Pamekasan. Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Pamekasan mengadakan sosialisasi kebijakan kantor pusat Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) mengenai  penggunaan aplikasi Smart, Penataan Arsip, Open Space work, dan Pangarusutamaan Gender (PUG) bertempat di Ruang Smart Corner, Rabu (27/2). Acara dihadiri Kepala Kantor, Kepala Bagian Umum Kantor Pusat DJKN beserta rombongan, Kasubbag Umum, Kepala Seksi dan seluruh pegawai KPKNL Pamekasan.

Acara Sosialisasi bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada masing-masing pegawai di KPKNL Pamekasan untuk mengetahui penggunaan aplikasi Smart dan Smart Mobile, Penataan dan Pengelolaan arsip yang baik dan sesuai ketentuan, pembangunan Open Space work  sesuai arahan Ibu Menteri Keuangan, dan PUG.

Acara dibuka oleh Harmaji, Kepala KPKNL Pamekasan, dalam sambutannya Harmaji mengatakan “ kami sangat senang dan berterimakasih dengan adanya kunjungan dari Kepala Bagian Umum Kantor Pusat DJKN yang dapat memberikan informasi terkait current issue yang berkembang terutama berkaitan dengan kebijakan kantor pusat DJKN mengenai penggunaan aplikasi smart, penatausahaan arsip,  open space work dan PUG“.

Sosialisasi penggunaan aplikasi Smart, penataan dan pengolahan arsip,  Open space work dan PUG disampaikan langsung Kepala Bagian Umum Kantor Pusat DJKN, Wahyu Setiadi. Sosialisasi pertama dengan menyampaikan permasalah PUG. “Pangarusutamaan Gender (PUG) seperti yang kita ketahui selama ini hanya terbatas pada perempuan dan laki-laki saja,  padahal seharusnya PUG ini mencakup semua lini, PUG harus bisa mengakomodir semua stakeholder mulai dari anak-anak, laki-laki, perempuan, orang dewasa, ibu hamil, orang disable, semua harus diakomodir kepentingannya", ungkap Wahyu.

Wahyu Setiadi menyampaikan mengenai  implementasi Smart Mobile yang sudah dimulai sejak Tahun 2016 namun kenyataannya  sampai akhir Tahun 2018 penggunaannya belum mencapai 50% dan hanya berhenti dilevel Kepala Kantor dan Kepala Seksi belum sampai dilevel pelaksana, jadi mulai saat ini masing-masing pegawai harus sudah mulai menginstal aplikasi dimaksud untuk memudahkan monitoring  surat masuk supaya lebih efisien jadi dimanapun meski dalam rangka melakukan perjalanan dinas kita masih bisa melakukan monitoring. Tahun 2019 sesuai arahan Pak Dirjen di Kantor Pusat sudah diharuskan penggunaan Smart Mobile ini.  Hal ini dilakukan supaya implementasi Smart lebih diperdalam sekaligus bertujuan untuk efisiensi mengurangi  penggunaan kertas, dan semua surat internal DJKN harus sudah dikirim melalui Aplikasi Smart ini.

Kemudian Wahyu juga menyampaikan kebijakan Kantor Pusat DJKN mengenai Open space work sesuai arahan Bu Menteri Keuangan akan dilombakan khusus untuk tingkat Kantor Pusat terlebih dahulu di Tahun 2019 ini,  kebijakan Open Space work ini bermaksud merubah budaya yang sudah ada, selama ini  pegawai  ruangannya masih tertutup dan terkotak-kotak, jadi kalau sudah terbuka akan terlihat ketertiban dan kebersihan dari masing masing pegawai dimaksud. Kedepannya akan ada wacana semua ruangan tertutup akan dibuka dan setelah dibuka maka semuanya akan kelihatan ketertiban, kebersihan diatas dan dibawah meja. Kenapa kebijakan Open Space work ini  belum kita share ke daerah karena kita masih menunggu surat edaran resmi dari Sekjen dan rencananya bulan April ini secara resmi baru akan dikeluarkan standarisasi terkait Open Space work dimaksud tapi untuk Kantor Pusat terlebih dahulu.

Sosialisasi terakhir terkait penataan arsip, dimana sejak Tahun 2018 DJKN sudah mencanangkan gerakan sadar arsip, kadang-kadang kita tidak peduli dan kurang menyadari betapa pentingnya penataan arsip dimaksud, mulai saat ini sudah harus dilaksanakan karena mau tidak mau suka tidak suka sudah masuk IKU nya Kasubbag Umum. Setiap kantor sudah mulai harus berbenah arsipnya, dimulai dari pimpinan untuk mensupport dan memotivasi anak buahnya dengan terlebih dahulu memulai dari diri sendiri untuk memilah mana yang termasuk arsip dan non arsip (misalnya dokumen pribadi dan map), sedangkan arsip sendiri masih dipilah lagi mana yang termasuk arsip aktif dan in aktif. Di meja kita sendiri terkadang masih berserakan arsip aktif dan in aktif yang akhirnya membutuhkan space lebar, terkait hal ini sudah harus dimulai dari sekarang pemilahan dan penataan arsip dimaksud dan ini tidak hanya menjadi tugas Kasubbag Umum tapi juga tugas bersama masing-masing seksi yang lebih paham tentang kebutuhan dan penggunaan serta penataan arsip dimaksud.

Acara sosialisasi diakhiri dengan tanya jawab dengan seluruh  pegawai terkait apa yang sudah disampaikan diatas, bagaimana implementasi dan langkah-langkah yang harus diambil terkait kesiapan dana yang sudah ada dan kedepannya karena ini berhubungan dengan DIPA KPKNL dimaksud.

Pada kesempatan tersebut Kepala Bagian Umum Kantor Pusat DJKN juga menyempatkan melihat penataan arsip Risalah Lelang, BKPN, dan dokumen penilaian, serta memberikan beberapa masukan yang diharapkan dapat diimplementasikan di KPKNL Pamekasan.

(Teks : Hartini  Dokumentasi : Dian Novi Prihantono)