Samarinda, (25/5) – Dalam rangka meningkatkan pemahaman dan keterampilan dalam pengelolaan arsip di KPKNL Samarinda pada Kamis (25/5) diselenggarakan kegiatan Sharing Knowledge Pengelolaan Kearsipan di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) dihadiri oleh seluruh pegawai KPKNL Samarinda bersama narasumber dari arsiparis sekretariat DJKN.

 Acara dimulai pukul 09.00 WITA melalui aplikasi Ms. Teams yang dipandu oleh Idi Muamar selaku Koordinator Pengelolaan Arsip di KPKNL Samarinda. Narasumber pertama yang menyajikan materi ialah Hendro Darpito selaku Arsiparis Ahli Pertama DJKN, ia mengucapkan sangat berbahagia untuk berbagi tentang penataan kearsipan pada pagi hari ini. Hendro begitu ia disapa, memaparkan konsep dasar kearsipan sebagaimana tertuang pada pengertian arsip pada Pasal 1 ayat (2) UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Narasumber selanjutnya, Risandy Mukhsin menjelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif. Ia menambahkan bahwa arsip dinamis ini erat kaitannya dengan pelayanan peminjaman dan permintaan salinan arsip yang harus berpedoman pada sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. “Peminjaman dan permintaan tersebut dapat diberikan atau tidak, karena tidak semua arsip dapat diakses oleh umum. Jadi harus dikelompokan dan dicatat sesuai indikator arsip yang benar,” tegas Risandy.

Nur Setyawan selaku Arsiparis Ahli Mahir menjelaskan tentang penyusutan arsip yang memiliki tujuan untuk memisahkan antara arsip yang bernilai guna dan yang tidak bernilai guna. Ulasnya lagi, apabila arsip sudah tidak memiliki nilai guna dan telah habis masa retensinya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) hendaknya dilakukan pemusnahan arsip sesuai ketentuan pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196 Tahun 2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan.

Sebagai penutup, Kepala KPKNL Samarinda Bagus Kurniawan menuturkan, “Arsip merupakan sesuatu yang penting untuk kita jaga. Sehingga dokumen-dokumen rahasia negara ketika dibutuhkan nantinya bisa didapatkan dengan cepat untuk memudahkan pelaksanaan tugas di kantor,” pungkasnya.