A. Pengertian
Komunikasi
Sebagai makhluk sosial, komunikasi
merupakan unsur penting dalam kehidupan manusia. Kegiatan komunikasi akan
timbul jika seorang manusia mengadakan interaksi dengan manusia lain, jadi
dapat dikatakan bahwa komunikasi timbul sebagai akibat adanya hubungan sosial.
Pengertian tersebut mengandung arti bahwa komunikasi tidak dapat dipisahkan
dari kehidupan umat manusia, baik sebagai individu maupun kelompok.
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa inggris
berasal dari bahasa latin communis
yang artinya “sama”, communico, communication, atau communicare yang berarti “membuat sama” (to make common). Istilah pertama (communis) adalah istilah yang paling sering sebagai asal usul kata
komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip.
Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan
dianut secara sama (Mulyana, 2005:4)
Untuk dapat berkomunikasi dengan baik
dan efektif, kita dituntut untuk tidak hanya memahami prosesnya, tetapi juga
mampu menerapkan pengetahuan kita secara kreatif. Komunikasi dikatakan efektif
apabila komunikasi yang terjadi bersifat dua arah yaitu dimana makna yang
distimulasikan sama atau serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator atau
pengirim pesan.
Pengertian komunikasi menurut Berelson
dan Starainer yang dikutip oleh Fisher dalam bukunya Teori-Teori Komunikasi
adalah penyampaian informasi, ide, emosi, keterampilan, dan seterusnya melalui
penggunaan simbol, kata, angka, grafik dan lain-lain (Fisher, 1990:10).
Sedangkan menurut Effendy, (1984:6) Komunikasi adalah peristiwa penyampaian ide
manusia. Dari pengertian ini dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan suatu
proses penyampaian pesan yang dapat berupa pesan informasi, ide, emosi,
keterampilan dan sebagainya melalui simbol atau lambang yang dapat menimbulkan
efek berupa tingkah laku yang dilakukan dengan media-media tertentu.
Harold Lasswell dalam karyanya, The Structure and Function of Communication
in Society (Effendy, 2005: 10), mengatakan bahwa cara yang baik untuk
menjelaskan komunikasi ialah menjawab pertanyaan sebagai berikut: “Who Says What in Which Channel To Whom With
What Effect” atau “Siapa yang menyampaikan, apa yang disampaikan, melalui
apa, kepada siapa, dan apa pengaruhnya”.
Unsur-Unsur Komunikasi Menurut Harold
Laswell dalam buku Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, cara terbaik
untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan “who says what in which channel to whom with
what effect.”
1.
Sumber
(source)
Nama lain dari sumber adalah sender, communicator, speaker, encoder, atau originator. Merupakan pihak yang berinisiatif atau mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi. Sumber bisa saja berupa individu, kelompok, organisasi perusahaan bahkan negara. Sumber yang memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi pada suatu organisasi adalah:
a. Komunikasi antara bawahan dengan atasan;
b.
Komunikasi
antara pegawai dengan para pengguna layanan;
c.
Komunikasi
pegawai dengan pegawai.
2.
Pesan
(says what/message)
Apa yang akan
disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima (komunikan), dari sumber (komunikator)
atau isi informasi. Merupakan seperangkat simbol verbal/non verbal yang mewakili
perasaan, nilai, gagasan/maksud sumber tersebut. Ada 3 (tiga) komponen pesan
yaitu makna, simbol untuk menyampaikan makna, dan bentuk/organisasi pesan;
3.
Saluran
(In Which Channel)
Wahana/alat untuk
menyampaikan pesan dari komunikator (sumber) kepada komunikan (penerima) baik
secara langsung (tatap muka), maupun tidak langsung (melalui media
cetak/elektronik dll).;
4.
Penerima
(To Whom/receiver)
Orang / kelompok / organisasi
/ suatu negara yang menerima pesan dari sumber. Disebut tujuan (destination) / pendengar (listener) / khalayak (audience) / komunikan / penafsir / penyandi
balik (decoder);
5.
Efek
(With What Effect)
Dampak/efek yang terjadi
pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan
sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.
Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu.
B. Komunikasi Efektif
1.
Pengertian dan Faktor Pemengaruh
Komunikasi Efektif
Komunikasi adalah sebuah kegiatan mentransfer sebuah
informasi baik secara lisan maupun tulisan. Namun, tidak semua orang mampu
melakukan komunikasi dengan baik. Terkadang ada orang yang mampu menyampaikan
semua informasi secara lisan tetapi tidak secara tulisan ataupun sebaliknya.
Komunikasi efektif terjadi apabila pesan yang diberitahukan komunikator dapat
diterima dengan baik atau sama oleh komunikan, sehingga tidak terjadi salah
persepsi.
Berkomunikasi efektif berarti bahwa komunikator dan komunikan
sama-sama memiliki pengertian yang sama tentang suatu pesan. Oleh karena itu,
dalam bahasa asing orang menyebutnya the communication is in tune ,yaitu kedua
belah pihak yang berkomunikasi sama-sama mengerti apa pesan yang disampaikan.
Menurut Stewart L. Tubbs dan Sylavia Moss, komunikasi yang efektif ditandai
dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap,
meningkatkan hubungan sosial yang baik, dan pada akhirnya menimbulkan suatu
tindakan.
Menurut Wikipedia komunikasi efektif adalah pertukaran informasi, ide, perasaan yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan. Pengkuran efektivitas dari suatu proses komunikasi dapat dilihat dari tercapainya tujuan si pengirim pesan. Pesan yang tersampaikan dengan benar dan tepat sesuai keinginan sang komunikator, menunjukkan bahwa komunikasi dapat berjalan secara efektif.
Dengan demikian dari pemaparan di atas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi efektif adalah saling bertukar informasi, ide, perasaan dan sikap antara dua orang atau kelompok yang hasilnya sesuai harapan dan dapat menghasilkan perubahan sikap pada orang yang terlibat komunikasi.
Agar komunikasi bisa berlangsung efektif, perlu
diperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Menurut Scoot M Cultip dan Allen dalam bukunya Effective Public Relations, faktor-faktor tersebut disebut dengan The Seven Communication, yaitu:
1. Credibility
Kredibilitas
berkaitan erat dengan kepercayaan. Seorang komunikator yang baik harus memiliki
kredibilitas agar pesan yang disampaikan dapat tersasar dengan baik. Beberapa
hal yang berhubungan dengan kredibilitas misalnya kualifikasi atau tingkat
keahlian seseorang. Contoh, seorang dokter dianggap mempunyai kredibilitas
ketika ia menyampaikan hal-hal tentang kesehatan.
2. Context
Konteks berupa kondisi yang mendukung
ketika berlangsungnya komunikasi. Supaya komunikasi berjalan efektif, konteks
yang tepat menjadi hal yang menarik perhatian komunikan.
3. Content
Isi
pesan merupakan bahan atau ,materi inti dari apa yang hendak disampaikan kepada
audiens. Komunikasi menjadi efektif apabila isi pesan mengandung sesuatu yang
berarti dan penting untuk diketahui oleh komunikan.
4. Clarity
Pesan yang jelas alias tidak
menimbulkan penafsiran yang bermacam-macam adalah kunci keberhasilan komunikasi.
Kejelasan informasi adalah hal penting yang bisa mengurangi dan menghindari
risiko kesalahpahaman pada komunikan.
5. Continuity
and consistency
Agar komunikasi berhasil, maka pesan atau informasi perlu
disampaikan secara berkesinambungan atau kontinyu. Misalnya, pesan pemerintah
yang menganjurkan masyarakat untuk menggunakan kendaran umum dibandingkan
kendaraan pribadi harus selalu disampaikan melalui berbagai media secara terus
menerus supaya pesan itu dapat tertanam dalam benak dan mempengaruhi perilaku
masyarakat.
6. Capability of Audience
Komunikasi dapat dikatakan berhasil apabila sang penerima
pesan memahami dan melakukan apa yang terdapat pada isi pesan. Dalam hal ini,
tingkat pemahaman seseorang bisa berbeda-beda tergantung beberapa faktor,
contohnya latar belakang pendidikan, usia ataupun status sosial.
7. Channels of Distributions
Selain berbicara secara langsung kepada audiens, ada cara lain untuk berkomunikasi, yaitu menggunakan media. Bentuk-bentuk media komunikasi yang biasa digunakan saat ini adalah media cetak ataupun elektronik. Pertimbangkan secara matang pemilihan media yang sesuai dan tepat sasaran agar tidak terjadi komunikasi yang sia-sia.
2. Teknik Penyampaian Pesan Efektif
Pesan adalah apa yang
dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol
verbal atau nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan, atau maksud
sumber tadi. Pesan mempunyai tiga komponen: makna, simbol yang digunakan untuk
menyampaikan makna, dan bentuk atau organisasi pesan. Simbol terpenting adalah
kata-kata atau bahasa, yang dapat mempresentasikan objek, gagasan, perasaan,
baik ucapan maupun tulisan. Kata-kata memungkinkan untuk berbagi pikiran dengan
orang lain.
Yang terpenting dalam
komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan
komunikator dapat menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan.
Banyak cara untuk menyampaikan
pesan yaitu dengan tatap muka atau melalui media komunikasi. Agar komunikasi
dapat efektif, maka cara penyampaian pesan atau informasi perlu dirancang
secara cermat sesuai dengan karakteristik komunikan maupun keadaan di
lingkungan sosial yang bersangkutan. Jalaluddin Rakhmat mengatakan bahwa
keberhasilan komunikasi sebagian ditentukan oleh kekuatan pesan. Dengan pesan,
seseorang dapat mengendalikan
sikap dan perilaku komunikan. Agar proses komunikasi terlaksana secara efektif.
Bagi seorang komunikator,
suatu pesan yang akan dikomunikasikan sudah jelas isinya, tetapi yang perlu
dijadikan pemikiran adalah pengelolaan pesannya. Pesan harus ditata sesuai
dengan diri komunikan yang akan dijadikan sasaran. Dalam hubungan ini komunikator
harus terlebih dahulu melakukan komunikasi dengan diri sendiri, berdialog
dengan diri sendiri, bertanya pada diri sendiri, bertanya pada diri sendiri
untuk dijawab oleh diri sendiri. Apabila komunikan yang akan dijadikan sasaran
sudah jelas, dan media yang diperlukan juga telah ditetapkan, maka barulah
menata pesan.
Pesan satu sisi (one sided)
ataukah dua sisi (two sided). Hal ini berkaitan dengan cara mengorganisasikan
pesan. Organisasi pesan satu sisi, ialah suatu cara berkomunikasi dimana
komunikator hanya menyampaikan pesan-pesan yang mendukung tujuan komunikasi
saja. Sedangkan pesan dua sisi, berarti selain pesan yang bersifat mendukung,
disampaikan pula counter argument, sehingga komunikan diharapkan menganalisis
sendiri atas pesan tersebut. Apakah dalam menyampaikan pesan itu
diorganisasikan secara satu sisi atau dua sisi, tentulah harus disesuaikan
dengan karakteristik.
Wilbur
Schramm dalam
karyanya yang berjudul How Communication
Works, pernah mengungkapkan apa yang dinamakan the condition of success in
communication, yang dapat diringkas sebagai berikut:
1. Pesan harus dirancang dan
disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat menarik perhatian sasaran yang
dimaksud.
2. Pesan harus menggunakan
tanda-tanda yang tertuju kepada pengalaman yang sama antara komunikator dan
komunikan, sehingga sama-sama dapat dimengerti.
3. Pesan harus membangkitkan
kebutuhan pribadi pihak komunikan, dan menyarankan beberapa cara untuk
memperoleh kebutuhan itu.
4. Pesan harus menyarankan suatu
cara untuk memperoleh kebutuhan tadi yang layak bagi situasi kelompok tempat
komunikan berada pada saat ia digerakkan untuk memberikan tanggapan yang
dikehendaki. Jika komunikasi yang dikomunikasikan tidak sesuai dengan
kepentingan komunikan, maka akan menghadapi kesukaran, lebih-lebih jika efek
yang dikehendaki itu perubahan tingkah laku. Jadi dalam menyampaikan seorang
komunikator harus dapat menyampaikan pesan sesuai dengan kepentingan komunikan.
Dikomunikasikannya pesan seperti itu tidak cukup dengan timing dan placing saja seperti yang dikemukakan di atas, tetapi bagaimanapun
juga dalam mengidentifikasi pesan juga harus menentukan jenis pesan apa yang
akan disampaikan. ini bisa berupa informational
message, instructional message,
dan motivational message.
Alan H. Monroe pada akhir tahun
1930-an mengemukakan lima langkah menyusun pesan, yang kemudian disebut motivated sequence, yaitu:
a. Attention (perhatian) Artinya bahwa
pesannya harus dirancang dan disampaikan sedemikian rupa sehingga dapat
menumbuhkan perhatian dari komunikan.
b. Need (kebutuhan) Artinya bahwa
komunikator kemudian berusaha meyakinkan komunikan bahwa pesan yang disampaikan
itu penting bagi komunikan.
c. Satisfaction (pemuasan), dalam hal ini
komunikator memberikan bukti bahwa yang disampaikan adalah benar.
d. Visualization (visualisasi) komunikator
memberikan bukti-bukti lebih konkret sehingga komunikan bisa turut menyaksikan.
e. Action (tindakan), komunikator
mendorong agar komunikan bertindak positif yaitu melaksanakan pesan dari
komunikator tersebut.
Formula tersebut sering dinamakan A-Aprocedur sebagai singkatan dari Attention-Action Procedure, yang berarti agar komunikan
dalam melakukan kegiatan dimulai dulu dengan menumbuhkan perhatian. Apabila
perhatian sudah berhasil dibangkitkan, kini menyusul upaya menumbuhkan minat.
Upaya ini bisa berhasil dengan mengutarakan hal-hal yang menyangkut kepentingan
komunikan. Karena itu komunikator harus mengenal siapa komunikan yang
dihadapinya. Tahap berikutnya adalah memunculkan hasrat pada komunikan untuk
melakukan ajakan, bujukan atau rayuan komunikator. Di sini imbauan emosiaonal
perlu ditampilkan oleh komunikator, sehingga pada tahap berikutnya komunikan
mengambil keputusan untuk melakukan suatu kegiatan sebagaimana yang diharapkan.
Cara penyampaian pesan memang
berpengaruh terhadap keefektifan proses komunikasi. Cara penyampaian yang baik,
akan memudahkan komunikan dalam menerima dan memahaminya.
C. Konteks Komunikasi Melayani dan Integritas Pegawai
Berdasarkan penelitian
Robert Allen, komunikasi terdapat ciri-ciri
yang dapat diterapkan dalam memberikan pelayanan kepada seluruh pengguna layanan suatu organisasi adalah
sebagai berikut:
- Komunikasi yang terjadi tidak
hanya verbal, akan tetapi lebih sering terjadi dalam komunikasi secara langsung
atau face to face. Sebabnya,
dalam komunikasi menggunakan media digital, komunikasi non-verbal seringkali
tidak mungkin dilakukan. Salah
satu contohnya adalah tidak menegur tamu merupakan bentuk komunikasi.
-
Tidak ada satupun orang
gagal berkomunikasi, itu hanya feedback
untuk peningkatan kualitas komunikasi pelayanan suatu
organisasi.
Sesuai pesan dari Muhammad Hatta bahwa “Kurang cerdas dapat diperbaiki dengan belajar. Kurang cakap dapat dihilangkan dengan pengalaman. Namun tidak
jujur itu sulit diperbaiki.”
Jika ada orang yang hebat berkomunikasi dan berintegritas, kita bisa belajar
agar menjadi hebat. Dasar pijakan sikap kita adalah bersyukur. Dengan hidup penuh syukur, maka pasti kita akan melayani orang lain sepenuh hati. Kita
berkomunikasi dengan stakeholder dengan
berbagai macam cara. Respon dari stakeholder
kita jadikan bahan perbaikan
pelayanan ke depannya. Hati penuh syukur
tentu menjaga integritas dengan baik.
Kondisi kita saat ini adalah kondisi terbaik dan masih terbuka peluang
lebih baik dengan memodel orang hebat
yang menjunjung tinggi integritas.