Di era digital, data dan informasi yang kredibel merupakan suatu kebutuhan agar organisasi mampu bertahan. Data dan informasi tersebut merupakan alat bantu untuk ketepatan strategi dan kebijakan, mulai dari formulasi sampai dengan evaluasi. DJKN sebagai asset manager memiliki data dan informasi yang dihasilkan dari aktivitas pengelolaan kekayaan negara, pengurusan piutang negara, pelayanan lelang, dan pelayanan penilaian. Data dan informasi yang beragam ini akan sangat bernilai untuk mengawal DJKN menjadi organisasi yang adaptif di era digital. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen yang terpadu perlu dibangun untuk mendukung perumusan strategi dan kebijakan yang lebih efisien dan efektif.  

    Sistem informasi manajemen menurut McLeod diartikan sebagai sebuah sistem berotak komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan sama. Layanan ini menyediakan informasi mengenai sesuatu yang telah, sedang, dan apa yang kemungkinan terjadi untuk waktu yang akan datang. Informasi yang tersedia baik yang berupa laporan periodik, laporan khusus maupun dari data output simulasi matematika tersebut nantinya dapat digunakan pengelola perusahaan untuk proses analisis dan pemecahan masalah serta pembuatan kebijakan.

    Di era digital, intensitas kebutuhan akan informasi sangatlah tinggi. Instansi pemerintah sebagai organisasi pelayan publik dituntut untuk dapat menyediakan informasi dengan cepat dan akurat. Dalam hal ini, sistem informasi manajemen yang handal dibutuhkan untuk memenuhinya. Selain untuk memenuhi kebutuhan informasi masyarakat, sistem informasi manajemen juga mampu mendukung pengolahan data menjadi informasi penting yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan operasional, taktis, dan strategis.  

    Pemerintah telah mencanangkan road map dan strategi Indonesia untuk menerapkan revolusi industri 4.0. Salah satunya dengan sistem pemerintahan secara elektronik yang mulai dicanangkan sejak ditetapkannya Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Pemerintah mengusung konsep e-Government sebagai isu kebijakan publik strategis menghadapi era digital.

    Di lingkup Kementerian Keuangan, khususnya DJKN, sistem berbasis elektronik sudah lebih awal diterapkan melalui pengembangan aplikasi pengelolaan kekayaan negara, Sistem Informasi Manajemen Aset Negara (SIMAN), pengurusan Piutang Negara (FocusPN), Sistem Informasi Penilaian (SIP), lelang elektronik (lelang.go.id), dan aplikasi pendukung layanan lainnya (SMART, Dianas, EWS KND, Aladin, dll).  

    Pandemi Covid-19 membuat era digitalisasi datang lebih cepat. DJKN sebagai salah satu instansi pemerintah yang memiliki kewajiban untuk memberikan layanan kepada stakeholder harus beradaptasi dengan tuntutan digitalisasi layanan. KPKNL sebagai kantor vertikal yang lebih intens dalam pemberian layanan kepada stakeholder saling bertukar inovasi dalam pengembangan layanan secara digital. Dan sebagai hasilnya, Gerai Layanan Virtual (GLV) secara serentak ditetapkan sebagai wajah baru pelayanan di era digitalisasi ini.

    Digitalisasi layanan dan proses bisnis menjadi kebutuhan yang tidak bisa lagi dihindari. Serangkaian proses yang kompleks tersebut akan menggandakan jumlah data dan informasi yang dihasilkan. Di mana data dan informasi harus dimanfaatkan dengan baik karena merupakan key point dalam kesuksesan organisasi beradaptasi di tengah perubahan. Hal itu dikarenakan, data dan informasi dapat membantu pengambilan keputusan organisasi, mulai dari formulasi sampai dengan evaluasi kebijakan.     

    Terlebih lagi, trend big data dalam perumusan kebijakan yang saat ini terjadi, perlu didukung data yang valid dan kredibel. Dalam hal ini, data dan informasi yang tersedia dalam sistem informasi di DJKN harus dapat dipastikan tingkat validitasnya. Hal itu dapat diwujudkan melalui ketersediaan dokumen sumber sebagai dasar data dan informasi yang kredibel. Sistem informasi yang handal perlu dibangun untuk mewadahi data, informasi, dan dokumen sumbernya tersebut.

    Direktorat Jenderal Kekayaan Negara memiliki core business utama di bidang pengelolaan kekayaan negara, pengurusan piutang negara, pelayanan penilaian, dan pelayanan lelang. Serangkaian proses bisnis tersebut memiliki kerumitan tersendiri yang membutuhkan tingkat keahlian teknis dan profesionalisme yang harus didukung oleh upaya-upaya yang konsisten.

    Dalam rangka efisiensi dan efektivitas proses bisnis, telah dibangun sistem berbasis elektronik yang menaungi masing-masing proses bisnis. Hal itu telah membantu dalam efisiensi pelaksanaan proses bisnis selama ini. Akan tetapi, hal tersebut juga menyebabkan data dan informasi yang dihasilkan tidak saling terintegrasi antara proses bisnis satu dengan lainnya.

    Di sisi lain, kebutuhan data dan informasi yang bersumber dari satu pintu dan real time sangat diperlukan oleh DJKN. Hal itu untuk mendukung perumusan kebijakan yang lebih efisien dan efektif di era digital yang menuntut ketersediaan data dan informasi secara cepat dan tepat. Oleh karena itu, penyempurnaan sistem informasi agar terpadu dalam satu mega system yang dapat menaungi keseluruhan proses bisnis harus diwujudkan. Pembangunan sistem informasi yang handal sangat diperlukan sebagai decision support system. Hal itu dikarenakan perkembangan teknologi mengharuskan organisasi bersifat adaptif terhadap dinamika yang sangat cepat. Urgensi pembangunan sistem informasi manajemen yang terpadu di DJKN tidak dapat dielakkan lagi.

    Sumber daya manusia DJKN memegang peranan penting dalam mewujudkan organisasi yang adaptif. Insan DJKN sebagai man behind the data and information harus memiliki literasi yang cukup baik. Sikap yang proaktif harus ditanamkan untuk menghindari adanya opportunity loss dalam dinamika manajemen aset yang demikian cepat. Dan oleh karenanya, upaya pengembangan pegawai harus selangkah di depan untuk mempersiapkan SDM yang responsif dan kompeten.

    Di sisi eksternal, publikasi informasi dan pelayanan prima merupakan hal yang tidak boleh terlewat. Informasi yang DJKN sampaikan dalam pemberian layanan dan juga publikasi media harus terpercaya. Hal itu perlu dilakukan untuk menjaga akuntabilitas organisasi di tengah tuntutan transparansi informasi dari masyarakat yang kian tinggi. Dalam hal ini, sistem informasi manajemen yang handal mampu mengakomodasi kebutuhan tersebut secara efektif dan efisien.

    DJKN telah mengembangan sistem elektronik dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Sejak diluncurkannya aplikasi SIMAN, digitalisasi proses bisnis semakin berkembang. Lelang e-auction yang pada tahun 2019 telah memiliki branding sendiri melalui lelang.go.id juga turut mewarnai digitalisasi proses bisnis yang menyentuh pengguna layanan secara luas. Efisiensi yang dihasilkan sangat terasa baik oleh insan DJKN maupun pengguna layanan.  Akan tetapi karena DJKN memiliki serangkaian kegiatan yang memiliki keunikan dan kerumitan tersendiri pada tiap proses bisnis, pengembangan aplikasi dilakukan secara mandiri di tiap-tiap proses bisnis. Hal itu menghasilkan beberapa aktivitas berulang dan juga data dan informasi yang tidak satu sumber.

    Dewasa ini, tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat dalam rangka pengambilan keputusan di level manajemen semakin tinggi. Untuk mengakomodasinya, diperlukan satu sistem tunggal yang dapat menaungi keragaman proses bisnis di DJKN. Sistem informasi manajemen yang terpadu di lingkup DJKN akan meminimalisir adanya proses berulang pada permohonan ataupun verifikasi atas layanan-layanan yang diberikan. Selain itu, data dan informasi yang dihasilkan juga akan lebih berkualitas sehingga mendukung perumusan kebijakan yang lebih efisien dan efektif.  

    Langkah awal untuk mengintegrasikan sistem informasi di DJKN adalah dengan membangun basis data. Pembangunan basis data di DJKN telah dimulai pertama kali sejak program inventarisasi dan penilaian dalam rangka penyusunan neraca pemerintah pusat tahun 2007-an. Kegiatan tersebut sukses menghantarkan tatanan pengelolaan kekayaan negara yang lebih akuntabel dengan telah tersedianya neraca keuangan pemerintah. Keberlanjutan dari sukses di awal tersebut harus senantiasa dicapai untuk mewujudkan DJKN yang adaptif.

    Saat ini, big data analytics menjadi tools utama dalam perumusan strategi dan kebijakan di dunia bisnis. Sementara itu, instansi pemerintah pun sudah mulai memanfaatkannya, seperti Badan Informasi Geospasial (BIG), BPS, Kemenkominfo, Pemprov DKI, Pemkot Bandung, dan beberapa instansi pemerintah lainnya. Di lingkup Kementerian Keuangan sendiri, DJPK, DJBC, DJP, dan DJPb telah menginisiasi program big data analytics untuk formulasi sampai dengan evaluasi strategi dan kebijakan mereka.

    Dengan telah terbangunnya big data di DJKN, maka integrasi sistem informasi akan lebih mudah dipetakan. Integrasi sistem informasi manajemen ini juga akan sekaligus menjadi bekal DJKN dalam implementasi e-Government yang mulai dicanangkan pemerintah. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen dapat berfungsi sebagai decision support system sekaligus menjadi platform interaksi birokrasi dengan masyarakat yang mumpuni di era digital. Untuk mewujudkan kesemua hal tadi, kredibilitas data sebagai sumber utama adanya sistem informasi sangatlah mutlak diperlukan. Dalam hal ini penguatan sistem informasi kearsipan diperlukan. Hal itu dikarenakan sistem informasi kearsipan akan menyediakan dokumen sumber dari data yang disajikan sehingga validitasnya terjamin. Dengan demikian, informasi yang disajikan oleh DJKN pun akurat dan mampu mendukung perumusan kebijakan yang tepat.

    Dalam rangka mewujudkan organisasi yang adaptif di era digital, kompetensi individu sebagai anggota organisasi memegang peranan penting. Adaptabilitas organisasi ditentukan oleh kemampuan anggota menghadapi perubahan yang terjadi. Insan DJKN terlatih menghadapi dinamika dalam perubahan tugas dan fungsi, serta struktur organisasi yang telah terjadi beberapa kali di masa lalu. Serangkaian proses transformasi yang dihadapi insan DJKN menjadi keunggulan kompetitif dalam menghadapi dinamika organisasi di era digital. 

    Pola pikir ataupun paradigma terkait perubahan yang telah terinternalisasi dalam diri insan DJKN merupakan bekal utama dalam meraih kesuksesan organisasi dalam menghadapi perubahan. Akan tetapi itu saja tidak cukup, pengayaan kompetensi pegawai juga merupakan suatu kewajiban untuk memenuhi tuntutan perkembangan teknologi. Salah satu kompetensi yang harus terinternalisasi dalam diri insan DJKN adalah literasi digital. Konsep literasi digital dilontarkan oleh Paul Gilster pertama kali pada tahun 1997 dalam buku berjudul Digital Literacy. Dalam buku tersebut, Gilster mendefinisikan literasi digital sebagai literasi di era digital, atau kemampuan untuk memahami dan menggunakan informasi melalui beragam sumber digital (Bowden dalam Lankshear & Knobel, 2008:18). Dalam perkembangannya, literasi digital didefinisikan sebagai ‘practice of communicating, relating, thinking and ‘being’ associated with digital media’ (Jones & Hafner, 2012;13).

    Di era digital, dibutuhkan adanya pemahaman dan agensi pengguna internet, sebab teknologi hanyalah alat yang tidak menentukan bagaimana seseorang harus bertindak (Koltay, 2011). Oleh karena itu, dibutuhkan serangkaian pemahaman dan tindakan dengan menerapkan berbagai literasi media baru atau literasi digital. Kemampuan ini harus dimiliki individu sebagai anggota organisasi untuk membantu mewujudkan organisasi yang adaptif di tengah dinamika arus informasi dan perkembangan teknologi. 

    Penguatan literasi digital insan DJKN merupakan langkah awal dalam menyiapkan organisasi yang tangguh di era digital yang serba dinamis. Akan tetapi, sebagai bekal awal, literasi informasi diperlukan untuk mencegah adanya disrupsi dari informasi yang tidak valid.  Beberapa standar kompetensi literasi informasi yang perlu dipenuhi (Deleo, Eichenholtz, & Sosin, 2009):

1.     menentukan ruang lingkup informasi yang dibutuhkan;

2.     mengakses informasi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien;

3.     mengevaluasi sumber informasi secara kritis;

4.     mensintesakan informasi yang telah diseleksi ke dalam dasar sistem pengetahuan dan nilai individu;

5.     individu sebagai pribadi ataupun sebagai anggota kelompok menggunakan informasi dengan efektif untuk menyelesaikan suatu maksud/tujuan tertentu.

Selanjutnya, keterampilan teknologi informasi dan komunikasi menjadi inti kompetensi dalam literasi digital (Bhatt, 2012). Seseorang harus memiliki kemampuan dalam penguasaan perangkat teknologi digital, dengan harapan individu tersebut sudah memiliki keterampilan literasi digital. Perangkat teknologi digital yang dikuasasi tidak terbatas pada internet saja, akan tetapi berbagai tipe teknologi digital seperti yang dinyatakan Bhatt, de Roock & Adams (2015), yaitu penguasaan sistem komunikasi dengan efektif.

    Dengan kemampuan literasi digital yang baik, maka insan DJKN mampu mengakselerasi pembangunan sistem informasi manajemen DJKN yang terpadu. Selain itu, insan DJKN juga berperan menjadi jembatan antara sistem informasi manajemen yang telah terbangun ke dalam serangkaian perumusan kebijakan. Oleh karena itu, dengan berdasarkan             

    Masyarakat informasi lahir sebagai buah proses digitalisasi teknologi media massa (Liliweri, 2010). Relativitas kebaruan (newness) dunia media massa modern, menurut Terry Flew (2005) dari Universitas Teknologi Queensland, Brisbane, tampak dalam relasi humanistik antara kemajuan teknologi (hardware, software, dan muatannya) dan dinamika kultural yang mencakup gaya hidup dan keadaan komunitas. Relasi lintas bidang ini mempercepat gerak digitalisasi yang mengubah alunan irama hidup manusia secara global.

    Informasi yang aktual menjadi kebutuhan pokok di era digital ini. Pemerintah sebagai pelayan publik menghadapi tuntutan yang tinggi terkait informasi program yang dijalankan. Sementara itu, keuangan negara merupakan isu sensitif di kalangan masyarakat dan tuntutan akan informasi terkait hal ini sangat tinggi. Hal itu merupakan konsekuensi dari tuntutan masyarakat terhadap transparansi pelaksanaan APBN. Strategi yang harus diimplementasikan DJKN dalam hal ini adalah penyampaian informasi secara efektif kepada masyarakat. Visual data merupakan langkah efektif yang paling mudah dipahami dan diterima. Oleh karena itu, penyediaan platform dan media sosial sebagai pusat informasi harus digalakkan.

    Latttimore dalam Evawani Elysa Lubis menyatakan, humas dalam pemerintahan berfungsi membantu menjabarkan dan mencapai tujuan program pemerintahan, meningkatkan sikap responsif pemerintah, serta memberi publik informasi yang cukup untuk dapat melakukan pengaturan diri sendiri. Jadi, dapat diartikan bahwa humas bertugas menyampaikan kepada publik terkait segala kebijakan dan pelayanan melalui berbagai media. Tujuannya adalah tersampaikannya informasi dan pada akhirnya ada citra positif pemerintah diterima dan disetujui oleh masyarakat.

    Publikasi media yang didasarkan pada sistem informasi manajemen yang handal akan menghasilkan informasi yang berkualitas. Efeknya akan melegakan kehausan masyarakat akan informasi pengelolaan kekayaan negara. Hal itu akan membangun sistem yang transparan dan mendukung terwujudnya open government. Hasil akhir yang diperoleh tidak lain tidak bukan adalah meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap kinerja DJKN. Informasi yang berkualitas tersebut juga menjadi tolok ukur mutu layanan di era digital. Permasalahan kekayaan negara yang semakin kompleks harus dibarengi dengan media penyampaian informasi yang efektif kepada masyarakat agar tidak terjadi disrupsi informasi. Hal itu merupakan bentuk pemberian layanan untuk memenuhi keinginan atau kebutuhan masyarakat (meeting the needs of customers) dalam hal ini kebutuhan akan informasi. Zeithaml (2000, 2002) dan Parasuraman et al., (2005) mengemukakan bahwa terdapat empat dimensi dalam kualitas pelayanan elektronik, diantaranya efficiency, fulfillment, system availability, dan privacy. Efficiency sendiri merupakan salah satu dimensi kualitas pelayanan elektronik yang meliputi kemampuan pelanggan mengakses website, kemampuan untuk mencari produk dan informasi yang terkait, dan kemudahan dalam akses.

Referensi:

Liliweri, Alo, 2010. Strategi Komunikasi Masyarakat. Yogyakarta: LKiS.

Islah, Khikmatul. 2018. “Peluang dan Tantangan Pemanfaatan Teknologi Big Data untuk Mengintegrasikan Pelayanan Publik Pemerintah”. Jurnal Reformasi Administrasi Vol. 5, No. 1, September 2018: 130-138.

Kurnia, Novi & Santi Indra Astuti. 2017. “Peta Gerakan Literasi Digital di Indonesia: Studi Tentang Pelaku, Ragam Kegiatan, Kelompok Sasaran dan Mitra”. INFORMASI Kajian Ilmu Komunikasi Volume 47. Nomor 2. Desember 2017: 149-166.

Lubis, Evawani Elysa. 2012. “Peran Humas dalam Membentuk Citra Pemerintah”. Jurnal Ilmu Administrasi Negara Volume 12 Nomor 1. Juli 2012.

Meirina & Indah Prabawati. 2015. “Manajemen Kearsipan untuk Mewujudkan Tata Kelola Administrasi Perkantoran yang Efisien dan Efektif”. SNPAP “Pengembangan Ilmu dan Profesi Administrasi Perkantoran: Tantangan dan Peluang”: 177-187.

Nurjanah, E., Rusmana, A., & Yanto, A. (2017). Hubungan Literasi Digital dengan Kualitas Penggunaan E-Resources. Lentera Pustaka: Jurnal Kajian Ilmu Perpustakaan, Informasi dan Kearsipan, 3(2), 117-140

Nurtanzila, Lastria & Anisa Nurpita. 2018. “Penggunaan Arsip Untuk Kegiatan Administrasi: Tinjauan di Kota Yogyakarta”. Jurnal Kearsipan Volume 13 Nomor 2, Desember 2018. 107-119.

Pratama, Raistiwar. 2018. “Dari Dutch Manual Hingga Records In Contexts: Perubahan dan Kesinambungan Prinsip-Prinsip Kearsipan”. Jurnal Kearsipan Volume 13 Nomor 2, Desember 2018. 91-106.

Rifauddin, M. 2016. “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi”. Khiznah Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2): 168-178

Risdayah, Enok dkk. 2020. “Strategi Komunikasi Publik Penanganan Covid-19 di Indonesia: Perspektif Sosiologi Komunikasi dan Agama”.

Yusuf, M. 2019. “Strategi Manajemen Perubahan Pola Pikir SDM Guna Menghadapi Persaingan Era Industri 4.0 Pada Industri Manufaktur”. Seminar Nasional dan The 6^th Call for Syariah Paper Universitas Muhammadiyah Surakarta, 2019: 648-664.

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara. 2019. Roadmap Direktorat Jenderal Kekayaan Negara 2019-2028. Jakarta: Kementerian Keuangan

Direktorat Jenderal Perbendaharaan Negara. 2020. Laporan Keuangan Pemerintah Pusat. Jakarta: Kementerian Keuangan

Effendy, Taufik. 2020. Implementasi Big Data pada Instansi Pemerintah. Diakses 30 November 2021 dari https://jogja.kemenkumham.go.id/pusat-informasi/artikel/4621-implementasi-big-data-pada-instansi-pemerintah

Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196 Tahun 2019 Tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan.

(Penulis: Hedaryani, Kepala Subbagian Sumber Daya Manusia, Kanwil DJKN Sumsel, Jambi, dan Babel)

Disclaimer tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja.