Dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Tahun 1945 berbunyi bahwa tujuan penyelenggaraan pemerintahan Negara Indonesia adalah dalam rangka membentuk suatu pemerintahan Negara Indonesia yang melindungi segenap bangsa Indonesia dan seluruh tumpah darah Indonesia dan untuk memajukan kesejahteraan umum, mencerdaskan kehidupan bangsa dan ikut melaksanakan ketertiban dunia yang berdasarkan kemerdekaan, perdamaian abadi dan keadilan sosial.

Untuk mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang baik, maka tata kelola pemerintahan perlu didukung dengan tata kelola arsip yang baik pula. Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Selain sebagai bentuk pertanggungjawaban penyelenggaraan pemerintahan, arsip juga berperan sebagai memori dan acuan dalam pembuatan keputusan.

Lebih lanjut, tujuan penyelenggaraan kearsipan yaitu:

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Di Kementerian Keuangan, tata kelola arsip atau kearsipan diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 152/PMK.01/2022. Kearsipan di Kementerian Keuangan dilaksanakan berdasarkan asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Asas sentralisasi yaitu kebijakan kearsipan secara terpusat. Sedangkan asas desentralisasi, kearsipan dilakukan oleh masing-masing unit kearsipan dan unit pengolah.

Dalam Keputusan Menteri Keuangan Nomor 610 Tahun 2020 tentang Penunjukan Organisasi Kearsipan Kementerian Keuangan, unit kearsipan dan unit pengolah adalah sebagai berikut:

Hal ini menggambarkan bahwa peran kearsipan tidak hanya dilakukan oleh arsiparis maupun unit kearsipan, tetapi juga unit pengolah. Unit pengolah selaku pencipta arsip juga memiliki peran penting dalam kearsipan. Unit pengolah memiliki tugas dan tanggung jawab terkait dengan arsip yang diciptakannya. Dari aspek penciptaan arsip, unit pengolah bertanggungjawab atas autentisitas Arsip yang diciptakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dari aspek penggunaan arsip, unit pengolah bertanggung jawab atas ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif. Selain itu, unit pengolah juga bertanggung jawab dalam pemeliharaan arsip aktif.

Peran aktif seluruh unit dalam kearsipan tentunya akan mendukung terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik, yang akan berdampak pada peningkatan kualitas pelayanan publik.

(Penulis: Iga Trisna Nurma Sari/Kepala Seksi HI KPKNL Singkawang)