Apa itu efisiensi? Secara umum, pengertian efisiensi adalah suatu ukuran keberhasilan sebuah kegiatan yang dinilai berdasarkan besarnya biaya atau sumber daya yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisiensi dapat diartikan sebagai ketepatan cara dalam melakukan sesuatu dan kemampuan melaksanakan tugas dengan baik dan tepat tanpa membuang biaya, waktu, dan tenaga.

Efisiensi sering dilakukan di berbagai bidang kehidupan manusia yang tentunya memiliki tujuan sebagai alasan dilakukannya efisiensi. Secara umum tujuan efisiensi adalah:

1.      Untuk mencapai suatu hasil atau tujuan sesuai dengan yang diharapkan

2.      Untuk menghemat, mengurangi penggunaan sumber daya dalam melakukan kegiatan

3.      Untuk memaksimalkan penggunaan segala sumber daya yang dimiliki sehingga tidak ada yang terbuang percuma

4.      Untuk meningkatkan kinerja suatu unit kerja sehingga outputnya semakin maksimal

5.      Untuk memaksimalkan keuntungan yang mungkin didapatkan

Barang Milik Negara (BMN) adalah seluruh barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Dalam Pasal 3 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah bahwa Pengelolaan BMN dilaksanakan berdasarkan asas-asas yang salah satunya adalah asas efisiensi. Dalam rangka mengukur tingkat efisiensi dimaksud, Pembinaan, Pengawasan dan Pengendalian (wasdal) BMN menjadi suatu siklus Pengelolaan BMN yang diandalkan untuk mencapai asas efisiensi tersebut.

Menteri Keuangan melalui Peraturan Menteri Keuangan Nomor 207/PMK.0/2021 tentang Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara telah memberikan panduan bagaimana Pengelola Barang melakukan pemantauan dan investigasi  terhadap proses penggunaan, pemanfaatan dan pemindahtanganan yang dilakukan pada Pengguna Barang. Dan Pengguna Barang diminta untuk melakkan pemantauan dan penertiban terhadap pelaksanaan penggunaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, penatausahaan, pengamanan, dan pemeliharaan BMN yang dikuasai.

Dalam Pasal 4 PMK Nomor 270/PMK.06/2021 bahwa pengendalian pengawasan atau wasdal BMN dilakukan terhadap:

1.      Barang Milik Negara

2.      Pelaksanaan pengelolaan Barang Milik Negara

3.      Pejabat/pegawai yang melakukan pengelolaan Barang Milik Negara

Ketiga objek wasdal BMN tersebut di atas merupakan unsur penting yang perlu dimitigasi dalam pengelolaan BMN secara efisien. Dalam wasdal secara umum, apa pu bentuk perusahaannya, tidak perduli jenis asetnya, baik aset berwujud maupun tidak berwujud, mengelola aset bukanlah suatu hal yang mudah. Dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi dan langkah-langkah untuk mempermudah mengelola aset dimaksud serta mengoptimalkan efisiensinya. Berikut lima cara yang dapat diimplementasikan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan aset. Cara ini secara tertulis sudah diatur dalam PMK Nomor 270/PMK.06/2021 beserta pengaturan pengelolaan BMN yang terkait, yaitu:

1.      Tentukan personil atau tim yang kompeten untuk bertanggung jawab dalam mengelola aset

PP Nomor 28 Tahun 2020 telah memberikan batasan yang jelas tugas dan fungsi Kuasa Pengguna Barang, Pengguna Barang, dan Pengelola Barang. Struktur organisasi pengelolaan BMN telah dijabarkan dalam PMK Nomor 181/PMK.06/2016 tentang Penatausahan BMN, yang mana dapat dibentuk suatu unit yang khusus menangani pengelolaan BMN. Dan untuk lebih mendeskripsikan kekhususan tersebut, untuk petugas pengelola BMN telah ditampung dalam Jabatan Fungsional Penata Laksanan Barang sebagaimana diatur dalam PMK Nomor 55/PMK.06/2019 tentang Petunjuk Teknis Jabatan Fungsional Penata Laksana Barang. Jabatan Fungsional ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi dan mengembangkan profesionalisme dalam pelaksanaan tugas di bidang pengelolaan BMN.

2.      Gambarkan secara detil siklus dari aset yang dimiliki

Lingkup pengelolaan BMN sebagaimana  dijelaskan dalam PP Nomor 28 Tahun 2020 meliputi perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, pemindahtangan, pemusnahan, penghapusan, penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian. Lingkup pengelolaan BMN tersebut merupakan siklus logistik yang dijabarkan dengan sangat detil dan jelas.

3.      Lakukan penelusuran aset secara rutin

Istilah penelusuran aset atau aset tracking dikenal sebagai investarisasi dalam pengelolaan BMN. Inventarisasi BMN merupakan salah satu kegiatan utama dan penting dalam proses penatausahaan BMN. Sebagaimana diamanatkan dalam PP Nomor 28 Tahun 2020 bahwa inventarisasi BMN dilakukan sekurang-kurangnya lima tahun sekali untuk aset tetap dan setahun sekali untuk persediaan dan konstruksi dalam pengerjaan. Teknis pelaksanaan inventarisasi BMN telah diatur dalam PMK Nomor 181/PMK.06/2016.

4.      Pahami masa manfaat atas aset yang dimiliki

Dalam pengelolaan BMN khususnya penatausahaan BMN, penentuan masa manfaat suatu BMN dimulai sejak diterapkannya penyusutan atas BMN. Pemerintah menerapkan untuk pertama kali di Tahun 2013 dengan diterbitkannya PMK Nomor 1/PMK.06/2013 tentang Penyusutan Barang Milik Negara berupa Aset Tetap pada Entitas Pemerintah Pusat, dengan tabel masa manfaat BMN yang menjadi acuan entitas pemerintah pusat dalam mengadakan, memelihara dan menghapus BMN dimaksud, yang ditetapkan lebih lanjut dalam Keputusan Menteri Keuangan.

5.      Implementasikan suatu sistem pengelolaan aset yang terotomasi

Direktorat Jenderal Kekayaan Negara (DJKN) selaku unit eselon I Kementerian Keuangan yang diberikan mandat sebagai Pengelola Barang telah mengembangkan Sistem Informasi Manajeman Aset Negara (SIMAN) untuk mempermudah dalam pengelolaan BMN.

Pengawasan dan pengendalian BMN menjadi alat quality control pengelolaan BMN. Bagaimana pelaku pengelola BMN baik Pengguna Barang maupun Pengelola Barang bersinergi, berkolaborasi dengan memanfaatkan pengaturan dan sistem informasi yang terlah disiapkan untuk menyajikan nilai BMN yang valid, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, memberikan nilai manfaat lebih dari BMN dimaksud untuk sebesar-besarnya kemakmuran rakyat. (Haryanah)

Sumber:

1.   Peraturan-peraturan di bidang Pengelolaan Barang Milik Negara

2.   https://www.hashmicro.com/blog/asset-management-tips-for-businesses/

3.   https://www.ekrut.com/media/efisiensi-adalah