Arsip
adalah kumpulan dokumen bersejarah atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan.
Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu
individu atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau
organisasi tersebut. *wikipedia
Hampir
setiap manusia yang hidup dimuka bumi ini memiliki arsip, selain di
perkantoran, di rumahpun masing-masing individu memiliki arsip secara pribadi,
sebagai contoh adalah sertifikat rumah, ijasah, akta kelahiran, KTP, SIM, STNK
dan lain-lain.
Di
setiap perkantoran, arsip merupakan suatu hal yang sangat penting. Oleh karena
itu sangat perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik agar ketika suatu saat
dibutuhkan akan lebih mudah untuk mencari. Dalam hal ini, kementerian keuangan
juga telah membuat peraturan-peraturan dalam pengelolaan kearsipan. Pedoman
kearsipan di lingkungan Kementerian Keuangan diatur dalam:
· Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan;
· Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
· PMK Nomor 196/PMK.01/2019 tanggal 20 Desember
2019 tentang Pedoman Kearsipan dilingkungan Kementerian Keuangan;
· Peraturan Menteri Keuangan Nomor
610/PMK.01/2020 tentang Penunjukan Organisasi Kearsipan di Lingkungan Kementerian
Keuangan;
· Keputusan Menteri Keuangan Nomor 512/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan Internal di Lingkungan
Kemenkeu.
Berdasarkan fungsi dan
kegunaannya, arsip ada tiga macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan
arsip terjaga dimana masing-masing jenis arsip tersebut memerlukan pengelolaan
yang berbeda
A. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses
pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang
meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Arsip
Dinamis memerlukan pengelolaan yang baik sebagai bahan bukti dasar untuk
mengambil suatu keputusan, sekaligus sebagai alat ukur dari melakukan sebuah
kegiatan. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
· Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan
persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
· Arsip Aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus.
· Arsip Inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
B. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
C. Arsip Terjaga
Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Tujuan Penyelenggaraan
Kearsipan adalah:
· Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
· Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan
terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
· Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang
andal, dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
· Menjamin pelindungan kepentingan negara dan
hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang
autentik dan terpercaya;
· Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan
nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
· Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai
bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara;
· Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas
dan jati diri bangsa;
· Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Lalu, bagaimanakah cara mengelola arsip yang baik agar tujuan
penyelenggaraan kearsipan dapat terwujud?
1. Memilah arsip yang sudah tidak bermanfaat,
bermanfaat dan sangat bermanfaat. Arsip yang sudah tidak memiliki manfaat
sebaiknya dimusnahkan.
2. Setelah melakukan pemilahan arsip di pisahkan
lagi berdasarkan jenis arsip, tahun pembuatan dan pembuat arsip.
3. Arsip dimasukkan kedalam sebuat wadah biar lebih
rapi, misalnya stopmap, ordner dan lain-lainnya.
4. Menempatkan arsip-arsip yang sudah tertata baik ke dalam suatu tempat yang aman atau disebut juga gudang arsip.
5. Membuat pencatatan tersendiri terkait arsip tersebut, hal ini juga membuat kita lebih mudah dalam pencarian ketika kita membutuhkan arsip tersebut.
(Penulis: Andi Ratna Widowati/Seksi HI KPKNL Purwokerto)