Keputusan membeli sebuah aset pemerintah sering terlihat sederhana. Sebuah satuan kerja membutuhkan kendaraan, gedung, atau peralatan, lalu mengusulkan anggarannya. Padahal, setiap pengadaan membawa kewajiban yang dapat berlangsung bertahun-tahun. Setelah harga perolehan dibayar, negara masih menanggung biaya operasional, pemeliharaan, pengamanan, penyimpanan, dan pada akhirnya penghapusan. Karena itu, kualitas belanja aset banyak ditentukan sebelum proses pengadaan dimulai.

Di titik inilah Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara berperan. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 153/PMK.06/2021 mendefinisikan Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara atau RKBMN sebagai dokumen perencanaan BMN untuk satu tahun. Dokumen ini disusun untuk memastikan bahwa kebutuhan aset berkaitan dengan program dan keluaran kementerian atau lembaga, memperhitungkan barang yang sudah tersedia, serta mengikuti standar yang berlaku.

RKBMN berada pada bagian awal siklus pengelolaan BMN. Posisi ini membuatnya penting karena keputusan pada tahap perencanaan akan memengaruhi pengadaan, penggunaan, pemeliharaan, pemanfaatan, pemindahtanganan, hingga penghapusan aset pada tahun-tahun berikutnya.

Perencanaan Aset Menentukan Kualitas Belanja

Belanja yang efektif menghasilkan aset yang benar-benar mendukung pelayanan dan pelaksanaan tugas pemerintah. Efisiensi tercapai ketika jumlah, jenis, spesifikasi, lokasi, dan waktu penyediaannya sesuai kebutuhan. Dari sisi ekonomi, pilihan pemenuhan kebutuhan juga perlu mempertimbangkan biaya dan manfaat selama aset digunakan.

Prinsip tersebut menjadikan RKBMN lebih dari daftar barang yang ingin dibeli. Penyusunan RKBMN dimulai dengan melihat tugas yang harus dijalankan, hasil yang ingin dicapai, dan kemampuan aset yang sudah dikuasai. Selisih antara kebutuhan layanan dan kapasitas aset yang tersedia menjadi dasar untuk menentukan tindakan berikutnya.

Sebagai contoh, usulan kendaraan operasional perlu didukung informasi mengenai jumlah kendaraan yang tersedia, kondisinya, tingkat pemakaian, wilayah kerja, dan kebutuhan mobilitas pegawai. Jika masih ada kendaraan yang layak tetapi jarang digunakan, penataan pemakaian dapat menjadi pilihan. Jika jumlah dan kapasitas kendaraan memang tidak mencukupi, data yang sama akan memperkuat alasan pengadaan.

Logika yang serupa berlaku pada gedung. Sebelum mengusulkan pembangunan atau perluasan, satuan kerja perlu memeriksa kapasitas ruang yang ada, tingkat pemanfaatannya, kesesuaian dengan standar, serta kemungkinan menggunakan aset lain. Pemeriksaan ini mencegah belanja modal dilakukan ketika kebutuhan masih dapat dipenuhi melalui penataan atau optimalisasi BMN yang tersedia.

RKBMN Menghubungkan Aset dan Anggaran

Perencanaan kebutuhan BMN merupakan bagian yang terintegrasi dengan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian atau Lembaga. Hasil penelaahan RKBMN digunakan sebagai salah satu dasar pengusulan anggaran, baik untuk angka dasar maupun inisiatif baru. Hubungan ini membuat keputusan anggaran memiliki dasar kebutuhan aset yang dapat diperiksa.

Integrasi tersebut penting karena unit pengelola aset dan unit perencanaan anggaran menggunakan sudut pandang yang berbeda. Pengelola aset mengetahui jumlah, kondisi, status, dan penggunaan barang. Perencana anggaran memahami program, target kinerja, dan ketersediaan dana. Keduanya perlu memakai data dan keputusan yang sama agar RKBMN tidak berjalan sendiri sementara RKA-K/L disusun dengan dasar yang berbeda.

RKBMN juga membantu mengurangi kebiasaan menyusun anggaran pemeliharaan hanya dengan mengacu pada angka tahun sebelumnya. Kebutuhan pemeliharaan seharusnya mengikuti kondisi barang, status penggunaan, dan manfaatnya bagi tugas satuan kerja. Aset yang digunakan secara aktif tentu membutuhkan perhatian yang berbeda dari aset yang tidak lagi mendukung pekerjaan atau sudah memerlukan tindakan pengelolaan lain.

SBSK Memberi Batas yang Terukur

RKBMN disusun dengan berpedoman pada Standar Barang dan Standar Kebutuhan atau SBSK. Ketentuan terbaru mengenai SBSK terdapat dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 138 Tahun 2024. SBSK menjadi batas tertinggi dan pedoman bagi Pengguna Barang serta Kuasa Pengguna Barang ketika merencanakan pengadaan dan pemeliharaan BMN.

Keberadaan standar menjaga agar usulan tidak semata-mata mengikuti selera atau kebiasaan masing-masing unit. Namun, batas tertinggi bukan berarti setiap satuan kerja otomatis berhak memperoleh barang sampai jumlah tersebut. Usulan tetap harus sesuai dengan tugas, jumlah pegawai atau pengguna, kondisi wilayah, keluaran kegiatan, dan BMN yang telah tersedia.

SBSK berfungsi sebagai alat uji kewajaran, sedangkan data aset dan kebutuhan layanan menjelaskan alasan pengadaannya. Gabungan keduanya membuat keputusan lebih terukur dan lebih mudah dipertanggungjawabkan.

RKBMN Bekerja Melalui Data dan Penelaahan

Penyusunan RKBMN dimulai dari Kuasa Pengguna Barang pada tingkat satuan kerja. Usulan kemudian dikonsolidasikan dan diteliti pada tingkat Pengguna Barang, dengan memperhatikan hasil reviu aparat pengawasan intern pemerintah. Setelah itu, Pengelola Barang melakukan penelaahan administratif dan substantif sebelum menetapkan hasil penelaahan.

Proses tersebut menunjukkan bahwa kualitas RKBMN sangat bergantung pada data awal. Kesalahan pencatatan jumlah barang, kondisi yang tidak diperbarui, lokasi yang tidak tepat, atau informasi penggunaan yang tidak lengkap dapat menghasilkan perhitungan kebutuhan yang keliru. Sistem informasi membantu pengolahan data, tetapi ketepatan hasil tetap ditentukan oleh kualitas data yang dimasukkan dan pemeriksaan yang dilakukan.

Forum penelaahan juga bukan sekadar pemeriksaan dokumen. Pada tahap ini, usulan diuji terhadap program, keluaran, BMN yang tersedia, SBSK, serta alternatif pemenuhan kebutuhan. Pertanyaan yang harus dijawab cukup sederhana: apa yang dibutuhkan, apa yang sudah dimiliki, dan pilihan mana yang paling masuk akal untuk mendukung pelayanan.

Dampak terhadap Efektivitas Belanja Negara

Perencanaan yang baik memperbaiki kualitas belanja modal karena pengadaan diarahkan pada kebutuhan yang sudah diuji. Risiko pembelian ganda, kapasitas berlebih, atau aset yang tidak segera digunakan dapat ditekan. Anggaran yang tersedia pun dapat diarahkan kepada kebutuhan dengan manfaat paling besar bagi pelaksanaan tugas kementerian atau lembaga.

RKBMN juga memperbaiki belanja pemeliharaan. Alokasi dapat disusun berdasarkan barang yang memang digunakan dan masih layak dipelihara. Hal ini penting karena biaya sebuah aset tidak berhenti pada saat pembelian. Semakin banyak aset yang dikuasai, semakin besar pula kebutuhan biaya untuk merawat dan mengelolanya.

Manfaat lain terlihat pada pilihan cara memenuhi kebutuhan. Pengadaan baru bukan satu-satunya jalan. Dalam kondisi tertentu, kebutuhan dapat dipenuhi melalui penggunaan BMN yang sudah tersedia, penataan antarunit, pemanfaatan aset pada Pengelola Barang, atau sewa sesuai ketentuan. Perbandingan biaya dan manfaat membantu memilih alternatif yang paling wajar.

Efisiensi anggaran juga perlu dijalankan secara cermat. Pengurangan belanja yang menghambat pelayanan tidak menghasilkan efisiensi yang sehat. RKBMN menyediakan dasar untuk memilih kebutuhan yang harus dipenuhi, kebutuhan yang dapat ditunda, dan kebutuhan yang masih dapat dipenuhi dari aset yang ada. Keputusan menjadi lebih selektif tanpa mengabaikan tugas pelayanan publik.

Menjaga RKBMN Tetap Relevan

RKBMN akan berguna apabila hasilnya benar-benar dipakai dalam penyusunan anggaran dan keputusan pengelolaan aset. Dokumen yang selesai ditelaah perlu menjadi rujukan ketika terjadi perubahan program, penyesuaian organisasi, atau evaluasi ketersediaan anggaran.

Kementerian dan lembaga juga perlu menjaga kualitas data BMN, memperkuat koordinasi antara pengelola barang dan perencana anggaran, serta mengevaluasi pemanfaatan aset secara berkala. Tiga pekerjaan tersebut saling berkaitan. Data yang baik menunjukkan kondisi sebenarnya, koordinasi menyatukan kebutuhan aset dengan target program, dan evaluasi memberi masukan bagi rencana tahun berikutnya.

Perencanaan kebutuhan BMN pada akhirnya membantu pemerintah menjawab kebutuhan layanan dengan pilihan aset yang tepat. Setiap usulan dapat ditelusuri alasan dan manfaatnya, sementara konsekuensi biaya pada tahun-tahun berikutnya sudah dipertimbangkan sejak awal. Di situlah RKBMN memberi kontribusi langsung terhadap efektivitas belanja negara.

Referensi

1. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2020 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara atau Daerah

2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 153/PMK.06/2021 tentang Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara

3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 128/KM.6/2022 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara

4. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 138 Tahun 2024 tentang Standar Barang dan Standar Kebutuhan Barang Milik Negara