Bukittinggi — Selasa, 6 Maret 2017, Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bukittinggi menyelenggarakan kegiatan knowledge sharing terpadu yang diikuti oleh para pegawai. Kegiatan yang berlangsung di ruang serbaguna KPKNL Bukittinggi itu dimulai pukul 09.00 WIB hingga 12.00 WIB.

“(Kegiatan) ini merupakan bagian dari strategi komunikasi yang dijalankan oleh KPKNL Bukitinggi bahwa kita semua perlu mampu untuk membagikan informasi kepada pihak lain,” kata Hakim SB Mulyono, Kepala Seksi Hukum dan Informasi, dalam kata sambutannya. “Setiap pegawai yang dikirim oleh untuk mengikuti diklat (pendidikan dan latihan-red), harus sudah tertanam di dalam benaknya untuk membagikan ilmunya sepulang diklat,” katanya.

Menurut Hakim, membagikan ilmu dari diklat merupakan tanggung jawab moral bagi setiap peserta diklat. “Negara telah mengeluarkan anggaran untuk pelaksanaan diklat, maka mereka yang telah mengikuti diklat bertanggung jawab untuk membagikan ilmunya kepada rekan-rekan kerjanya,” tambahnya.

Topik pertama Knowledge Sharing adalah materi Aksi Unit Kepatuhan Internal (UKI) yang dipresentasikan oleh Hilda Wahyuni, pelaksana Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara. Meneruskan apa yang ia dapatkan pada diklat, Hilda menerangkan bahwa UKI punya peran penting sebagai unit yang memastikan proses bisnis kantor dilaksanakan sesuai aturan dan tujuan. Menurutnya, UKI identik dengan pengendalian internal. “Pengendalian di satu direktorat berbeda dengan direktorat lainnya karena masing-masing membutuhkan kontrol yang berbeda mengikuti perbedaan tusi (tugas dan fungsi-red),” kata Hilda.

Masih menurut Hilda, peran UKI akan efektif dengan adanya lingkungan pengendalian. “Salah satu unsur lingkungan pengendalian adalah pengendalian wewenang dan tanggung jawab yang tepat,” ungkap Hilda. Hilda memberi contoh proses bisnis dalam pelayanan lelang. “Penerimaan berkas permohonan lelang dan verifikasi berkas permohonan sebaiknya dilakukan oleh orang yang berbeda agar tercipta lingkungan pengendalian di sana,” jelas Hilda.

Menurut Hilda, lingkungan pengendalian memastikan the right man in the right place. “Para pegawai harus dibekali ilmu yang tepat (untuk berada) di posisinya,” tambah perempuan asli Minang itu.

Topik kedua adalah kearsipan yang dipresentasikan oleh Muhammad Japar Sidiq, pelaksana Subbagian Umum. Japar mengawali presentasinya dengan mengungkapkan bahwa penatausahaan arsip merupakan bagian dari era informasi. “Kinerja dan akuntabilitas lembaga publik harus bisa diakses oleh setiap orang,” katanya. Karena arsip harus bisa diakses sewaktu-waktu maka arsip perlu dikelola. “Tidak hanya dikelola secara konvensional, namun juga dikelola secara elektronik,” tambahnya.

Menurut apa yang ia dapatkan pada diklat, pria asal Bandung ini menerangkan bahwa saat ini terdapat kesalahan umum dalam pengarsipan di kantor-kantor pemerintahan. “Saat kita menyimpan arsip ke dalam box file, dan kita membolongi kertasnya, maka kita menjadi orang pertama yang merusak arsip,” jelasnya.

Masih menurut Japar, arsip dibedakan dalam 4 kelas yakni arsip vital, penting, bernilai guna, dan tidak penting. Secara berturutan masing-masing berbeda dalam penanganannya, yakni disimpan dalam lemari besi, lemari arsip, box file, dan dimusnahkan. “Arsip-arsip tidak penting dapat dimusnahkan dengan diketahui pimpinan dan dibuatkan berita acara pemusnahannya,” tambah Japar.

Topik ketiga Knowledge Sharing adalah sosialisasi aplikasi SMART (UKI) yang dipresentasikan oleh Hilda Wahyuni juga. Aplikasi SMART, menurut Hilda, merupakan aplikasi yang membantu pegawai untuk memonitor pekerjaan rutinnya. Topik ini dibahas dengan lebih banyak menyangkan tutorial dalam bentuk slide dan praktek bersama. Misi dari aplikasi ini, menurut Hilda, adalah agar apa yang telah dilaksanakan pegawai bisa easy to proses, easy to monitor, and easy to access.

Selesai acara, Hakim mengemukakan, kegiatan knowledge sharing terpadu ini bisa terselenggara berkat adanya sinergi antara Seksi Hukum dan Informasi, Seksi Kepatuhan Internal, dan Subbagian Umum. “Jika supporting unit jalan, semua kegiatan kantor akan lancar,” pungkasnya.

(Teks/Foto: Tim Publikasi KPKNL Bukittinggi)