Pertama kalinya COVID-19 dilaporkan masuk ke Indonesia pada 2 Maret 2020 di Depok, Jawa Barat. Kasus penularan pertama ini terungkap setelah pasien 01 melakukan kontak dekat WN Jepang yang ternyata positif COVID-19 saat diperiksa di Malaysia pada malam Valentine, 14 Februari 2020. Selang dua hari, pasien 01 merasa kurang enak badan dan mengeluhkan gejala yang mirip COVID-19. Gejala yang ia rasakan seperti batuk, sesak, dan demam dalam kurun waktu 10 hari. Saat berobat ke RS di Depok, pasien 01 sempat dirawat dan didiagnosis mengidap bronkopneumonia, salah satu jenis pneumonia yang menyebabkan peradangan pada paru-paru. Usai dikabarkan rekannya yang WN Jepang positif COVID-19, pasien 01 langsung dirujuk ke RSPI Sulianti Saroso. (https://health.detik.com/berita-detikhealth/d-5781536/kapan-covid-19-masuk-ke-indonesia-begini-kronologinya)

Kementerian Keuangan merupakan salah satu institusi di negara
ini yang mempunyai peran sangat strategis dalam pencapaian tujuan nasional, yaitu masyarakat adil dan makmur berdasarkanPancasila. Kita tidak dapat membayangkan jika Kementerian Keuangan
sebagai suatu organisasi tersebut tidak dapat menjalankan tugas dan fungsinya dengan optimal dikarenakan adanya suatu kondisi yang tidak normal atau force majeure.

Di tengah badai pandemi Corona Virus Disease 2019 (COVID-19), Kementerian Keuangan dituntut untuk terus berinovasi agar kelangsungan organisasi tetap berjalan. Untuk itu, Kementerian
Keuangan menerapkan Business Continuity Plan (BCP). BCP merupakan
suatu sistem pencegahan dan pengendalian yang disusun untuk menghadapi potensi kendala gangguan atas keberlangsunganorganisasi. BCP COVID-19 pun disusun untuk meminimalisir dampak yang timbul, terutama inovasi dan kreativitas pada layanan organisasi,
dengan melindungi kesehatan dan keselamatan pegawai maupun stakeholder Kementerian Keuangan dari penyebaran COVID-19. Penyusunan BCP COVID-19 telah dilakukan dan ditetapkan dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 119/KMK.01/2020 tentang Pedoman Pelaksanaan Rencana Keberlangsungan Layanan Terkait Dampak COVID-19 Di Lingkungan Kementerian Keuangan. BCP COVID-19 Kementerian Keuangan ini telah diimplementasikan dengan penyelenggaraan layanan/bekerja dari rumah atau Work From Home dan telah mencapai 84,89 persen pegawai.

Bekerja dari rumah merupakan sebuah cara bekerja yang mulai
populer sejak era internet. Istilah yang digunakan bervariasi mulai dari telecommuting, teleworking, juga remote working. Istilah yang digunakan di KementerianKeuangan adalah flexible working space merujuk pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 302/KMK.01/2019 tentang
Implementasi Inisiatif Strategis Program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan. Salah satu inisiatif strategis yang diatur didalam Tema Sentral Penguatan Budaya Organisasi Kementerian Keuangan adalah The New Thinking of Working, yang disusun untuk mewujudkan budaya kerja yang adaptif, berbasis digital dan berintegritas guna meningkatkan produktivitas dan kinerja Kementerian Keuangan. Salah satu terobosannya yaitu
penyusunan kebijakan flexible working hours dan flexible working space sebagai upaya untuk mendorong work life balance dan produktivitas kerja pegawai. Flexible Working Hours (FWH) dan Flexible Working Space (FWS) merupakan bagian dari penerapan Flexible Working Arragement (FWA) atau pengaturan pola kerja yang lebih fleksibel.  (dikutip dari Buletin Kinerja XLI/Semester I Tahun 2020)

Kementerian Keuangan secara cepat merespon merebaknya pandemic covid 19 dengan mengeluarkan beberapa ketentuan dan aturan yaitu antara lain dalam rangka :

1.     Upaya Pencegahan Penyebaran COVID 19 dengan Pedoman/imbauan pertama di Kemenkeu terkait COVID-19 dengan pengaturan melalui Surat Edaran Menteri Keuangan  (SE) Nomor 2/MK.01/2020

2.     Panduan Tindak Lanjut Pencegahan Penyebaran COVID 19  dengan Pengaturan WFH yang pertama yang diatur melalui SE-5/2020

3.     Pelaksanaan Cuti pada masa bencana COVID-19 diatur dengan SE-18/2020 terkait Cuti Sakit karena COVID-19 tidak dipotong TUKIN  dan Pembatasan jenis cuti,

4.     Sistem Kerja Kemenkeu pada Masa Normal Baru diatur dengan SE-22/MK.01/2020 dengan Pengaturan sebagai berikut :

a.     jumlah maksimal Pegawai WFO (15%)

b.     Pengaturan WFH pada Homebase

c.      Penguatan nilai-nilai selama pandemi

5.     Panduan Lanjutan Sistem Kerja Kemenkeu pada Masa Transisi dalam Tatanan Normal Baru sesuai dengan SE-32/2020

a.     Pengaturan WFO (max 15% zona merah, 50% zona hijau)

b.      Panduan pertemuan fisik

c.     Penugasan task force

6.     Penegasan Ketentuan Pencegahan dan Penanganan COVID yang diatur dengan  SE-12/2021

a.     Pengaturan jumlah pegawai WFO (max 25% zona merah/oranye, 50% wilayah lain)

b.     Memastikan pegawai mendapat vaksinasi

7.     Panduan Kegiatan Virtual sesuai dengan SE-18/2021

a.     Pedoman penghormatan dan pelantikan virtual

b.     Persiapan pelaksanaan kegiatan virtual

c.     Etika kedinasan kegiatan virtual

8.     Hari dan Jam Kerja diatur sesuai dengan PMK Nomor 221 Tahun 2021

a.      Implementasi flexy time (90 menit) mendukung sistem kerja yang agile dan modern, serta work/life balance

b.     kebijakan afirmasi bagi pegawai di daerah sulit perhubungan (tambahan CKAP, dispensasi)

c.     Penegakan tidak hanya terkait disiplin presensi tapi juga disiplin pelaksanaan tugas

d.     Penegasan Sistem Kerja

9.      Pada bulan Februari tahun 2022 terbit SE-2/2022 yang menegaskan tentang :

a.      Pengaturan WFO utk PPKM tiap level (0%-75%);

b.      WFO diutamakan yg telah vaksinasi lengkap

c.       Pembatasan kegiatan fisik

d.      Pedoman WFH

Menindaklanjuti Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan an. Menteri Keuangan RI Nomor : SE-1/MK.1/2022 tanggal 1 Februari 2022 tentang Penegasan Sistem Kerja Kementerian Keuangan Selama Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat Pada Masa Pandemi Covid-19. Maksud dan Tujuan SE tersebut untuk memberikan panduan bagi pegawai, pengelola kepegawaian, dan pimpinan unit di lingkungan Kementerian Keuangan dalam melaksanakan pola hidup dan system kerja pada kondisi pandemi COVID19 dengan mengendalikan jumlah pegawai yang bekerja dari kantor (Work From Office).

Presiden Jokowi juga memberikan arahan pada Rapat Internal tentang WFA tgl 20 Mei 2022  sebagai berikut :

1.   WFA merupakan gagasan yang bagus sehingga harus direncanakan dengan matang

2.   Penerapan WFA harus menjamin terjaganya etos kerja dan produktivitas ASN serta tetap ada kontrol terhadap ASN yang WFA

3.   Siapkan aplikasi/sistem/platform yang mendukung, termasuk infrastruktur teknologi yang dibutuhkan

Urgensi penguatan Budaya Kemenkeu dari aspek perilaku pegawai saat pandemi, yang bertolak belakang dari kebiasaan yang efektif antara lain sebagai berikut :

1.   Tidak bertegur sapa/ fokus ke HP ketika di lift, yang efektif seharusnya senantiasa bersikap saling peduli dan kooperatif

2.   Tidak langsung bekerja ketika selesai jam istirahat, yang efektif seharusnya senantiasa menjaga disiplin waktu kerja, bertanggung jawab serta berupaya maksimal melaksanakan tugas denga efektif dan efisien, sesuai tingkat kepentingan

3.   Tidak responsif dan sulit dihubungi saat jam kerja, yang efektif seharusnya berupaya selalu responsif, cekatan, dan fokus pada solusi/bersikap solutif

4.   Posting foto/video berwisata/makan-makan saat perjalanan dinas, yang efektif seharusnya secara konsisten menerapkan budaya kerja transparan, sesuai perkataan dan perbuatan serta menjaga nama baik individu & institusi (menjunjung Pancasila dan UUD 1945).

5.   Tidak rutin mengganti password/membagikan password ke sembarang orang, yang efektif seharusnya berupaya terus menerus memperlihatkan kesadaran tentang menjaga kerahasiaan, keamanan data, dan informasi organisasi serta bertanggung jawab dalam penggunaan BMN

6.   Tidak menyalakan kamera saat Zoom tanpa izin/pemberitahuan, yang efektif seharusnya secara konsisten mengembangkan cara berkomunikasi efektif baik lisan dan tulisan serta kompetensi diri lainnya

7.   Berkumpul/berteman hanya dengan yang asal/latar belakangnya sama, yang efektif seharusnya selalu bersikap adil dan toleran/menghargai perbedaan (termasuk menghargai kontribusi berbagai orang dari berbagai latar belakang)

8.   Posting ujaran kebencian kepada Pemerintah dan tidak netral di medsos, yang efektif seharusnya selalu bersikap adil dan toleran/menghargai perbedaan (termasuk menghargai kontribusi berbagai orang dari berbagai latar belakang)

9.   Tidak bekerja/sibuk melakukan aktivitas lain saat jam kerja (contoh: nonton, masak, nyuci), yang efektif seharusnya senantiasa menunjukkan perilaku disiplin diri, memegang teguh tanggung jawab, dan taat aturan meski tanpa pengawasan dengan penuh kesadaran, serta rela berkorban

10.       Enggan dihubungi di luar jam/hari kerja saat kondisi urgent , yang efektif seharusnya senantiasa menunjukkan perilaku disiplin diri, memegang teguh tanggung jawab, dan taat aturan meski tanpa pengawasan dengan penuh kesadaran, serta rela berkorban

11.       Melakukan penghinaan fisik (Body Shaming), yang efektif seharusnya selalu bersikap adil dan toleran/menghargai perbedaan (termasuk menghargai kontribusi berbagai orang dari berbagai latar belakang).

12.       Pimpinan & bawahan bersama-sama menerima hadiah dari stakeholder , yang efektif seharusnya senantiasa berupaya menghindari konflik kepentingan dan menjunjung tinggi kode etik serta tidak menyalahgunakan jabatan

13.          Masuk ke tempat hiburan malam tanpa penugasan , yang efektif seharusnya secara konsisten menerapkan budaya kerja transparan, sesuai perkataan dan perbuatan serta menjaga nama baik individu & institusi (menjunjung Pancasila & UUD 1945).

14.          Tidak melaporkan gratifikasi ke UPG,  yang efektif seharusnya senantiasa berupaya menghindari konflik kepentingan dan menjunjung tinggi kode etik serta tidak menyalahgunakan jabatan

15.          Hubungan khusus dengan rekan kerja dimana salah satu atau keduanya sdh berumah tangga,  yang efektif seharusnya senantiasa menunjukkan perilaku disiplin diri, memegang teguh tanggung jawab, dan taat aturan meski tanpa pengawasan dengan penuh kesadaran, serta rela berkorban

16.          Tidak kooperatif dengan unit kerja lain dalam pelaksanaan tugas , yang efektif seharusnya selalu melakukan kolaborasi yang harmonis untuk hasil terbaik yang diawali sikap transparan dan terbuka

17.          Tidak berpenampilan, berpakaian, dan memakai sepatu kerja sesuai dengan ketentuan dan standar etika yg berlaku, yang efektif seharusnya senantiasa menunjukkan perilaku disiplin diri, memegang teguh tanggung jawab, dan taat aturan meski tanpa pengawasan dengan penuh kesadaran, serta rela berkorban

18.          Tidak memberikan kesempatan ibadah ketika rapat berlangsung, yang efektif seharusnya selalu bersikap adil dan toleran/menghargai perbedaan (termasuk menghargai kontribusi berbagai orang dari berbagai latar belakang).

19.          Tidak mengindahkan etika berkomunikasi e-email serta media komunikasi lainnya, yang efektif seharusnya secara konsisten mengembangkan cara berkomunikasi efektif baik lisan dan tulisan serta kompetensi diri lainnya

20.          Menemui pihak yang berpotensi menimbulkan konflik kepentingan, tanpa ada penugasan,  yang efektif seharusnya senantiasa berupaya menghindari konflik kepentingan dan menjunjung tinggi kode etik serta tidak menyalahgunakan jabatan.

Diantara unit-unit yang ada di bawah Kementerian Keuangan diharapkan mendorong terwujudkan Budaya Kemenkeu Satu dengan beberapa cara antara lain :

1.   Memahami, saling membutuhkan, dan terbiasa untuk bersinergi dan berkolaborasi dalam bekerja sebagai wujud Sinergi (S), contohnya : Pegawai senang melibatkan pihak lain dari berbagai unit/daerah/generasi atau faktor lain yang relevan ketika mengerjakan suatu projek

2.   Responsif, adaptif, berperan aktif terhadap perubahan ekosistem kerja dan memanfaatkan sumber daya secara bijak dan efisien sebagai wujud Adaptif (A), contohnya : Pegawai mudah menerima dan mempelajari informasi/kebijakan baru bahkan membantu dalam proses perubahan di unit kerjanya

3.   Menguasai dan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi secara efektif dan optimal untuk meningkatkan produktivitas kerja, sebagai wujud berkemampuan Teknologi (T), contohnya : Pegawai pandai mengoperasikan atau memanfaatkan suatu aplikasi/sistem terkini hingga membuat suatu layanan menjadi lebih cepat dan tepat

4.   Selalu antusias meningkatkan kompetensi, inovasi, etika, dan perilaku kerja untuk mencapai kinerja, sebagai wujud Unggul (U), contohnya : Pegawai haus akan ilmu dan belajar secara mandiri dari berbagai sumber ketika diberikan tugas yang menantang atau baru baginya

Konsepsi Transformasi Proses Bisnis dan Organisasi di Kementerian Keuangan antara lain sebagai berikut :

1.   Pengalihan Organisasi dari model hierarki menjadi model fungsional

2.   Implementasi pola kerja matriks/squad team (misal decicated team by project & Kolaborasi JF)

3.   Tata Kelola FWA yang meliputi pengaturan tempat, waktu dan cara bekerja secara remote working

4.   Penguatan Manajemen Kinerja berbasis outcome/output

5.   Pengembangan e-Kemenkeu sebagai super apps (al. Nadine, team task) menjadi enabler virtual Working Space yang lebih kolaboratif dan interaktif

Implementasi Flexible Working Space (FWS) sebagai Pelaksanaan Work From Anywhere di Kemenkeu sesuai KMK Nomor 223 Tahun 2020 tentang Implementasi fleksibilitas tempat bekerja (flexible working space) bagi pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan). Kriteria pekerjaan yang diprioritas untuk melaksanakan FWS yaitu yang memiliki tugas dan fungsi terkait dengan :

1.   perumusan kebijakan atau rekomendasi kebijakan;

2.   pekerjaan yang tidak berhubungan secara langsung/tatap muka dengan pengguna layanan baik
internal maupun eksternal Kementerian Keuangan; dan/atau

3.   pekerjaan yang dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas daring (online).

Pegawai yang dapat melaksanakan FWS harus memenuhi seluruh kriteria sebagai berikut:

1.   memiliki Nilai Prestasi Kerja Pegawai (NPKP) paling rendah bernilai "baik" untuk satu tahun
penilaian sebelumnya;

2.   tidak sedang dalam proses pemeriksaan terkait dengan pelanggaran disiplin atau tidak sedang
menjalani hukuman disiplin berdasarkan ketentuan yang berlaku; dan

3.   dapat bekerja secara mandiri, bertanggung jawab, berkomunikasi efektif dengan atasan, rekan
kerja dan pihak lain serta responsif terhadap instruksi penugasan

Pelaksanaan FWS dilakukan di luar kantor kedudukan pegawai yang bersangkutan dengan lokasi, meliputi:

1.   ruang kerja bersama (open space) pada unit kerja di lingkungan Kementerian Keuangan yang telah
menerapkan konsep tempat kerja berbasis aktivitas (activity based workplace);

2.   rumah/tempat tinggal pegawai (work from home); atau

3.   lokasi lain yang memiliki sarana dan fasilitas penunjang pelaksanaan FWS sepanjang tidak
membahayakan keamanan, kesehatan, keselamatan, dan mencemarkan nama baik pegawai dan
organisasi.

Mekanisme usulan pelaksanaan FWS di lingkungan Kementerian Keuangan ditetapkan sebagai berikut:

a.     pegawai yang akan melaksanakan FWS, menyampaikan usulan kepada atasan langsung disertai dengan pertimbangan dan rencana pelaksanaan FWS;

b.     rencana pelaksanaan FWS sebagaimana dimaksud pada huruf a paling sedikit memuat:

1) lokasi pelaksanaan FWS;

2) durasi pelaksanaan FWS; dan

3) rencana kerja pelaksanaan FWS.

c.   atas usulan pelaksanaan FWS sebagaimana dimaksud pada huruf a, atasan langsung memberikan persetujuan atau penolakan dengan mempertimbangkan persyaratan sebagaimana disebutkan diatas.

d.   dalam hal disetujui, dilanjutkan proses pengajuan surat tugas FWS kepada pejabat yang berwenang menerbitkan surat tugas sebagai dasar pelaksanaan FWS pegawai yang bersangkutan;

e.      kewenangan penerbitan surat tugas sebagaimana dimaksud dalam huruf d dapat dimandatkan kepada pejabat yang ditunjuk paling rendah Eselon IV atau yang setingkat;

f.      Pejabat Pimpinan Tinggi Madya/Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama atau pimpinan setingkat pada Unit Organisasi Non-Eselon yang melaksanakan FWS, tidak memerlukan surat tugas sebagaimana dimaksud pada huruf d

Dalam melaksanakan pola kerja FWS, pegawai harus :

a.     memastikan ketersediaan sarana pendukung, keamanan data dan jaringan informasi dan teknologi serta komunikasi yang digunakan selama pelaksanaan FWS;

b.     memenuhi jumlah jam kerja harian sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan;

c.     menjaga pencapaian target kinerja pegawai dan/atau target kinerja unit kerja yang menjadi tanggung jawabnya pada periode berjalan;

d.     menjaga dan menjunjung kode etik dan kode perilaku yang berlaku di lingkungan Kementerian Keuangan dengan mengacu pada ketentuan yang berlaku; dan

e.     bersedia dipanggil bekerja ke kantor dalam hal terdapat kepentingan dinas yang memerlukan kehadiran pegawai yang bersangkutan.

Pelaksanaan FWS untuk pegawai di lingkungan Kementerian Keuangan menggunakan sistem teknologi informasi yang sudah diakomodasi dalam aplikasi office automation Kementerian Keuangan (e-Kemenkeu) dan aplikasi pendukung lainnya.

Hal menarik yang disampaikan oleh Sri Mulyani Indrawati (Menteri Keuangan RI) saat kunjungan di Yogyakarta tanggal 21 Juni 2022 dalam rangka Penguatan Kolaborasi Kemenkeu Satu mengawal APBN : Kenapa Kemenkeu bisa menjadi yang terbaik karena kita mau mereform & berkontribusi baik untuk negeri, berkompetisi secara sehat, orang yang bagus yang masuk kemenkeu, The best of Us and I will give the best.

Tranformasi cara kerja disaat ini adalah dengan kerja kolaboratif, inovatif, memberikan kompetensi terbaik, beretika, kerja denga IT dan system, kerja dengan Data dan knowledge management, serta kerja dengan flexible working arrangenment.  

Kesimpulan dari pola kerja WFA akan berhasil apabila dikerjakan oleh SDM yang kompeten dan berintegritas serta selalu berinovasi memanfaatkan teknologi untuk menghasilkan output yang optimal. Maju terus Kementerian Keuangan…

Ditulis oleh Harmaji (Kepala KPKNL Makassar)

Referensi :

1.   https://health.detik.com/berita-detikhealth/d-5781536/kapan-covid-19-masuk-ke-indonesia-begini-kronologinya

2.   Buletin Kinerja XLI/Semester I Tahun 2020

3.   Materi preliminary FGD Pejabat Administrator Triwulan II Tahun 2022

4.   Keputusan Menteri Keuangan Nomor 223 Tahun 2020

5.   Sambutan Sri Mulyani Indrawati (Menteri Keuangan RI) saat kunjungan di Yogyakarta tanggal 21 Juni 2022