Salah satu tugas  pada KPKNL sebagai unit vertikal di bawah DJKN  adalah pengelolaan piutang negara. Pengelolaan piutang negara pada KPKNL salah satunya dilakukan dengan  penatausahaan Berkas Kasus Piutang Negara (BKPN). Saat ini penatausahaan BKPN dilakukan secara fisik dengan menyatukan dokumen atas nama satu debitur kedalam 1 bundel berkas dan disimpan dalam lemari berkas.

BKPN secara umum berisi tentang dokumentasi berkas yang dihasilkan dalam proses pengurusan piutang negara baik oleh Panitia Pengurusan Piutang Negara (PUPN) itu sendiri maupun oleh Jurusita dan KPKNL. BKPN yang ada pada KPKNL saat ini memiliki kondisi fisik yang beragam, ada berkas yang memiliki kondisi fisik yang bagus sampai dengan kondisi berkas yang kurang baik karena proses pengurusan Piutang Negara dipengaruhi oleh banyak faktor diantaranya jangka waktu yang dibutuhkan dalam proses pengurusannya, kelengkapan berkas itu sendiri dan permasalahan lainnya.

Mengingat proses pengurusan Piutang Negara membutuhkan waktu yang tidak bisa diukur cepat lambatnya dan penggunaan dokumen BKPN selama proses pengurusan Piutang Negara ketika akan melakukan suatu tindakan /proses tertentu kepada debitur, berkas Piutang Negara dapat digunakan dengan mobilitas yang tinggi. Sebagai contoh, petugas/pegawai terkait akan melakukan verifikasi menggunakan BKPN tersebut dan dimungkinkan pula bilamana diperlukan petugas akan membawa berkas tersebut ketika melakukan kunjungan lapangan ke debitur. Dengan frekuensi penggunaan berkas yang dinamis, maka tidak bisa dipungkiri hal tersebut akan berdampak pada kondisi fisik berkas  dan memiliki risiko seperti dokumen yang tercecer atau terlepas tanpa disengaja.

Selain itu sarana dan prasarana pendukung dalam penyimpanan berkas pada suatu kantor juga sangat berpengaruh terhadap kondisi dan umur BKPN dimana nantinya akan berpengaruh ketersediaan informasi yang terdapat dalam arsip fisik. Pada saat ini, penatausahaan masih dilakukan secara konvensional dan tidak semua kantor memiliki ruang pemeliharaan arsip yang sesuai dengan standar tata ruang dan fasilitas fisik yang mendukung diantaranya ruangan harus memiliki suhu kering, tidak terpapar sinar matahari langsung, sirkulasi udara yang bagus, pengaturan berkas yang memiliki jarak antara satu dengan yang lain dan syarat lain ruang yang dibutuhkan untuk penyimpanan arsip.

Merespon kondisi di atas, selain penyimpanan BKPN dilakukan secara konvensional maka perlu juga dilakukan penatusaahaan berkas secara digital. Hal ini diperlukan untuk menjaga keutuhan informasi yang ada pada BKPN dan sebagai respon dari perubahan zaman, terlebih dengan semakin berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, maka diperlukan inisiatif transformasi kedalam konteks yang lebih modern dengan menerapkan aspek digitalisasi terhadap segala proses bisnis ataupun dokumen /berkas yang diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi penggunanya.

Dengan kondisi saat ini di mana perkembangan teknologi yang pesat membuat orang-orang lebih suka menggunakan PC, laptop atau smartphone untuk membantu pekerjaan mereka, termasuk diantaranya dalam membuka berkas dan mempejari berkas-berkas yang berbentuk digital dibandingkan dengan membuka berkas fisik. Hal ini membuat digitasi BKPN menjadi sesuatu yang dibutuhkan karena selain dapat menjaga keutuhan berkas tersebut, dapat pula mempermudah pegawai dalam penggunaan berkas.

Proses transformasi terhadap dokumen/berkas fisik menjadi digital dikenal dengan Digitisasi. Menurut Naniek dkk (2020:119), digitasi merupakan proses alih media dari media cetak atau analog kedalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya. Hal ini dimaksudkan agar lebih memudahkan kepada pegawai atau pihak yang berkepentingan dalam mengelola informasi karena lebih praktis, efektif dan optimal. Proses digitalisasi dibedakan menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:

1.       scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya kedalam bentuk berkas digital.

2.       editing, adalah proses mengolah berkas PDF didalam computer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya.

3.       uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan mengupload berkas dokumen tersebut ke digital library.

Pada KPKNL Parepare sendiri, sudah mulai dilakukan proses digitasi BKPN. Langkah pertama yang dilakukan adalah mengumpulkan BKPN yang akan dilakukan digitasi. BKPN yang dikumpulkan kemudian dilakukan verifikasi dan dokumen yang ada dalam berkas disusun kembali dan diurutkan sesuai dengan tanggal dan proses pengurusan terhadap Piutang negara tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena terdapat beberapa berkas yang kurang rapi akibat proses pengurusan piutang negara yang memakan waktu panjang serta petugas yang melakukan penatausahaan BKPN yang berubah karena adanya mutasi pegawai. Diharapkan nantinya berkas digital yang dihasilkan sudah rapi susunannya sehingga mempermudah pegawai/petugas nantinya dalam penggunaan berkas digital tersebut.

Setelah itu, berkas fisik yang sudah terverifikasi akan dilakukan proses scanning. Hasil scanning ini akan ditinjau kembali melalui proses pengolahan digital seperti memastikan dokumen tersebut dapat terbaca dengan baik atau dapat pula dibuatkan akses password bagi para pengguna dokumen tersebut. Setelah dilakukan proses editing, BKPN yang telah didigitasi dapat disimpan pada suatu folder khusus dan/atau diunggah pada cloud storage yang diperkenankan sesuai ketentuan. Dalam penyimpanan berkas digital tersebut kiranya perlu diberi penamaan yang memudahkan dalam proses pencarian seperti menggunakan nama debitur dan nomor pengurusan BKPN.

Dengan adanya file digital BKPN tersebut diharapkan dapat terbentuk database BKPN pada KPKNL parepare yang memadai sehingga memudahkan para pegawai terkait dalam melakukan pengurusan piutang negara. File digital yang ada sudah diatur dalam folder-folder dimana 1 folder untuk 1 BKPN digital, sehingga apabila dibutuhkan, petugas cukup mengakses file digital yang ada dan memilih dokumen atas nama debitur yang bersangkutan tanpa harus membuka lemari penyimpanan berkas dan mencari dokumen satu per satu sehingga prosesnya menjadi lebih cepat dan tepat meskipun tidak menutup kemungkinan untuk melakukan verifikasi dengan fisik BKPN tersebut. selain itu, karena BKPN sudah berbentuk file digital maka untuk mengaksesnya dapat dilakukan dari mana saja termasuk saat melakukan tugas pengurusan piutang di tempat debitur. diharapkan dengan adanya digitasi BKPN ini, akan membantu proses penatausahaan BKPN pada KPKNL sehingga menjadi lebih praktis, efisien dan efektif serta mempermudah dalam penyimpanan dan pemeliharaan BKPN. Namun demikian, dengan manfaat dan kemudahan yang diperoleh dengan digitasi BKPN, mitigasi risiko perlu diperhatikan juga terkait keamanan dan kerahasiaan data tersebut. Hal ini dikarenakan informasi yang ada pada BKPN merupakan informasi yang bersifat rahasia maka diperlukan kehati-hatian dan tanggung jawab dalam menggunakan file digital tersebut serta juga perlu dibatasi aksesibilitas dari pegawai dimana penggunaan berkas digital tersebut hanya untuk pegawai yang berwenang dalam melakukan penatausahan BKPN dan pengurusan piutang negara tersebut.

Referensi:

Naniek Widayati Priyomarsono, Doddy Yuono, dan Harsiti. 2020. Jurnal Bakti Masyarakat Indonesia Vol.3(1), Hal. 117-125

Penulis : Nor Fuad Al Hakim- Seksi HI KPKNL Parepare