Dulu sekali, tanpa sengaja saya mendengar percakapan antar rekan kerja (level pelaksana) dimana salah satu kalimat yang paling saya ingat kira-kira seperti ini :

“Aku kalau nggak diminta mengerjakan, ya tidak kukerjakan. Salahnya sendiri (pimpinannya) tidak memberi arahan untuk mengerjakan ini dan itu”.

Kalimat itu menimbulkan refleks ‘membatin’ (dalam hati) : “Waduh, kalau bekerja hanya menunggu perintah pimpinan kayanya saya akan sering nganggurnya”.

Secuil peristiwa renik di atas kadang menjadi pertanyaan atas pengamatan pada keseharian organisasi sendiri, sebetulnya bagaimana pola terbaik komunikasi pimpinan dan bawahan demi ‘kepuasan’ bagi kedua belah pihak.

Mari belajar bersama-sama mengenai pola komunikasi pimpinan dan bawahan, dimulai dari penjelasan beberapa definisi komunikasi.

Pada hakekatnya komunikasi merupakan proses sosial yang terjadi antara dua orang atau lebih, terjadi secara langsung atau bentuk proses pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antar pengirim dengan penerima pesan sehingga bisa merubah tingkah laku. Proses komunikasi bisa terjadi pada antar individu, kelompok dengan kelompok atau sebuah organisasi secara menyeluruh. Istilah komunikasi atau dalam basa inggris communication di ambil dari bahasa latin communis yang artinya yaitu “sama”, sama disini yang dimaksud adalah sama maknanya ¹.

Proses kegiatan komunikasi bertujuan untuk menciptakan, memberi dan mengirim pesan atau informasi serta mendapat dan menggunakan informasi atau pesan tersebut untuk mengatur pengorganisasian lingkungannya. Kegiatan komunikasi bukan hanya proses penyampaian suatu informasi tetapi juga mengandung unsur-unsur persuasif atau agar orang lain bisa menerima ajakan dan mempengaruhi untuk melakukan suatu perintah².

Komunikasi merupakan alur sistem yang ada didalam organisasi yang melekat dan menciptakan suatu suasana keharmonisan dan kenyamanan (Redi Panuju, Guru Besar Ilmu Komunikasi Universitas Dr.Sutomo).

Sebagai proses kegiatan yang bertujuan mengubah perilaku penerima infromasi, komunikasi mempunyai beberapa komponen yakni³ :

1.  Komunikator : merupakan sumber utama, pengirim info, atau orang yang memberi informasi. Sumber adalah pihak  yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Sumber bisa jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan atau bahkan suatu negara;

2.  Pesan : apa yang dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan/atau nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud sumber;

3.   Komunikan : seseorang yang menerima atau menafsirkan pesan. Sering juga disebut sasaran/tujuan, penyandi balik,  khalayak, pendengar, penafsir;

4.   Media : disebut juga saluran, yaitu alat atau sarana perantara yang berguna untuk penyampaian pesan atau informasi  kepada penerima;

5.    Efek : adalah hal apa yang terjadi pada penerima pesan, atau dampak bisa juga respon yang terjadi setelah menerima informasi atau pesan. Seperti penambahan ilmu pengetahuan dari tidak mengerti menjadi mengerti, dari tidak setuju menjadi setuju.

Setiap perilaku yang dilakukan manusia dilatarbelakangi oleh sesuatu serta mempunyai tujuan tertentu. Onong Uchjana Effendy, seorang pakar komunikasi dalam bukunya “Ilmu Teori dan Filsafat Komunikasi” memaparkan beberapa tujuan komunikasi antara lain :

1.  Perubahan sikap, si penerima (komunikan) akan merubah sikapnya setelah mendapat informasi atau setelah                        seleseinya kegiatan komunikasi;

2.    Perubahan pendapat, perubahan pendapat terjadi ketika proses penyampaian informasi telah dilakukan, dan semua   itu bergantung pada keterampilan komunikator membungkus suatu pesan dan cara menyampaikannya;

3.    Perubahan perilaku, perubahan perilaku itu bisa terjadi jika proses komunikasi yang di bawa sesuai dengan apa yang  disampaikan dan tergantung kekuatan komunikator itu sendiri.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, organisasi diartikan sebagai kesatuan (susunan dan sebagainya) yang terdiri atas bagian-bagian (orang dan sebagainya) dalam perkumpulan dan sebagainya untuk tujuan tertentu. Pengertian lain dari organisasi disampaikan oleh Mathis and Jackson dalam buku “Organizations Culture, Budaya Organisasi Dalam Perspektif” (2011) oleh Erni Rernawan bahwa organisasi merupakan suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing, sebagai suatu kesatuan yang memiliki tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan.

Meskipun komunikasi dapat dibedakan ke dalam beberapa garis lintas, namun dalam konteks komunikasi antara pimpinan dan bawahan dalam organisasi, komunikasi downward dan upward merupakan bentuk komunikasi yang paling sering terjadi. Komunikasi ke bawah (downward communication) adalah penyampaian informasi dari atasan ke bawahan sesuai dengan struktural di organisasi. Penggunaan komunikasi ini sangat efektif untuk penyampaian instruksi, pengarahan, pengontrolan kepada anak buah. Komunikasi dapat tertulis maupun lisan yang dapat disesuaikan dengan konteks serta kontennya. Sedangkan komunikasi ke atas (upward communication) adalah penyampaian informasi dari bawahan ke atasan. Biasanya hal ini terjadi saat bawahan hendak menyampaikan usulan, ide, keluhan, pengaduan, laporan. Apa yang disampaikan oleh seorang bawahan bisa jadi sebuah informasi yang penting guna pengambilan kita sebagai atasan (Pace & Faules, 2005).

Komunikasi antara atasan dan bawahan menjadi penting dalam organisasi karena mempengaruhi kelangsungan organisasi. Adanya hubungan komunikasi antara atasan dan bawahan yang efektif dapat menciptakan kondisi yang menyenangkan dalam organisasi, yang kemudian menimbulkan kepercayaan dan kepuasaan bawahan yang diwujudkan dengan performa kinerja yang baik.

Bagaimana jadinya bila komunikasi tidak terwujud secara efektif dalam suatu organisasi? Kemungkinan besar akan terjadi kestatisan kinerja organisasi diakibatkan gerak pencapaian suatu hasil berjalan lamban, atau katakanlah organisasi tersebut hanya ‘sekedar hidup’ pada level gerak minimum. Disinilah peran seorang pemimpin dibutuhkan untuk memastikan organisasi dapat bergerak optimal. Seorang pemimpin tidak lahir secara tiba-tiba, namun melalui sebuah proses pembelajaran dirinya untuk menjadi leader dalam organisasi. Pemimpin yang cakap akan berusaha belajar bagaimana perannya dan cara mengelola sumber daya organisasi, termasuk belajar mengenai komunikasi antara pimpinan dan bawahan yang merupakan bagian penting dari pengelolaan tersebut.

Pimpinan diharapkan mampu menyusun strategi dan memiliki ketrampilan untuk menjadikan organisasi lebih fleksibel dan inovatif. Pemimpin yang kompeten merupakan agen perubahan sekaligus teladan bagi para bawahannya yang mampu mendorong mereka untuk menjalankan organisasi tersebut. Menurut Lord & Maher (Nye & Simonetta, 1996, Muh Su’ud, 2000, dalam Raharjo dan Nafisah,2006), seseorang menjadi pemimpin karena dipersepsikan oleh pihak lain sebagai pemimpin. Pemimpin adalah obyek persepsi, apakah ia akan dipersepsi sebagai orang yang kredibel juga tergantung pada pelaku persepsi (perceiver) dalam menyeleksi, mengorganisasikan, dan menafsirkan informasi yang diterimanya.

Gerak-gerik pemimpin akan mendapat perhatian dari bawahan dan berpengaruh terhadap perilaku serta pembentukan sikap pegawai tersebut. Jika pegawai merasa nyaman dengan gaya kepemimpinan yang dilakukan oleh pemimpinnya, sikap positif akan muncul dalam proses kinerjanya. Sebaliknya, saat pegawai merasa tidak nyaman dengan gaya kepemimpinan yang ada dalam diri pemimpinnya, yang timbul adalah respon negatif.

Iklim organisasi yang positif lahir dari komunikasi yang baik antara pimpinan dan bawahan. Terdapat persyaratan untuk saling percaya antara kedua belah pihak, khususnya dalam hal proses bisnis organisasi. Konteks keadilan merupakan hal yang biasanya menjadi isu utama bagi bawahan untuk dapat percaya pada kepemimpinan seorang pemimpin. Keadilan dapat berupa adil dalam pembagian job desk antara bawahan satu dengan bawahan yang lain, walaupun keadilan tersebut tetap mesti berdasar pada kondisi-kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tertentu dapat berwujud perbedaan usia, pendidikan, kemampuan, etos kerja antara bawahan satu dan bawahan lain. Meski keadilan dikatakan berdasar pada ‘kondisi tertentu’, namun seorang pemimpin seharusnya menuntut dirinya sendiri untuk memperkecil gap (selisih) pembagian kerja antar bawahannya. Seorang pemimpin yang baik tidak akan mengambil shortcut (jalan pintas) dengan menumpahkan banyak pekerjaan ke satu bawahan hanya karena bawahan tersebut dirasa “teramat proper” dan selalu mengerjakan sesuatu dengan cepat dan bertanggung jawab.

Keadilan pemimpin dapat juga berbentuk keteladanan, bagaimana bawahannya akan termotivasi untuk terus konsisten menjadi baik jika pemimpinnya tidak memberikan keteladanan yang mencukupi. Seorang pegawai terbaik pun ada kalanya merasakan demotivasi saat pimpinannya tidak memberikan teladan dan dukungan kepadanya.

Kepemimpinan diwujudkan melalui gaya kerja (operating style) atau cara bekerja sama dengan orang lain secara konsisten. Melalui bahasa yang diucapkannya dan melalui tindakan yang dilakukannya, seorang pemimpin mendorong bawahannya mencapai hasil yang telah ditetapkan sebelumnya. Saat seorang pemimpin melakukan kombinasi antara bahasa dan tindakan yang menggambarkan suatu pola yang cukup konsisten dalam mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan, hal ini menunjukkan bahwa pemimpin tersebut sedang melakukan suatu gaya kerja yang disebut dengan gaya kepemimpinan (Pace & Faules, 2006, 276). Dalam Rivai dan Mulyadi (2010, 42) juga dikatakan bahwa gaya kepemimpinan adalah perilaku dan strategi, sebagai hasil kombinasi dari falsafah, keterampilan, sifat, dan sikap yang sering diterapkan seorang pemimpin ketika dia mencoba mempengaruhi bawahannya.

Namun tidak adil rasanya jika performa kinerja organisasi serta merta hanya dibebankan pada pimpinan. Bagaimana jika dilihat dari sudut pandang kelemahan seorang individu dalam hal ini bawahan? Kita berbicara dulu mengenai underperform seorang bawahan. Underperform seorang bawahan secara umum didefinisikan sebagai suatu situasi dimana ia gagal menyelesaikan tugas sesuai standarisasi dan ekspektasi yang telah disusun oleh organisasi. Nilai performa kinerja secara hitam di atas putih dapat dilihat dari hasil nilai kinerja pada tools yang disediakan oleh organisasi, namun dalam wujud yang benar-benar nyata performa kinerja bawahan dapat diamati dari bagaimana keseharian bawahan tersebut dalam mengelola kinerja yang menjadi tanggung jawabnya. Contohnya pada Kementerian Keuangan, salah satu tools untuk mengukur nilai kinerja pegawai adalah melalui e-Performance yang nantinya akan disempurnakan pada aplikasi Satu Kemenkeu, namun bagaimana kinerja nyata dari seorang pegawai Kemenkeu dapat diamati oleh atasan maupun rekan kerja di sekitarnya.

Saat terdapat situasi dimana seorang pemimpin merasa ‘kelelahan’ dalam mempengaruhi dan memberikan arahan kepada bawahan yang akhirnya tetap berakibat underperform bawahan, dan di sisi lain terdapat kekecewaan dari bawahan terhadap gaya kepemimpinan atau keteladanan pimpinannya, maka komunikasi organisasi yang efektif menjadi salah satu jalan keluar terbaik dalam mengatasi permasalahan tersebut sebelum akhirnya ketidakharmonisan berlarut-larut.

Pola komunikasi organisasi yang efektif dan ideal perlu dibangun atas kesadaran kedua belah pihak yakni pimpinan dan bawahan. Beberapa cara menjalin komunikasi yang baik antara pimpinan dan bawahan sebetulnya telah diuraikan oleh banyak pakar sebelumnya, namun memang penerapannya butuh usaha dan kerelaan lebih dari kedua belah pihak, antara lain :

1.   Melatih Kemampuan individu untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan baik sekaligus menjadi pendengar yang baik. Seorang pakar, Steven Cohey mengibaratkan komunikasi adalah napas kehidupan makhluk. Faktor penting dalam komunikasi tidak sekadar pada apa yang ditulis atau dikatakan seseorang, namun lebih pada karakter seseorang dan bagaimana sesorang dapat menyampaikan pesan kepada penerima pesan;

2.  Berusaha membangun komunikasi empatik yang maknanya melakukan komunikasi untuk mengerti dan memahami karakter dan maksud dan peran orang lain yang menerima pesan (Knutson, et al., 2003). Isilah komunikasi dengan prinsip kebaikan dan sopan santun seperti halnya kemampuan dan kemauan untuk memenuhi komitmen yang disampaikan, dan menjelaskan harapan yang jelas. Pada konteks ini seorang pemimpin dituntut untuk bersedia memahami karakter bawahannya termasuk dengan mempertimbangkan usia/generasi, watak dan cara komunikasi yang nyaman bagi bawahan. Pemberian arahan dengan jelas akan memudahkan bawahan untuk mengerjakan sesuatu dengan lebih terarah, namun dari sisi bawahan juga perlu mengembangkan perilaku pembelajaran akan tugas-tugas yang menjadi kewajibannya;

3.   Mengumpulkan umpan balik yang bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan penyampaian informasi pada penerima informasi. Disini dibutuhkan kerelaan untuk menerima saran dan kritik dari kedua belah pihak, pimpinan dan bawahan. Pimpinan dan bawahan perlu mengesampingkan ego masing-masing demi kepentingan organisasi. Namun penyampaian saran maupun kritik tersebut mesti dilakukan secara layak, baik dan membangun. Daya upaya memahami pentingnya komunikasi baik dari pimpinan maupun bawahan, kemudian menerapkan dalam kehidupan sehari-hari menjadi hal yang tidak dapat dipisahkan pada roda organisasi. Sikap saling terbuka, percaya, tidak anti kritik dan kemauan memperkaya diri akan pengetahuan tentang pekerjaan yang dibebankan tak ayal menjadi penentu suksesnya komunikasi antara pimpinan dan bawahan.

Bagaimana sebetulnya kriteria pimpinan maupun bawahan yang ideal memerlukan penjabaran lebih lanjut, namun yang terpenting ketika seseorang telah menandatangani ketersediaan dirinya untuk bergabung ke dalam organisasi, maka yang bersangkutan artinya telah ber-‘akad’ untuk mengabdikan dirinya kepada organisasi dengan mematuhi tata cara kerja dan memenuhi harapan organisasi tersebut, dengan balasan kompensasi tertentu atas pengabdiannya. Pemimpin dituntut dapat menjadi role model bagi bawahannya, di lain sisi bawahan diharapkan terus bersedia melaksanakan tugas yang memang menjadi kewajibannya.

Tidak mudah menjadi pemimpin yang baik dan memadai, begitupun tidak mudah menjadi ‘bawahan impian’ para pemimpin. Tidak mudah bukan berarti tidak mungkin, sekali lagi kesediaan pemberian daya upaya memperbaiki diri merupakan kunci untuk menjembatani gap/selisih harapan dari pimpinan ataupun harapan seorang bawahan.

            Hubungan komunikasi yang baik antara atasan dengan bawahan membentuk komunikasi efektif yang berpengaruh besar dalam terciptanya peningkatan semangat kerja dan produktivitas pegawai dalam suatu organisasi. Iklim komunikasi yang baik berdampak pada kondusifnya iklim organisasi yang akhirnya mewujudkan peningkatan kinerja organisasi.

Penyusun : Ratih Prihatina, Pelaksana Seksi Kepatuhan Internal KPKNL Tegal.

Sumber-sumber referensi :

(1)  Onong Uchjana Effendi. 1985. Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek. Bandung : Remaja Karya.

(2)  Arni, Muhammad. 2005. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara.

(3)  Hafied, Cangara. 2000. Pengantar Ilmu Komunikasi.

(4)  R. Wayne Pace dan Don F. Faules. 2006. Komunikasi Organisasi. Bandung : Rosdakarya.

(5)  Indriani, Widya. 2022. Analisis Komunikasi Organisasi Antara Pimpinan dan Bawahan Dalam Meningkatkan Kinerja Karyawan Di PT Tasma Puja Kabupaten Kampar. Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Islam Riau Pekanbaru.

(6)  Mahmudah, Dede. 2015. KOMUNIKASI, GAYA KEPEMIMPINAN, DAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI. Badan Litbang SDM Kemkominfo RI.