Jakarta (30/8) – Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (Kanwil DJKN) DKI Jakarta terus berbenah. Tidak sekedar dilombakan untuk memeriahkan 17-an, namun Kepala Kanwil DJKN DKI Jakarta Encep Sudarwan serius menindaklanjuti hasil penilaian lomba 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) dengan mendatangkan Dwi Mudalsih narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk memberikan materi Pengelolaan Arsip.

Acara tata kelola arsip di lingkungan Kanwil DJKN DKI Jakarta yang dibuka Encep Sudarwan itu dihadiri oleh para Kepala Seksi baik dari Kanwil DJKN DKI Jakarta maupun dari KPKNL Jakarta I s.d. V.

Dwi Mudalsih memaparkan ukuran baik untuk kearsipan adalah bisa ditemukan dengan mudah, tepat dan cepat serta tertata baik. Arsip layaknya makhluk hidup, ia juga memiliki siklus hidup dari mulai penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan hingga penyusutan arsip. Begitupun dalam memperlakukan arsip antara arsip aktif dan inaktif berbeda cara memperlakukannya.

Arsip Inaktif itu jarang digunakan/diakses, frekuensi penggunaannya kurang dari 7 kali dalam setahun (atau sesuai aturan organisasi), namun harus disimpan untuk keperluan referensi sehingga perlu dipisahkan penyimpanannya dengan arsip Aktif agar mengurangi arsip di unit kerja.

Arsip aktif sebagai arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi atau terus menerus perlu dikelola dengan sistem pemberkasan yang baik dan sistematis dengan menggunakan huruf, nomor atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang disimpan.

Selanjutnya arsip disimpan ke dalam folder, boks/kotak file dan lainnya, sesuai aturan yang telah direncanakan termasuk proses penentuan, pemberian kode, penyusunan, penempatan arsip dengan cara yang sistematis sehingga arsip mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

“Di KPKNL Jakarta II terdapat arsip Risalah Lelang tahun 1925 apakah tergolong memiliki nilai sejarah?” tanya Encep dan diamini oleh Kepala Seksi Pelayanan Lelang KPKNL Jakarta II, Djunaidi Efendy. Menurut Dwi Muldasih dilihat dari umurnya Risalah Lelang itu termasuk arsip statis yang bernilai sejarah dan dapat diserahkan penyimpanannya ke ANRI dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh ANRI apakah orisinil atau hanya copy, sebab ada kemungkinan ANRI sudah memiliki arsip tersebut. Saat ini ANRI banyak menyimpan arsip bersejarah, arsip dari tahun 1602 ada yang disimpan ANRI. (Teks/Foto:Asya)