJKN berbagi pengetahuan tentang bagaimana mengelola arsip, tantangan dalam kearsipan, penggolongan arsip, pemeliharaan arsip sampai dengan materi pemusnahan arsip.

5.    Kolaborasi Komunitas, biasanya lebih luas jangkauannya, Kolaborasi jenis ini berasal dari beragam kolaborasi dari berbagai komunitas. Tujuan utamanya berbagi pengetahuan, mencipatakan project tertentu, dan sebagainya. Bahkan ada istilah kolaborasi digital, yang secara konsep dapat diartikan sebagai suatu kerja sama untuk berbagi informasi dan mengghasilkan tujuan bersama.

6.    Kolaborasi Virtual, kolaborasi jenis ini yang lazim kita lakukan sejak pandemic melanda negeri ini. Pertemuan, rapat , dan sebagainya yang dilakukan melalui zoom meeting,google meet, dan berbagai aplikasi lainnya yang disebut sebagai kolaborasi bentuk virtual. Tipe kolaborasi ini sangat penting ketika sebuah pekerjaan menuntut dilakukan secara remote, dstnya.

Kementerian Keuangan sangat memahami perubahan dan iklim organisasi yang berkembang secara cepat. Kebutuhan pengembangan diri dan pemenuhan wadah dan sistem kerja yang sesuai menghasilkan kebijakan kebijakn yang semakin memberi kesempatan perubahan pada diri dan organisasi secara berdampak. Tidak dapat dipungkiri, apapun bentuk kolaborasinya, yang perlu dijaga dan dikembangkan adalah pola komunikasi verbal maupun non verbal.

Sesuai topik diatas, mari kita bicara tentang Kolaborasi Tim dan Tantangannya. Sebagaimana kita ketahui, komunikasi menjadi salah satu hal terpenting, apapun jenis kolaborasinya, terlebih kolaborasi Tim. Namun demikian sebelum kita bahas tantangan dalam kolaborasi tim, kita perlu memahami manfaat Kolaborasi Tim,seperti yang terangkum sebagai berikut :

a.    Kolaborasi mampu meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara aktif diantara anggota Tim, didalamnya dapat dikembangkan diskusi yang interaktif, diskusi yang saling membangun, mengasah kemampuan mendengarkan secara aktif, memberi kesempatan berpendapat secara bebas, memberi ruang gerak yang fleksibel antar anggota Tim.

b.    Meningkatkan pengembangan diri dan meningkatkan kreatifitas serta menyelaraskan tujuan organisasi.

c.     Kolaborasi Tim menguatkan branding image sebuah  organisasi, memudahkan pekerjaan yang sulit dan kompleks menjadi lebih mudah dan efektif.

Beberapa Tantangan dalam Kolaborasi Tim :

a.      Setiap individu dalam kolaborasi tim berasal dari berbagai latar belakang, baik latar belakang pendidikan, status sosial, karakter, sifat dan sebagainya, tantangan terbesar adalah bagaimana mengelola perbedaan menjadi sebuah sumber pengayaan informasi yang mampu meningkatkan kapasitas diri dan memperluas sudut pandang.

b.      Meningkatkan kesadaran utuh dan rasa tanggung jawab yang penuh antar anggota Tim. Jika dalam sebuah Tim setiap individu menyadari peran dan tanggung jawab masing2 tidak menutup kemungkinan setiap kendala yang terjadi dapat diselesaikan dengan cara yang baik. Tantangan dalam individu dapat juga dikomunikasikan dengan baik dengan cara diskusi yang lebih interaktif. Diskusi dapat dilakukan secara formal dan informal, secara formal dalam rapat rapat Tim atau secara informal dengan cara duduk Bersama dalam suasana yang lebih rileks.

c.       Membangun Kolaborasi Tim yang hebat, membutuhkan kepercayaan antar Tim dan berbagai effort  yang besar. Kemauan dan upaya yang maksimal dari seluruh anggota Tim sangat diperhitungkan. Jadi dalam sebuah Tim bukan lagi menunjukan kehebatan satu dari beberpa anggota Tim, tetapi lebih mengedepankan kesolidan dan performa dalam bekerja sama.

Mengutip kalimat bijak dari seorang motifator Jamil Azzaini bahwa "Hal terbaik dalam bekerja bukan saat Anda mampu menuntaskan sendiri pekerjaan Anda tetapi teruji dan terbukti saat Anda berkolaborasi. " Demikian uraian singkat  tentang Kolaborasi dalam Tim dan Tantangannya sebagai bahan evaluasi diri dan berbagi ilmu pengetahuan.