Tangerang (26/09/2018), Retensi arsip merupakan salah satu parameter Indeks Kinerja Utama (IKU) dari Subbag Umum KPKNL Tangerang I. Salah seorang pegawai OJT di KPKNL Tangerang I, Agung Prasetya mengangkat topik retensi arsip ini dalam kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS Gol. III Kementerian Keuangan menjadi pembicara dalam kegiatan sharing knowledge ini.

Kegiatan sharing knowledge ini dibuka oleh Alief Sukma, staff seksi Kepatuhan Internal yang menjadi pembimbing pegawai OJT di lingkungan KPKNL Tangerang I. Alief dalam sambutannya menyampaikan bahwa semenjak KPKNL Tangerang I berdiri hingga sekarang tidak pernah dilakukan retensi arsip, yang ada hanya memusnahkan arsip tanpa ada rekam jejaknya.

Agung Prasetya selaku pembicara dalam kegiatan sharing knowledge ini menjelaskan bahwa dalam prakteknya selama ini jika ada unit mencari arsip dengan meminta kepada Sekretaris Kepala Kantor, padahal dalam pengelolaan arsip dilakukan oleh unit pengolah, yaitu unit dimana dokumen itu diterbitkan, pengelolaannya bukan menjadi tanggung jawab unit kearsipan.

Dalam rangka penyelenggaraan penyusutan arsip, memerlukan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Hal ini untuk menentukan tindak lanjut terhadap arsip yang akan disusutkan. JRA yang berlaku dalam lingkungan Kementerian Keuangan diatur dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 1200/KM.1/2009 tentang JRA Substantif DJKN dan Nomor 769/KMK.1/2010 tentang JRA Fasilitatif Kementerian Keuangan.  

Yang termasuk dalam JRA Substantif antara lain adalah JRA yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pada seksi Pengelolaan Kekayaan Negara, Seksi Piutang Negara, Seksi Pelayanan Lelang dan Seksi Penilaian. Sedangkan yang termasuk dalam pengertian JRA Fasilitatif Kementerian Keuangan antara lain JRA yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi pada Sub Bagian Umum, Seksi Kepatuhan Internal serta Seksi Hukum dan Informasi.

“Maksud dan tujuan pengelolaan kearsipan adalah agar terdata dan terekamnya informasi yang terkandung dalam arsip, tersedianya daftar arsip untuk penemuan kembali, terciptanya ruang penyimpanan arsip yang bersih, sehat, dan nyaman, serta tersusunnya arsip dalam box-box dan rak-rak arsip sesuai kaidah kearsipan”, tutup Agung.

(Teks/Foto : Tim Seksi HI/Dian S Damanik-Migga PW)