Pandemi virus corona (Covid-19) dengan Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) di sejumlah wilayah telah memaksa masyarakat beradaptasi dengan cepat, termasuk dalam bekerja. Konsep flexible working space (FWS) kini banyak dipakai untuk menjaga produktivitas optimal di tengah berbagai pembatasan. Tidak bisa dipungkiri bahwa kebijakan FWS pasti akan berdampak pada berkurangnya frekuensi kebersamaan sebuah tim dalam satu lokasi di waktu yang bersamaan. Kondisi tersebut, pada kenyataannya memang cukup menantang, terutama terkait proses komunikasi diantara anggota tim.

Dalam penerapan sistem kerja FWS ada tiga prinsip dan strategi utama yang wajib dipegang, yaitu dokumentasi proses kerja, rapat efektif, serta menjaga komunikasi informal. Pertama dokumentasi proses kerja, saat bekerja di kantor pegawai dapat dengan mudah berkomunikasi secara langsung dengan rekan kerja, tetapi saat FWS momen itu diganti dengan dokumentasi. Untuk memastikan pegawai selalu mendapat info terbaru dan paling valid saat FWS, perlu pendokumentasian setiap proses kerja dan keputusan yang diambil secara lengkap, terstruktur, dan mudah diakses oleh rekan kerja. Ini penting agar tidak ada yang merasa ketinggalan informasi serta membuat kerja lebih efisien karena semua informasi dapat dengan cepat ditemukan tanpa harus bertanya.

Pengaturan kerja yang fleksibel dalam hal tempat dan waktu memang dapat meningkatkan produktivitas individu dalam bekerja. Namun, sistem tersebut tetap memiliki kekurangan, antara lain:

·         Berkurangnya kualitas komunikasi antar individu;

·         Berkurangnnya keakraban antar  individu;

·         Adanya kekhawatiran bahwa target tidak akan tercapai karena kurangnya pengawasan;

·         Bisa dijadikan peluang  untuk tidak masuk kantor tanpa harus mengambil cuti.

Berdasarkan hal-hal tersebut diatas maka penerapan FWS perlu diatur lebih lanjut agar kinerja tetap terjaga dan tidak disalahgunakan. Demi kelancaran penerapan flexible working space ini sangat membutuhkan jaringan komunikasi dan internet. Flexible working space (FWS) akan menjadi budaya baru dalam bekerja dibutuhkan komitmen yang tinggi, integritas, kemampuan bekerja secara mandiri dan pelaksanaan pekerjaan yang berorientasi pada output. Flexible Working

Melihat kondisi yang ada selama ini, dalam pandemik covid-19 dan pelaksanaan kegiatan perkantoran  dengan menerapkan Flexible Woriking Space (FWS) pasti menghadapi beberapa permasalahan. Dengan menggunakan metode Fishbone Diagram (diagram tulang ikan) dapat diketahui bahwa permasalahan yang menjadi penyebab terhambatnya proses implementasi FWS. Di bawah ini gambaran Fishbone Diagram dalam pemetaan masalah dan faktor-faktor pemicu masalah tersebut.

1.   Man

2.   Belum tingginya tingkat kesadaran dan pemahaman dari Pegawai terkait pelaksanaan FWS. Hal tersebut dapat dilihat dari hal-hal sebagai berikut:

§  Perencanaan pekerjaan yang belum tersusun optimal

§  Pengisian my task yang belum maksimal

§  Waktu pengerjaan tugas yang belum optimal

§  Belum optimalnya pelaksanaan clean desk, masih terdapat berkas dokumen di atas meja setelah jam kerja selesai

3.   Method

Belum optimalnya database terkait penyimpanan dokumen dan informasi karena tidak tersimpan dalam server, masih tersimpan masing-masing baik melalui flashdisk maupun external harddisk yang kapasitasnya terbatas

4.   Budaya

Belum optimalnya budaya dialog kinerja karena pegawai masih belum terbiasa mengungkapkan ide atau pendapat secara inisiatif sendiri.

5.   Material

Jumlah komputer yang belum sama dengan jumlah Pegawai yang ada. Sampai dengan saat ini belum semua pegawai mendapatkan perangkat pengolah data/komputer untuk melakukan pekerjaannya dan penggunaan komputer dilakukan secara bergantian.

6.   Pengendalian

Sistem waskat (pengawasan melekat) dari atasan langsung kepada bawahannya yang belum optimal objektif karena adanya rasa ewuh pakeweuh dalam memberikan penilaian yang objektif.

7.   Faktor Eksternal.

Harapan masyarakat yang tinggi akan kinerja pegawai walaupun menerapkan FWS dalam menjalankan kegiatannya.

Agar dapat optimal saat pelaksanaan FWS, diperlukan adaptasi, komitmen dan komunikasi yang efektif. Komunikasi merupakan kunci utama untuk dapat menghasilkan kinerja yang optimal di masa FWS. Hal yang perlu diperhatikan saat berkomunikasi adalah pilihan alat komunikasi dan penguatan interaksi dengan menimbang prinsip efektif dan efisien. Adapun usulan dan masukan untuk mengatasi kendala dan permasalahan dalam implementasi FWS adalah:

1.  Penguatan dan refreshment nilai-nilai organisasi, budaya organisasi serta aturan main FWS sehingga tetap menjadi pedoman dalam diri masing-masing pegawai

2.   Koordinasi dengan ahli IT terkait penyusunan jaringan untuk database baik itu data, dokumen maupun infromasi sehingga tersusun secara digital untuk dapat memperlancar pelaksanaan kegiatan FWS

3.  Lebih dioptimalkan lagi budaya dialog dengan mendorong inisiatif masing-masing pegawai dapat menyampaikan ide dan pendapatnya

4.    Penyiapan sarana untuk menunjang kegiatan FWS melalui koordinasi dengan Unit yang berwenang terkait Pengadaan Laptop

5.    Masing-masing pegawai tetap menjaga nilai-nilai budaya organisasi sehingga pengendalian akan lebih mudah dan masing-masing pegawai  memahami akan tugas dan tanggung jawabnya

6.    Menjaga sinergi antar pegawai dan selalu meningkatkan wawasan dan pengetahuan baik dengan FGD maupun E-learning sehingga kinerja tetap terjaga dan masyarakat tetap terlayani dengan baik.