Total Cost of Ownership dalam Pengadaan BMN:

Mengoptimalkan Efisiensi dan Mengurangi Biaya Jangka Panjang

Penulis: Ashar Hamka, Pejabat Pembuat Komitmen KPKNL Parepare

Pendahuluan:
Pengadaan Barang Milik Negara (BMN) merupakan proses yang penting bagi instansi pemerintah dan organisasi lainnya. Biasanya Keputusan membeli suatu barang hanya mempertimbangkan harga pembelian, namun penting juga untuk memperhitungkan Total Cost of Ownership (TCO) atau total biaya kepemilikan dalam pengadaan BMN. TCO mencakup biaya operasional, pemeliharaan, perawatan, dan manajemen aset selama masa pakai barang tersebut, tidak hanya harga perolehannya saja. Analisis TCO biasanya dilakukan pada Tahap Perencanaan dan Tahap Persiapan dalam pengadaan Barang/Jasa, yang digunakan oleh KPA dan PPK dalam menimbang-nimbang BMN mana yang akan dibeli.

Artikel ini akan menjelaskan konsep TCO dalam pengadaan BMN di Kemenkeu khususnya di DJKN serta mengapa penting untuk mempertimbangkan aspek TCO ini dalam pengambilan keputusan pengadaan.

1.

Pembahasan:

Dalam Peraturan Menteri Keuangan nomor 223/PMK.01/2021 tentang Pengadaan Barang dan Jasa di Lingkungan Kemenkeu dijelaskan bahwa Definisi TCO adalah metode untuk mengidentifikasi biaya-biaya yang dikeluarkan baik selama proses pengadaan maupun sepanjang umur ekonomis barang.

Menurut National Institute of Governmental Purchasing (2012) Definisi: Total Cost of Ownership (TCO) merupakan konsep yang mempertimbangkan semua biaya yang terkait dengan kepemilikan sebuah aset selama jangka waktu tertentu. Dalam pengadaan BMN, TCO meliputi biaya awal pembelian, biaya pengiriman, biaya instalasi, biaya pemeliharaan, biaya operasional/penggunaan, biaya pelatihan pengguna, dan biaya penghapusan aset.

Dengan mempertimbangkan TCO, organisasi dapat memperoleh gambaran yang lebih akurat tentang biaya yang terkait dengan pengadaan dan penggunaan BMN. Selain Biaya, TCO juga berisi komparasi/perbandingan biaya dari 2 produk yang akan di beli, lalu pilihan BMN mana yang akan dibeli berdasarkan mana yang memiliki total biaya terendah.

Pengaruh TCO terhadap Keputusan Pengadaan BMN: Dalam pengadaan BMN, seringkali hanya mempertimbangkan harga pembelian saat mengambil keputusan (mana yang termurah). Namun, dengan memperhitungkan TCO, organisasi dapat mengoptimalkan efisiensi dengan memperhatikan biaya jangka panjang. Misalnya, barang dengan harga pembelian yang lebih murah mungkin memerlukan biaya pemeliharaan yang lebih tinggi dalam jangka waktu tertentu. Sebaliknya, barang dengan harga pembelian yang lebih tinggi tetapi biaya operasional dan pemeliharaan yang lebih rendah dapat menjadi pilihan yang lebih ekonomis dalam jangka panjang. Hal ini juga sejalan dalam Pasal 40 223/PMK.01/2021, bawa efisiensi diperoleh efisiensi harga perolehan dan efisiensi dalam pemeliharaan.

Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi TCO dalam pengadaan BMN antara lain:

a.    Kualitas barang: Barang yang berkualitas rendah mungkin memerlukan biaya pemeliharaan yang lebih tinggi dan memiliki masa pakai yang lebih pendek.

b.   Efisiensi energi: Barang yang lebih efisien energi dapat mengurangi biaya operasional jangka panjang. Misalnya pilihlah kendaraan yang hemat menggunakan bahan bakar, hemat listrik atau hemat biaya servis.

c.    Pemeliharaan: Biaya pemeliharaan yang rendah dan kemudahan perbaikan dapat mengurangi TCO. Untuk menghitung biaya pemeliharaan perlu diketahui masa manfaat ekonomis, sesuai dengan Tabel masa manfaat untuk kendaraan yaitu 7 tahun maka dilakukan analisis pengeluaran selama 7 tahun.

d.   Biaya Pajak: untuk pengadaan kendaraan bermotor perlu memperhitungkan besaran Biaya Pajak kendaraan yang akan dikeluarkan.

e.    Pelatihan pengguna: Pelatihan yang memadai bagi pengguna barang dapat menghindari kerusakan yang disebabkan oleh penggunaan yang salah. Misalnya saat ingin membeli mobil matic maka pastikan pengguna/supir yang akan mengoperasikan menguasai cara penggunaanya jika tidak maka akan bisa cepat rusak.

f.     Ketersediaan suku cadang: Memastikan ketersediaan suku cadang yang mudah dan biaya yang terjangkau dapat mengurangi biaya pemeliharaan dan penggantian.

g.   Kesesuaian dengan kebutuhan pelaksanaan tusi, misalnya perlunya fitur Keselamatan kendaraan dikarenakan jalur yang ditempuh rawan kecelakaan atau fitur Dimensi/Ground Clearance yang harus tinggi karena medan yang berlubang. Setiap variable dibebaskan tergantung spesifikasi kebutuhan dalam penggunaanya nanti.

h.    Perkiraan nilai sisa atau nilai jual saat akan dilakukan penghapusan BMN. Nilai sisa atau residual value pada akhir masa manfaat merupakan pengurang biaya kepemilikan/ownership ini. Semakin tinggi nilai jual second kendaraan tersebut maka akan semakin memperkecil total biaya yang dikeluarkan.

Memperhatikan faktor-faktor diatas, maka dapat dikatakan perhitungan TCO yaitu total biaya perolehan ditambah total biaya pemeliharaan/penggunaan dikurangi dengan perkiraan nilai sisa.

Mempertimbangkan TCO dalam pengadaan BMN memiliki beberapa manfaat, antara lain:

a.    Penghematan biaya jangka panjang: Dengan memilih barang yang memiliki TCO yang lebih rendah, organisasi dapat menghemat biaya operasional dan pemeliharaan dalam jangka panjang.

b.   Keputusan pengadaan yang lebih cerdas: Dengan mempertimbangkan TCO, organisasi dapat membuat keputusan pengadaan yang lebih informatif dan memilih barang yang memberikan nilai terbaik dalam jangka panjang.

c.    Efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi: Barang dengan TCO yang lebih rendah cenderung lebih andal dan memerlukan sedikit waktu henti untuk perbaikan atau pemeliharaan, meningkatkan efisiensi dan produktivitas keseluruhan.

Selain itu manfaat lain penggunaan TCO dalam PMK yaitu:

a.    Mendukung penerapan prinsip pengadaan (akuntabilitas, kompetensi, transparansi);

b.   Memberikan pemahaman yang lebih baik tentang berbagai variabel biaya yang digunakan;

c.    Meminimalkan munculnya risiko biaya tak terduga pada masa operasional dan pemeliharaan;

d.   Meningkatkan akurasi perencanaan di tahapan penyusunan anggaran ataupun penyusunan HPS dengan mempertimbangkan seluruh biaya yang digunakan sepanjang umur ekonomis.

Kesimpulan:
Dalam Pengadaan BMN di Kemenkeu khususnya DJKN, sudah memperhatikan Total Cost of Ownership (TCO) dalam pengadaan BMN. Tidak hanya didasari Harga Pembelian, namuan KPA dan PPA mendapatkan banyak informasi sebelum mengambil keputusan dengan tepat dalam memutuskan BMN mana yang akan dibeli.

Dengan mempertimbangkan semua biaya yang terkait dengan kepemilikan aset dalam jangka waktu tertentu, organisasi dapat membuat keputusan pengadaan yang lebih cerdas dan mengoptimalkan efisiensi dan mengurangi biaya jangka panjang. Dengan memilih barang yang memiliki TCO yang lebih rendah, organisasi dapat menghemat biaya pembelian, operasional, pemeliharaan, dan manajemen asset (penghapusan).

Dalam menyusun TCO, perlu memperhitungkan faktor seperti kualitas barang, kesesuaian dengan medan/kebutuhan pelaksanaan tugas, efisiensi energi, pemeliharaan, pelatihan pengguna, dan ketersediaan suku cadang dapat membantu mengurangi TCO dan meningkatkan efisiensi serta produktivitas keseluruhan serta nilai sisa jual kembali di akhir masa manfaat.

Dalam pengadaan BMN, penting bagi organisasi untuk melihat lebih dari sekadar harga pembelian. Dengan mempertimbangkan TCO, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih cerdas, meminimalkan biaya jangka panjang, dan mengoptimalkan penggunaan aset. Dalam lingkungan yang kompetitif dan dengan sumber daya yang terbatas, memperhitungkan TCO dapat menjadi strategi yang efektif untuk mencapai pengadaan yang efisien dan berkelanjutan.

Referensi:

Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia nomor 223/PMK.01/2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa di Lingkungan Kementerian Keuangan.

National Institute of Governmental Purchasing. (2012). NIGP’s Guide to Best Practices in Public Purchasing - Total Cost of Ownership. Diakses pada 20 Desember 2023.

Keputusan Menteri Keuangan nomor 59/KMK.6/2023 tentang Tabel Masa Manfaat Dalam Rangka Penyusutan BMN Berupa Aset Tetap Pada Entitas Pemerintah Pusat.

Kajian Penerapan Analsisis Total Cost Ownership untuk pengadaan Kendaraan Dinas Bermotor pada KPKNL Parepare tahun 2023.